職務経歴書とは？

職務経歴書とはその名の通り、これまでにどのような業務を経験してきたか、どのようなスキルを培ってきたかをわかりやすく示すための書類です。これによって応募者の能力やスキルを、企業に対してより濃厚にアピールすることができます。

アルバイトへの応募や就職活動においてはなかなか作成する機会がありませんよね。職務経歴書は主に転職活動で使用します。

転職活動では、これまでの業務経験やスキルのアピール次第で内定の可能性にダイレクトに影響するため、履歴書での職歴説明ではアピールしきれない場合に用います。

ただし、前職までの経歴において就業経験(正社員歴)が半年未満であったりと、履歴書の職歴欄で十分まかなえる場合には、職務経歴書が必要ないこともあります。

職務経歴書を使用する際には、履歴書に職歴の概要のみを簡単に記載して、詳細を職務経歴書に書くようにすればわかりやすくなるでしょう。

職務経歴書を書く前に

さて、職務経歴書の役割がわかったところで早速書き方の説明に移りたいのですが、職務経歴書を書き始める前にぜひ準備していただきたいポイントが3つあります。

それはキャリアの振り返り、業界分析、企業分析です。転職活動に多少慣れている方であれば、既に取り組まれているかもしれませんね。

面倒な作業に思われるかもしれませんが、これを行っている場合とそうでない場合で、書類選考の通過可能性に大きく関わります。

中身のある職務経歴書になるかどうかがここで決まると言っても過言ではないため、早速見ていきましょう。

キャリアの振り返り

まずはご自身のキャリアを振り返ってみましょう。いきなり職務経歴書を目の前にするのではなく、紙とペンを用意して、以下の要素について書き出してみましょう。

まず、過去に勤めた企業が複数ある場合にはそれらを洗い出します。何年の何月から何年の何月まで勤めていたのかも、同時に確認して書き出しましょう。この情報を軸に他の要素を書き出していきます。

次に、それぞれの企業で行ってきた業務、そしてそれにまつわる詳細を書き出します。

たとえば、営業職だったのであれば担当業務を端的に抽出した後、営業スタイル、担当エリア、担当していた取引顧客などを詳細として書き出します。

ちなみに、業務内容だけでなくこれらの詳細も書き出すことには理由があります。

それは、採用担当者に業務内容をより鮮明に想起させることにより、このあと書き出す業務上の実績を利用したアピールの効果を一層高めるためです。

冒頭でも触れましたが、職務経歴書の根本的な目的は、採用担当者へ自分の能力やスキルを具体的に伝えることでアピールをより濃厚にすることです。

だからこそ、この業務内容の詳細を端的ながらもリアリティを持って説明することでより応募者の能力を伝えることができるのです。

さて、ここまで詳細を書き出すことができたら、次に実績を書き出します。たとえば営業職であれば“令和○年度：売り上げ1千万円 達成率○％”などと書き出します。

ただ営業職や販売職、コールセンター業務などの結果が数字で見えやすい職種であれば実績を記載しやすいですが、事務職などの実績を数値で計れないような職種は難しいでしょう。

その場合は単純にどのような業務を行ってきたかを箇条書きで記載するのみでOKです。もし事務職から同じ事務職に転職を希望しているのであれば、これまでの業務に問題なく取り組んできたことが伺えれば問題ありません。

また事務職から営業職など、形態の異なる職種に転職をするという場合には未経験OKの求人への応募予定でしょう。

その際には事務職で経験した業務の中でもコミュニケーションスキルに関わる業務を優先的に洗い出すなど、業界や職種を意識した洗い出しを行うとより効果的です。

業界･職種分析

さて、上記でも少し触れましたが、次に業界・職種分析についてです。職務経歴書を書くにあたって、応募先の企業が位置している業界や職種についてしっかりと把握しておく必要があります。

これを行うことによって、記載欄が足りず業務内容を絞らなければならない場合など、記載する業務内容に優先順位をつけることができます。

そして何より、応募先の業界や職種についてしっかり把握しておかなければ、効果的な自己PRを作成することができません。

自己PRではただ自分のスキルをアピールするだけでは足りません。必ず応募先が求めているであろうスキルや人物像を意識して、そこに焦点をあてたアピールでなければ採用担当者の興味を引くことは難しいでしょう。

だからこそ、業界・職種分析もぜひ行っていただきたいポイントなのです。

企業分析

最後に企業分析についてです。企業分析もまた重要な準備ポイントです。業界・職種分析を行う必要があることと同様、応募する企業についても最低限情報を把握しておく必要があります。

情報収集の目安としては企業の方針、理念、現在に至るまでの変遷などです。

ホームページなどをチェックすればある程度は把握できるため、時間があまり取れないという方などは移動途中の時間などを利用して、スマホなどでチェックしておきましょう。

ちなみに、インターネット上の口コミ情報も参考になります。

ただし、情報源に信憑性がないためあくまで参考程度ではありますが、本当にその企業が自分の希望に則した職場なのか、企業が求めている人物像に自分が近いのかなども図ることができるでしょう。

【項目別】職務経歴書の書き方

さて、ここからは職務経歴書の書き方を各項目別にご紹介します。職務経歴書と聞くとなんだかとっつきにくく小難しい書類に感じますが、項目別に見てみると意外とわかりやすい構造になっています。

ぜひ気負いし過ぎず、リラックスしながら確認していきましょう。

職務要約

まずは職務要約部分についてです。職務要約とは学校を卒業してから(または一社目入社時点)から現在に至るまでを、120字程度に要約して伝える部分のことです。

これを冒頭に記載することによって、応募者がおおよそどのような業務を行ってきた人物なのかを採用担当者に把握してもらうことができます。

言わば、自分を売り込むキャッチフレーズとでも言うべきでしょうか。その点を意識して文章を考えてみましょう。たとえば以下のような感じです。

職務経歴

次に職務経歴についてです。これまでに経験した企業ごとに過去の業務内容について記載していきます。こちらは、上記にご紹介した事前準備がダイレクトに反映する部分ですね。

記載するポイントは“どの期間に”どの企業において””どの顧客に対して””どのような業務を行ってきたか”を意識することです。

具体的にはその企業での在職期間、企業名(従業員人数の記載は自由)、業務内容、業務詳細、実績といった具合ですね。

下記にもお伝えいたしますが、実績については具体的な数字と共に示すとより鮮明に実績を伝えることができます。

｢この業務を頑張って来ました｣といった抽象的な内容ではなく、｢この業務で○％の成長を実現させました｣などと具体的に示した方が、読み手はよりリアリティを持って想起できます。

ちなみに、実績について記載する際にはその実績を生み出すことができた業務上での要因を1、2行で簡単にまとめておくと、より信憑性を持って自身の能力・スキルを伝えられるでしょう。

資格・スキル

資格・スキル欄においては応募先で役立つであろうものを記載します。たとえば事務系の職種に転職を希望であれば、MOSの資格などのPCまわりの資格はアピールポイントになります。

また、海外と関わりのある仕事であれば、TOEICにおける800点以上の獲得は強みになります。

他にも営業職であれば運転免許が必要であることが多いため、普通自動車運転免許は記載しておいて損はないでしょう。

ただし、応募する職種に対してあまり強みにならないであろう資格やスキルは、記載してもあまり意味がありません。他にも”漢字検定3級”など、取得にさほど労力を要しないものも効力が少ない傾向にあります。

場合によっては記載した資格やスキルの内容次第で評価を下げてしまうことになりかねないため、記載する際には転職先との関わりを考えて進めましょう。

自己PR

最後に自己PR欄です。応募先にアピールしたいポイントを2～3個抽出するところから始めましょう。

マネジメントスキルに問題解決能力、企画提案能力など、ご自身が過去の経験で培ってきたスキルの中でも比較的自信があり、実際にその能力に優れていると感じられたエピソードを記載しましょう。

たとえば以下のような内容です。

とはいえ、まだまだ職務経歴書の書き方が不安だという方も決して少なくないでしょう。

履歴書よりも詳細な内容を的確に書かなくてはならない書類のため、特に転職初心者の方などが一人で取り組むにはハードルが高いかもしれません。

そこで、最近では20代の若者を中心に転職エージェントを利用して、プロの観点から職務経歴書や履歴書の作成をサポートしてもらう方法が人気です。チェックしてみるのも手かもしれません。

書く際のポイント6つ！

さて、ここからは職務経歴書を書く際のポイントを6つに分けてご紹介して参ります。

よくある質問からもこのコーナーに反映させておりますので、職務経歴書を書いていてどこか腑に落ちない要素がある方も必見です！

｢見やすく、わかりやすい｣が鉄則

まず職務経歴書も履歴書も、転職活動において企業に提出する書類はすべて見やすくわかりやすいことが鉄則です。

中途採用とはいえ、各企業には随時何通もの応募が寄せられています。転職を検討中の方であれば容易に想像がつくかと思いますが、一人の転職者につき10社を一気に受ける、なんてことは当たり前です。

そこで、各企業の採用担当者は、通常業務に加えてそれらの膨大な数の応募書類をチェックすることになります。

しかし採用担当者も人間ですから、応募書類が多ければ多いほど、そのすべてに同じ力量で目を通すことは不可能に近くなります。

だからこそ、職務経歴書を見やすくわかりやすいものにすることが重要となってくるのです。

パッと見てなんだかごちゃごちゃしていたり、内容がわかりにくい状態になっていると、それだけで採用担当者はしっかり読む気力がなくなってしまいます。

せっかく良い内容を書いていて実際には有能な人材でも、その企業は採用を避けてしまうでしょう。ぜひ、見やすくわかりやすいを意識した職務経歴書作りを意識してみましょう。

具体的な数字で頑張りを伝える

先にもお伝えしましたが、実績などをアピールする際には、ただ｢頑張って来ました｣と伝えるだけでは応募者の魅力が全く伝わりません。

莫大なコストのかかる採用だからこそ、担当者は内定を出すことに慎重になります。

人気な職種や企業などの応募が多い職場ほど、面接をする前に書類で魅力を感じなければその時点で採用候補から外す傾向にあります。

だからこそ、自身の魅力を一発で伝えるためにも｢この業務で○％の成長を実現させました｣などの、数字をうまく利用したアピールを心がけて参りましょう。

手書きとPCどっちが正しい？

ちなみに職務経歴書だけでなく履歴書の作成時にもよくある質問として、手書きとPC(パソコン)のどちらで作成すべきかというものがあります。

結論からお伝えすると、基本的にどちらが正しいということはなく、手書きでもPCでもどちらで作成しても構いません。ただし、その場合にはそれぞれのメリットとデメリットを把握しておいた方が判断しやすいでしょう。

まず手書きで作成する場合には、丁寧で誠実な印象を与えやすくなります。PCで書類を作成する方が多い中で、手書きで一枚一枚作成している人に対して、真面目で丁寧、マメさがあり誠実であるという印象を抱きやすいのです。

しかし、その一方で手書きでの書類作成にはデメリットもあります。まず一つ目は、手書きで作成すると修正が大変であることです。

基本的に職務経歴書や履歴書は修正ペンや修正テープでの書き直しがマナー違反にあたるため、修正箇所を二重線で引いて修正印を押すか、イチから新しい書類を作成し直す必要があります。

また決して字が上手い必要はありませんが、字が丁寧に書かれていなければ、相手に丁寧な印象を与えるどころか逆効果なものとなってしまいます。

たとえ下手であっても丁寧に書かれてある書類は真面目さが伝わりますが、ついスピーディーに記入してしまったり、とめ・はね・はらいが雑になってしまうと、それだけで注意力がない、集中力がないなどの印象につながりかねません。

そのため、書類を複数枚作成する際にも集中して取り組める方でなければ少々不向きかもしれません。

なお、手書きの場合は書類を各企業ごとに作成しなければいけないため、想像以上に労力がかかる部分もネックです。

ちなみに中には一定数、手書きでの書類作成を避けた方がよい企業があります。傾向としてはIT業界やベンチャー企業、外資系に多い印象ですね。

これらの企業では書類をPCで作成することが当たり前であるという認識が強く、また業務上PCを使用しないということが少ないため、書類を通してその最低スキルも図っています。

これらの企業への応募をお考えの方はPCで作成するようにしましょう。

次にPCでの作成についてです。PCを使用して書類を作成するメリットとしてはまず、書類を複数作成する場合でも手間がさほどかからないという点が挙げられます。

一度PCで作成をすればデータが残るため、イチからすべてを書き直さなければいけないという手間が省けるのです。

また誤字脱字のミスの修正も、手書きの場合と違いすぐに直すことができます。レイアウト調整も容易です。ただし、こちらにもデメリットがあります。

その職務経歴書が応募する企業に関して事前に下調べを行ってあるものになっているかどうか、書類チェックのプロとも言える採用担当者はすぐにわかります。

そのため、職務経歴書を使いまわしている場合はすぐに明らかとなり、印象を下げてしまう可能性があるでしょう。

また、PCの場合には変換ミスやタイプミスをしやすくなるため、手書きよりもミスが多くなる傾向にあります。そのため、しっかりと見直しを行う必要があります。

基本的に書類の作成は手書きでもPCでも問題ありませんが、これらのメリットとデメリットを考慮して作成方法を考えましょう。

用紙サイズはどれ？

用紙サイズについては、企業で指定している場合と指定がない場合の2パターンがあります。指定されている場合には求人情報内にダウンロードURLが設けられておりますので注意深く確認しましょう。

そして企業からの特別な指定がない場合にはサイズの規定がないため自由ですが、特別なこだわりがないのであれば、企業が取り扱いやすいであろうA4サイズを選ぶのが無難でしょう。

適切な枚数がある！

職務経歴書を作成する際に、中には1枚で作成しようとお考えの方もいらっしゃるかもしれませんが、職務経歴書は2枚が妥当ですので覚えておきましょう。

というのも、職務経歴書には記入する必要のある項目が多いため、1枚に収めようとすると、自己PRなどに十分なスペースをとることができなくなってしまいがちだからです。

自己PRを十分なものにするためにも、2枚で作成するように心がけましょう。

ちなみに、職務経歴書は内容がたくさん書いてあればあるほど良いというわけではありません。職務経歴書が3枚以上あった場合、今度は採用担当者の負担につながってしまいます。

繰り返しになりますが、書類は見やすくわかりやすいが鉄則です。ぜひ2枚に留めるようにしましょう。

とはいえ、ここまで読んだけれど職務経歴書なんて書いたことがないから一人ではやっぱり不安、一応作ってはみたけどこれで問題ないか不安、という方もいらっしゃるのではないでしょうか？

そこで先にもお伝えしましたが、転職のプロに相談して職務経歴書の作成をサポートしてもらう方法が非常に便利です。転職エージェントでは職務経歴書だけでなく履歴書作成もサポートしてもらえます。

転職エージェントとは、求職者に対して提携している企業の求人を紹介することを主なサービスとして展開している民間の転職支援サポートです。

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おわりに、｢仕事探し｣って実は難しくないんです

新たな環境に身を置こうと考えたとき、誰しも必ず｢不安｣と出遭うことになります。
本当に自分のやりたいことができるのか、よくない意味での｢想像とのギャップ｣はないだろうか、自分で務まる業務内容なのだろうか...。

｢仕事探し｣というものがとてつもなく難しいものに思え、孤独を感じている人もいるのではないでしょうか？

でも、｢仕事探し｣って実は難しくないんです！

仕事を決めるときに必要なのは｢自分の良いところを武器に前向きにぶつかること｣、言ってしまえばこれだけなんです。

｢でも自分に良いところなんてないよ～…｣なんて嘆いているそこのあなた！長所や強みは誰しも絶対にあります。可能性のある存在を否定するほどもったいないことはありませんよ。

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