そもそも書類選考はなぜ行うの？

そもそも、就･転職での書類選考はなぜ行われるのでしょうか？

その理由は、その企業で募集をかけている職種やポジション、その企業が面接にかける時間の長さの違いなどによって異なるようです。

ここではそれぞれの要素における書類選考を行う理由についてお伝えします。

対象外の人のみをはずすため

書類選考通過における難易度が比較的低めの場合の理由は、完全に募集の対象外である人のみを外すために書類選考が行われています。

面接をすることによってその人の新たな情報や長所を引き出すことができたり、人間力を重視したいという職場においては、書類だけで採用を判断することを避ける傾向にあります。

そのため、たとえば｢業界を問わず営業経験が2年以上ある方｣に応募条件を絞っているところに未経験の人が応募してきた場合などに限り、書類選考で外すようです。

また、こういった企業には応募者への礼儀や配慮が細やかになされている傾向があるため、面接に進んだ際に社風の温かみが伝わってくるという応募者も少なくないようです。

重要なポジションの採用のため

マネージャーのポジションなど、入社後に複数の社員を統率するようなポジションを任せたい場合、企業としては出来る限り慎重に採用を行いたいと考えます。

そのため書類選考の時点でデータ上での魅力に欠ける、またはその企業の求めているスキルに乏しいなどの場合には、書類選考の時点で落とす傾向があります。

また志望動機の内容がその企業の方針や最終ビジョンと則していない場合には、双方にとってのメリットが合致しないことを理由に落とすこともあります。

面接に時間をかけるから

中には一人一人の候補者とじっくり時間をかけて面接を行いたいという企業もあるため、そういったところでは多くの人数に対応できないことから書類選考の時点でかなり絞ります。

こういった企業での書類選考は難易度が高いため、面接に進めたとしても厳しいジャッジが待っている可能性があります。

書類選考の結果が出るまでの期間の目安

さて、ここからは書類選考の合否の連絡がだいたいいつごろに来るのか、その目安についてお伝えします。

一般的には2週間ほど

たいていの企業では書類選考に約2週間ほどかけます。土日祝日を除いて10日(10営業日)くらいがその目安といっていいでしょう。

ただしその企業がどの業界かによって繁忙期が異なるため、一概にこの期間内に連絡が来るとはいえません。担当者が出張中であったり多忙である場合には日数が伸びるでしょう。

ただ目安としてはだいたい2週間くらいで連絡が来ますので、それまで待っても連絡がないようでしたら自分から企業に問い合わせてみましょう。

長い場合は１ヶ月かかることも

場合によっては連絡を受けるまでに1ヶ月ほど要する場合もあります。

｢そんなに経ったら他のところで決まってるかもしれないよ！｣とツッコミたくなりそうですが、その場合には自分がそういった企業に対してどう思うか、その直感を信じてもいいかもしれません。

それでもその企業が気になるのか、それともそんな雑な企業には勤めたくないと思うのか、それは個人のジャッジで事足りるでしょう。

ちなみに不採用の場合には連絡が後回しになってしまい1ヶ月後くらいに連絡が来たり、中には不採用だからと連絡をくれない場合もあります。

そういった場合にはもやもやとしてしまいますので、応募する前にだいたいどれくらいの期間で結果がわからるのか、また不採用の場合でも連絡がもらえるのか、その場合は電話やメール、郵送のどのルートで来るかなどをチェックしておきましょう。

合否の連絡がなかなかこない理由

さて、次に書類選考の結果についての連絡が来ない場合の理由について具体的に見て行きたいと思います。なぜなかなか連絡が来ないのでしょうか？

ライバルと比較、検討中である

企業の規模が大きければ大きいほど、職種がポピュラーであればポピュラーであるほど、書類選考では多くの求職者が応募してきます。

中には同時期に何千という応募者が応募してくるケースもあります。

常に応募者が多い企業についてはその分担当者数を増やしてスムーズに選考を行えるように体制を整えている企業もありますが、それは大手企業などが行えるもの。

人数のさほど多くない中小企業においては担当者を増やす余裕がなかったり、ある年だけ急激に応募者が殺到するなどして追いつかないケースがあります。

特に通常の業務を進めながら並行して選考を行っている担当者であればなおさら時間を割く余裕がありません。

応募者があまりにも多い場合には担当者のチェックが追いつかず、連絡が遅くなってしまうことがあるのです。

採用担当者が忙しい

先にも少し触れましたが、採用担当者自身が業務に追われている場合、採用をないがしろにしているわけではありませんが手が十分にまわらないことが多々あります。

新卒採用は特にですが、中途採用でも時期によって応募書類がたくさん届きますので、それがその企業または職種の繁忙期と重なった場合には身動きを取りづらいでしょう。

忘れられている

採用担当者の業務があまりにも多忙な場合には、応募書類が来ていること自体を忘れ去られている可能性も否めません。

大手企業など採用を中心に行っている人間が複数いたり、業務を十分にに分担することのできている組織では通常このようなことは起こりにくいですが、中小企業の中でも特にブラックな要素のある企業にはあり得ます。

どちらにせよそのような企業には就職･転職を考えない方が無難かもしれませんが、実際にどのような理由で連絡が来ていないのかを明確にすることは不可能でしょう。

採用担当者が不在

採用担当者が長期間に渡る出張や療養などで不在の場合、他に担当できる社員がいない場合には、その担当者が戻ってくるまで放置されるケースもあります。

部署によってはまだ設立されてからの期間が浅く人員も少ないことから、その担当者にしか採用の権限がないということがあり得ます。

企業への正しい合否の問い合わせ方法

さて、実際に企業から選考結果の連絡がない場合には、通常こちらから企業へ問い合わせる必要があります。

ではその場合、どのようにして問い合わせればよいのでしょうか？問い合わせ方法と守るべきマナーについてお伝えします。

電話？メール？

まず企業への選考結果の問い合わせについては、できるだけ電話ではなくメールで行うようにしましょう。もちろん採用担当者宛に送ることになります。

電話であれば先方からのレスポンスも早く直接結果を確かめることができるため便利ではありますが、業務中の採用担当者の手を止めてしまい迷惑をかけてしまいます。

また、先ほどもお伝えしたとおり中には選考中の企業もありますので、そんな中で催促するような電話をかけてしまっては感じが悪くなってしまうかもしれません。

その点、メールで問い合わせれば採用担当者自身の都合次第で確認してもらえるためストレスになりません。業務に追われて多忙なタイミングでもスムーズに確認してもらえるメールでの連絡にしましょう。

ただし、メールで確認する場合でも、選考結果の連絡を催促するような内容であってはいけません。失礼にならない連絡を心がけましょう。不安な方は、以下の例文を参考にしてみてはいかがでしょうか。

重ねてになりますが、書類選考の結果を問い合わせる場合結果を直接聞くような内容のメールを送るのは避けましょう。

選考結果について知らせるよう催促しているように捉えられてしまっては良くない印象を与えかねません。

上記の例文のように、そもそも選考書類自体が先方の企業へ届いているかの確認を行えばスムーズです。

実際に企業内で書類が行方不明になり、採用担当者の手元へ届いていない場合なども考えられます。

もし採用担当者がその応募書類の存在を忘れていた場合には、改めて書類を確認してもらえるでしょう。

守るべきマナー

企業に送るメールについてはビジネスマナーを踏まえたものでなければNGです。

特に第二新卒者などの就業経験のある人材については、最低限の社会人マナーがあることが転職において企業へのアピールポイントとなり得ます。

しかしメールの書き方の最低限のルールやマナーを理解できていないまま送ってしまっては、それを原因み選考で落とされかねません。

上手な日本語を書く必要はありません。正しい敬語表現と読みやすいメール内容を心がけて作成するようにしましょう。

結果通知への対応方法

中には｢選考結果が来ない･･･｣と不安を感じていた矢先に企業から通知が来るケースもあります。そんな時はどのように対応すればよいのでしょうか？ここでは流れとマナーをお伝えします。

電話で通知を受けた場合

電話で選考結果の通知が来た場合には、できるだけ3コール以内に出ることをおすすめします。忙しい業務の合間を縫って連絡をしてくれた採用担当者への心遣いが大切です。

もちろん、その時置かれている状況によっては難しいかと思いますが、可能な限り電話にはすばやく対応しましょう。またこのとき、同時にメモとペンも素早く用意しましょう。

まずは合格していた場合の対応についてです。当たり前のことですが、電話では相手の顔が全く見えません。

人間の感覚機能の中でも意識の大部分を占めているのは視覚であり、人間は普段、人と話している時でも相手の表情を見てそのテンションやニュアンスを判断していることが多いです。

そのため、電話で話す場合に大切なのは電話の相手が不快にならないような明るい対応と、自分の言いたいことを相手にしっかりと伝えられるハキハキとした口調、声の大きさで対応をすることになります。

書類選考に合格していた場合には先方から次のように伝えられるため、例のように返答しましょう。

せっかく合格通知をもらったのにテンションの低い応答では、｢本当にうちに入りたいのか？｣などと採用担当者に不安を抱かせてしまいますので、エネルギーのこもった対応を心がけましょう。

さて、そうすると早速面接日程の調整について質問されます。先方の提示した日時で問題なければそのまま承諾の旨を伝えて問題ありませんが、そうでない場合には以下のように回答しましょう。

面接日程を調整してもらう場合には都合がつかないことと手間をかけてしまうことをしっかりと謝罪するようにしましょう。

さて、こうして面接日程を調整してゆき、完了すればそれで電話は終了です。最後に以下のように質問されますので、例のように回答しましょう。

ビジネスマナーとして、電話で何か日程を決めた際には最後にその日程で問題ないかどうか、しっかりと口に出して確認しましょう。

稀に電話をしているどちらかが聞き間違いをしている場合があります。ちなみに、不合格だった場合には、マイルドな口調ではありますが端的に不合格の旨を伝えられます。

その際には選考をしてくれた採用担当者への礼儀と感謝の気持ちを持って、｢ご多忙な中ご連絡をありがとうございました。｣と穏やかな口調で伝えましょう。

あからさまにがっかりしたような対応をとったり、｢なんでですか？理由を伺いたいのですが。｣などと深入りして聞くことはビジネスマナーとしてNGです。

ただ、一人で行う転職活動ではなぜ応募条件を満たしていたにも関わらず自分が落とされてしまったのかを確認することができません。選考する側の企業はその解説をしてくれるほど優しくはないのです。

ただし、また後述しますが転職エージェントのサービスを利用すると、なぜ自分が選考で落とされたのかの原因を把握することができ、次の選考へつなげることが可能です。

なお、電話に出ることが出来なかった場合にはできるだけ早めに折り返しの連絡を行うようにしましょう。

もちろん電話に出られなかったからといって合否に影響はでませんが、出来る限り迅速に対応するのが最低限のマナーです。

メールで通知を受けた場合

メールで通知を受けた場合には、返信内容をしっかりと考えて確認してから返信できるというメリットもありますが、やり取りの完了に時間がかかるというデメリットもあります。

合格した場合には嬉しくて、つい焦りながら文章を入力してしまいがちですが、心を落ち着かせて失礼のない内容を心がけましょう。

内容は電話の場合とほぼ変わりません。先方からの選考結果の通知に感謝し、質問事項に対してわかりやすく回答するようにしましょう。たとえば以下のような内容です。

ストレスフリーに就･転職を進める方法

とはいえ、なかなか先方の企業に自分から電話をかけて採用の合否の確認をするって、正直やりにくいですよね。

直接採用の合否なんて聞いてしまったらガツガツしているなどと思われて採用が決まっていたとしても取り消されてしまうのでは･･･などという不安も出てきますよね。

そんな時にぜひ活用していただきたいのが就･転職エージェントの存在です。

面接日程の交渉や選考の結果の問い合わせはすべてエージェントで代行してもらうことができるため、不必要なストレスを感じることなく就･転職を進めることができます。

就職エージェントはサービスによって対象ユーザーが異なりますが、たとえば私たち第二新卒エージェントneoでは若年層に特化してサポートを行っている他、このようなメリットがあります。

ご紹介する企業はプロの観点で厳選しているため、ブラック企業を紹介される心配はありませんし、気になる求人がなければ利用をやめることもできます。

もし企業とのやり取りを代行してもらいたかったり、できるだけ短期間で就･転職したい方はご相談だけでもかまいません。ぜひ一度私たちにお話をお聞かせください。

おわりに、｢仕事探し｣って実は難しくないんです

新たな環境に身を置こうと考えたとき、誰しも必ず｢不安｣と出遭うことになります。
本当に自分のやりたいことができるのか、よくない意味での｢想像とのギャップ｣はないだろうか、自分で務まる業務内容なのだろうか...。

｢仕事探し｣というものがとてつもなく難しいものに思え、孤独を感じている人もいるのではないでしょうか？

でも、｢仕事探し｣って実は難しくないんです！

仕事を決めるときに必要なのは｢自分の良いところを武器に前向きにぶつかること｣、言ってしまえばこれだけなんです。

｢でも自分に良いところなんてないよ～…｣なんて嘆いているそこのあなた！長所や強みは誰しも絶対にあります。可能性のある存在を否定するほどもったいないことはありませんよ。

しかしどうしても自分の良いところや強みがわからないときにはぜひ、私たち第二新卒エージェントneoに頼ってください。これまで多数の内定者を輩出した確かな実力を持ってあなたの性格を分析、そして安心して働ける求人をご紹介致します。共に楽しい仕事探しを成功させましょう！

20秒で終わる会員登録はコチラ