履歴書はクリアファイルに入れるべき？

就職・転職活動で使用する履歴書は、原則的にクリアファイルに入れておくようにしましょう。これは直接面接官へ手渡しする場合でも、企業へ郵送する場合でも共通です。

履歴書をクリアファイルに入れておく事で折れ・汚れ・濡れなどを防ぐ事が出来ます。採用試験では自分以外にも大勢の応募者が履歴書を持ち込んでいます。

マナーをわきまえている就活生や転職者であれば、当然のように履歴書はクリアファイルに入れて丁寧に取り扱っているでしょう。

そんな中で採用担当官が折れ・汚れ・濡れなどがある履歴書を見つけると、キレイな履歴書の中で目立ってしまい悪い印象が強く残ってしまうのです。

書類を出来るだけキレイな状態で採用担当官へ届けるというのは最低限のマナーと言えます。履歴書がクリアファイルに入っているだけでも採用担当官に「書類を丁重に扱っている」という印象を持ってもらえるでしょう。

さらに言えば、採用試験とは他の応募者との競争です。他の応募者が守れているマナーを自分が守れていなければ、それだけでも一歩遅れを取ってしまうと言えるでしょう。

他の応募者と同じスタートラインに立つためにも、履歴書をクリアファイルに入れて丁重に扱う事は就職・転職活動においては大前提なのです。

履歴書を郵送で送る際のマナーと注意点

企業の採用試験では一次面接として書類選考を設けているところも少なくありません。その場合は履歴書を郵送する事になりますが、履歴書の郵送にもれっきとしたマナーがある事を覚えておきましょう。

書類選考では直接採用担当官と対面する訳ではないので、郵送時のマナー一つでも応募者の印象が大きく変わってくるのです。ここでは履歴書を郵送する際のマナーと注意点をしっかり把握しておきましょう。

郵送するもの

企業へ履歴書を郵送する場合は、ほとんどの場合履歴書1枚をクリアファイルに入れて送付するという事はありません。履歴書の他にも同封しておくべき書類があるのです。

一般的には「送付状（「添え状」とも言う）」「履歴書」「職務履歴書」「その他の書類（企業から提出を求められているもの）」の4種類が挙げられます。

もちろん、企業によっては提出を求めない書類もあるので、ケースバイケースで必要な書類を用意しましょう。

送付状は一般的に履歴書やエントリーシートを企業へ郵送する際のマナーとして同封するあいさつ文のようなものです。企業によっては「添え状は不要」と明記している場合もあるので念の為応募要項を確認しておきましょう。

添え状にはある程度決まったフォーマットがあるので、それに添って書いておくのが無難です。一般的には横書きで右上に「日付（投函日）」、少し行を下げて左揃えで「宛先」、また少し行を下げて右揃えで「差出人」を記載します。

その下には中央揃えで「タイトル（「選考応募書類ご送付の件」）など」、続けて「頭語（拝啓）・時候のあいさつ・用件・結語（敬具）」を書きましょう。

最後に中央揃えで「記」と書き、その下に左揃えで送付書類を箇条書きし、右下には「以上」と記載します。

履歴書では「常識を備えているのか」「どんな事に興味があるのか」といった応募者の人となりが主に判断されます。そのため、敬語や正式名称などのマナーを踏まえた上で丁寧に読みやすい字で記載する事が重要なポイントです。

一方、職務履歴書では応募者のスキル・知識・経験などをチェックして「自社の業務に適性があるかどうか」が判断されます。

これまでのキャリアを振り返って、応募先の企業で行う仕事との接点を見出してアピールする事が重要です。

正社員としての勤務経験がない場合はアルバイト歴を記載する事もありますが、比較的勤務年数が長く（目安としては半年以上）応募先企業と接点のある業務に従事していたものだけを記載するようにしましょう。

クリアファイルへ入れる順番

応募書類は必要なものが揃っていればどんな順番でクリアファイルに入れても良いというものではありません。採用担当官は何十人、何百人という応募者の書類をチェックするケースもあります。

採用担当官が書類に目を通しやすいように、一般的なマナーに従った順番で応募書類をセットにしておく事も重要なのです。クリアファイルに入れる順番は以下のようになっています。

添え状はいわばあいさつ文なので、一番上にセットして採用担当官に最初に見てもらうものです。続けて自己紹介の役割を果たす履歴書、企業の業務適性を深堀りしてアピールする職務履歴書の順番に入れておきましょう。

書類をセットにしてクリアファイルに入れる時は、それぞれの書類が上下逆さまになっていたり表裏になっていたりしないかチェックしておく事もポイントです。

また、書類の端を小さなクリップで留めておくと郵送中の飛び出しや書類のバラつきを予防出来ます。クリップを使用する際は銀色のものを選び、書類の左上でまとめるようにしましょう。

郵送する際の封筒の書き方

クリアファイルに入れた書類は封筒に入れて郵送する事になりますが、封筒の書き方にもフォーマットやマナーがあるので十分に注意しておきましょう。

封筒は履歴書よりも先に人目に付くポイントなので、ある意味ではこの封筒の書き方が応募者の第一印象になるとも言えます。

比較的注意点も多く、個人宛・部署宛で書き方が異なるポイントもあるのでしっかりと把握しておきましょう。

なお、封筒の記入も履歴書や職務経歴書と同様に黒の油性ペン・ボールペンを使用します。

封筒は縦書きで記入するのが一般的ですが、「郵便番号」は基本的に横書きで記載します。封筒上部に枠がない場合でも右上に記入するようにしましょう。

続けて右端に「宛先の住所」を都道府県名から記入していきます。ビルの名前は正式名称でしっかりと記載しましょう。封筒中央には「宛名」を記載しますが、個人宛か部署宛かによって若干書き方が異なるので注意が必要です。

企業名までを省略せずに正式名称で記入したら、採用担当者の名前が分かっている場合は「○○様」、募集要項に担当部署のみが記載されている場合は「○○御中」と書きましょう。

まれに封筒表面の中央下部に「行」と印刷されているものがありますが、この場合は二重線で「行」を消して横に様もしくは御中を書きます。

封筒左下には応募書類である事が一目で分かるように、赤ペンで「履歴書在中」と記載しておきましょう。ここまで封筒表面の書き方です。

封筒裏面は、まず糊付けして封をした蓋の中央に黒ペンで「締（しめマークでも可）」と書いておきます。封筒裏面左下には差出人住所と氏名を記載します。郵便番号は住所・氏名の上に横書きで書くのが一般的です。

なお、使用する封筒は送付する書類のサイズや量に応じて角形2号か角形A4号を選ぶと良いでしょう。書類を折る場合は原則的に2つ折りにするのがマナーです。

履歴書を手渡す際のマナーと注意点

採用試験は履歴書を面接官に渡すところから始まっています。履歴書の扱い方や渡し方を直接見られる場面では、緊張してしまわないように正しいマナーをしっかり身につけておく事が大切です。

履歴書を手渡す際には、以下のようなポイントに気をつけておきましょう。

必ず封筒に入れて持参する

履歴書をはじめとする応募書類をクリアファイルに入れてまとめたら、それを必ず封筒に入れて持参するようにしましょう。せっかく丁寧に書類をまとめておいても、カバンの中でクリアファイルごと折れ曲がってしまっては元も子もありません。

個人情報が記載された書類が透けて見える状態で持ち込むというのも、あまり印象は良くないでしょう。万全を期すためにもクリアファイルを封筒に入れて持参するのがマナーです。

冷たい飲み物などと一緒にしてカバンに入れておくと封筒が濡れてしまうので注意してください。なお、直接手渡しする場合はその場で採用担当官や人事担当者がすぐに書類を取り出すので、封筒に糊付けして閉じる必要はありません。

また、封筒を持参する際には「宛先」を記入する必要はありません。応募者と企業という当事者同士でやり取りするので、分かりきっている事はあえて書いておかなくても良いです。

なお封筒の表面には左下に赤ペンで「履歴書在中」とだけ記載しておきましょう。ただし、企業からすればそれだけでは封筒がどこの誰からのものなのかを判断する事は出来ません。

そこで裏面にはしっかりと差出人（自分）の住所・氏名を左下に記載しておくのを忘れないようにしましょう。

封筒をファイルに入れ、そこからカバンにしまう

一見神経質に思えるかもしれませんが、クリアファイルが入った封筒自体を守るための工夫も重要になる事も覚えておきましょう。履歴書を持参する場合、面接官に直接渡すケースと受付に提出するケースの2通りが考えられます。

面接官に直接渡す場合は、面接官の前で封筒から応募書類の入ったクリアファイルを取りだす事になるのが一般的です。応募書類の入ったクリアファイルはそのままの状態で面接官に手渡します。

その際、封筒に汚れ・折れ・濡れなどがあると面接官の心象を悪くしてしまう可能性があります。面接官は人事採用のプロであり、こうした細かいポイントにも目を光らせているのです。

受付に提出する際は封筒ごと渡すのが一般的なので、より如実に封筒の状態が見られる事になります。封筒をキレイな状態に保つためにも、クリアファイルに入れてからカバンにしまうようにしましょう。

また、面接官に直接渡す場合も受付に提出する場合も、相手方から見て正しい向きになるように手渡しするのがマナーです。うっかり自分が見やすい向きで渡してしまわないように気をつけておきましょう。

封筒をキレイな状態で持参するためには、厚手で丈夫な封筒を選んでおくのも有効です。封筒が折れてしまわないようにするには頑丈で大きさに余裕のあるカバンを使うのも良いでしょう。

また、封筒のサイズがクリアファイルよりも大きく、1つのクリアファイルに入りきらないというケースも少なくありません。

そのような場合ははみ出した部分が折れたり汚れたりしてしまわないように、封筒を2枚のクリアファイルで上下から挟み込むようにすると良いでしょう。

すぐに取り出せる位置にしまっておく

履歴書が入った封筒は、カバンの中ですぐに取り出せる位置にしまっておく事も重要です。履歴書を提出するタイミングは企業によって異なります。

加えて、そのタイミングは実際に面接会場に足を運ぶまで分からないというのが一般的です。いざ履歴書の提出を求められた時にあたふたしてしまっては印象が良くないでしょう。

また、慌てた拍子に封筒や書類が折れ曲がってしまっては台無しです。しまった場所が分かりやすいように余裕のあるサイズのカバンで持っていきましょう。造りが丈夫であればサイドポケットにしまっておくとスムーズに取り出す事が出来ます。

履歴書のコピーをとっておこう！

マナーという訳ではありませんが、提出前に履歴書のコピーはとっておくようにしましょう。面接官は応募者からの履歴書を参考にして面接での質問を考えるというケースが多く、自分で履歴書に記入した内容を把握しておく事が面接対策にも繋がるのです。

しかし履歴書の提出から面接までは一次審査や企業側の準備などである程度期間が設けられる場合が多く、自分で何を書いたか忘れてしまう事も考えられます。

そんな時に履歴書のコピーがあれば志望動機や自己PRといった重要ポイントを見返す事が出来るので、面接の質問をシミュレーションするなど準備をしておけるのです。

また、複数の企業に応募する場合や将来的に転職を視野に入れている場合にも履歴書のコピーが役に立ちます。

履歴書は志望動機や自己PRは企業ごとに書き分ける事が重要ですが、学歴や職歴といった基本情報は同じ内容を書く事になります。

その際に自分の入学年や卒業年などをいちいち思い出しながら書くのは非効率的と言えるでしょう。

以前提出した履歴書のコピーを原本として参照すれば、共通して記載する基本情報についてはそのまま写して書くだけで良いのです。転職の場合も、職歴を1つ書き加えるだけで済みます。

履歴書にまつわる注意点！

履歴書は面接官や採用担当官が直接目を通す書類なので、応募者としては予期せぬトラブルがないように細部に渡って注意しておきたいところです。

細かいところに気を配っておく事で、スタートラインから他の応募者に差を付けられる心配が無くなります。万全の体制で採用試験に臨むためにも、ここで履歴書にまつわる注意点を総チェックしていきましょう。

クリアファイルは無色透明、ロゴなしのもの

まず、履歴書をはじめとする応募書類を挟むクリアファイルは無色透明・ロゴやマークが入っていないものを使用するというのが大前提です。

ひとくちにクリアファイルといっても様々なカラーリングの商品が市販されていますが、無色透明のクリアファイルが最も清潔感がありビジネスシーンに適しています。

また、書類を受け取った面接官が書類に目を通しやすいというメリットも挙げられるでしょう。色付きのクリアファイルは面接会場で目立つので、面接官にもすぐ気付かれてしまいます。

遊びに来ている訳ではないので、ロゴやマークといった装飾の入ったクリアファイルも採用試験には相応しくないと言えるでしょう。

どこかでもらった、あるいは昔使っていた比較的キレイな無色透明のクリアファイルがあるという人も少なくないでしょう。しかし、自宅にあるものを使用する事は避けて新品のクリアファイルを購入するようにしてください。

どんなに一見キレイでも、開封してある以上はどこかに汚れが付着していたり折れ曲がったりしている可能性があります。万が一の事態を避けるためにも、大事な採用試験に使うクリアファイルは新品を購入するのがベターです。

購入する際は濁りのない透明なものを選ぶようにしましょう。クリアファイルは商品によって比較的柔らかい素材で出来ているものもありますが、書類を守る性能を考慮して硬めの素材を選んでください。

字は下手でも丁寧に！

履歴書などの応募書類に記入する字は、下手でもとにかく「丁寧に」書く事を心がけるのが大切です。字の上手さに自信がないという人も少なくないでしょう。

字の上手さは一朝一夕でどうにかなるものではないので、履歴書などでは字が下手でも「相手が読みやすい字」を書く事が重要なのです。一文をサラサラ書いていくのではなく、一文字一文字をゆっくりと丁寧に書いてみましょう。

出来るだけ読みやすい字にするためには、文字や文章全体のバランスに気をつけるのがポイントです。文字の大きさは均一に揃えて、文章が真っ直ぐになるように心がけてみてください。

記入欄上下の空白に気を配り、記載欄の中央に文字が来るように配置すると上手くいくでしょう。改行する際は単語で区切らず、文の終わりで改行するようにすると文章全体がまとまって見えます。

どうしても不安な場合は、鉛筆で薄く下書きしておくのも1つの手段です。上から油性ペン・ボールペンでなぞってインクが乾いたら消しゴムで優しく擦れば問題ない仕上がりになります。

経歴などの省略はNG！

履歴書には学歴・職歴など自分の経歴や基本情報を記載する欄がありますが、原則として省略した名称で書くというのはNGです。略称で記入してしまうと採用担当官からに「面倒くさがりだ」という印象を与えてしまい兼ねません。

例えば（株）は使用せず「株式会社」と書く、住所の記載も1-2-3ではなく「1丁目2番地3号」と書くといった事を心がけましょう。合併などで会社が途中で変更になった場合も、その旨をしっかり記載しておく事が重要です。

また、資格でよく使ってしまいがちな英検・漢検という名称も「英語検定・漢字検定」という正式名称を使いましょう。

車の免許であれば「普通自動車第1種運転免許」といった具合に種別までしっかり記入してください。こうした小さな積み重ねが、履歴書を見た人の印象を良くしていくのです。

虚偽は絶対にNG！

履歴書で絶対にやってはいけないのが「虚偽の記入」です。学歴や職歴はもちろん、取得した資格や自分の基本情報についても嘘を書く事は大きなリスクに繋がります。

虚偽の申告は従業員の内定取り消し・解雇の事由にあたるため、たとえ採用されたとしてもバレてしまえば解雇される可能性があるのです。

特に資格についてはスキルの有無を判断するポイントになるケースも多く、実際は身につけていない知識や技術をアピールして採用されるとトラブルに発展する危険性が高いです。

また、アルバイトの経験が多く履歴書に書き切れないという人も中には居るでしょう。

このような場合は履歴書には勤続年数の長いものを記載しておき、面接時に「スペースの都合上記載しておりませんが、○○でアルバイトの経験があります」といった具合に伝えておくと書類上の虚偽にはならないので安心です。

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