履歴書の封筒の書き方を知ろう

履歴書を入れる封筒の書き方にはテンプレートが存在しています。しかし送り先や渡し方についてはいくつかのパターンがあり、それぞれにおいて書き方のマナーが異なるので注意が必要です。

まず始めに、封筒の書き方をシチュエーションごとにご紹介します。

会社･部署宛に郵送する場合

履歴書を郵送する場合、一般的には会社やその中の部署宛に送付する事が多いでしょう。封筒の書き方は郵便番号以外を縦書きで揃えるのが通例です。

表面の右側から送付先の住所を都道府県から書き、中央には応募先の会社名・部署名を記載します。この時、会社名や部署名の後に「御中」と書く事を忘れないでください。

送付先が株式会社の場合は｢(株)｣という表記は用いず、しっかりと「株式会社」と記入しましょう。表面左下には赤字で「履歴書在中」と記して周りを四角く囲っておくのも基本的なマナーです。

封筒の種類によっては最初から印刷されている場合もあるので覚えておきましょう。また、封筒によっては宛先を示す「行」という印刷が入っているケースがあります。

その場合は「行」を二重線で消してからその下に「御中」を書き加えるようにしましょう。裏側の左下にはやや小さめの字で自分の住所と氏名を記載しておきます。

個人宛に郵送する場合

個人宛に履歴書を送付する際も、封筒の書き方における基本フォーマットは同じです。

右側に送り先の住所、中央には送り先の会社・部署名に続けて採用担当官の名前を敬称付き(様)で書き、左下には「履歴書在中」を記入します。

個人宛に送付する場合は会社名の後に「御中」を付けないように注意してください。裏面左下に自分の住所と氏名を記載する点も会社･部署宛の際と同様です。

手渡しする場合

履歴書を手渡しする場合は上記2つのような郵送のケースとは事情が異なります。手渡しの場合当事者間で直接やり取りするため、表面に送り先の住所や会社・部署・個人名を書く必要がないのです。

ただし表面左下の「履歴書在中」と、裏面左下の自分の住所・氏名は記載し忘れないようにしましょう。

前者は採用担当が封筒を見た時に中身が分かるように、後者は誰からの履歴書であるかがすぐ判別出来るようにするためです。

封筒へ入れる書類一覧とマナー

封筒に入れる書類は基本的に「送付状(添え状・カバーレターともいう)」「履歴書」「職務履歴書」の3点であり、ここで紹介した順番に上から重ねて入れるのがマナーです。

送付状は必ず封入しなければならない書類ではありませんが、ビジネスマナーとしては押さえておきたいポイントとなります。

送付状ひとつで採用担当官の印象も良くなるので同封するようにしましょう。ここからは封筒に入れる書類に関するマナーを網羅してご紹介していきます。

封筒の選び方

封筒の選び方ひとつを取ってもビジネスマナーが問われるので侮ってはいけません。一般的に履歴書を入れるための封筒は「角形A4号」か「角形2号」が良いとされています。

これは履歴書などの書類を封入する際にサイズの余裕を確保しておくためです。

また、市販の封筒は「白」「水色」「茶色」の3つが主なラインナップとなっていますが、私たちは白い封筒をチョイスするのをおすすめしています。

茶色や水色が悪いという訳ではありませんが、白い封筒は冠婚葬祭などにも用いられる事があるため相手にフォーマルな印象を与えられるのです。

文字に使う黒や赤といった色とのコントラストも映えるので、採用担当官の目にも留まりやすくなるでしょう。

ただし、白い封筒は厚みが薄いと中身が透けてしまうため、逆に見栄えが悪くなってしまう場合があるので注意しておきたいところです。購入時にはなるべく厚みがあるものを選ぶようにしてください。

履歴書は折らない

履歴書は一般的に二つ折りの状態で市販されているケースがほとんどです。原則として、封筒に入れる際はこの二つ折りの状態で入れるのがマナーとなっています。

文字がかすんでしまう事を懸念して記載面を内側にして折るのは、採用担当官に余計な手間をかけさせてしまうのでNGです。

また、履歴書を三つ折にすれば封筒のサイズが小さく済むので郵送費を抑えられますが、これも採用担当官が折り目の多い履歴書は読みにくいのでマナー違反となっています。

履歴書は「採用担当官の読みやすさ」を第一に考えて送付するのが鉄則なのです。

送付状・添え状の書き方

送付状とは端的に言うと「差出人・書類内容・送付理由」を簡潔にまとめた一枚の書類です。まずは基本事項として「送付年月日」「宛先」「自分の住所・氏名」を記載します。

宛先は用紙の左上、送付年月日は右上、住所氏名は送付年月日の下もしくは用紙の一番右下に記載するのが一般的です。

用紙の中央辺りには「頭語」「時候の挨拶と書類送付の旨」「結語」を書きましょう。頭語と結語は1セットとなっており、「拝啓・敬具」の組み合わせがよく使用されています。

送付状における時候の挨拶は「貴社におかれましてはますますご清栄のこととお慶び申し上げます」などとしておくと無難です。結語は書類送付の旨を記した文章の右下に置きましょう。

用紙左下には「同封している書類の種類と枚数」を、右下には文章の終了を表す「以上」という一言を添えておきます。

書類はクリアファイルに入れよう

応募書類は封筒に入れておけば安心という訳ではありません。封筒もまた紙であるため折れ・汚れ・濡れに弱く、せっかく丁寧に作り上げた履歴書もそのままでは台無しになってしまう可能性があるのです。

予期せぬトラブル防止のため、加えて相手への気遣いというマナー的な意味合いも含めて書類はクリアファイルにまとめてから封筒に入れるようにしましょう。

なお、クリアファイルは採用担当官が中身を目視しやすいように曇りがない無色透明なものを使用するのがベストです。

封をして〆マークを入れる

書類を封筒に入れて封をしたら、裏面のフタ部分と封筒本体をまたぐようにして中央辺りに「〆」を書きます。

これは作成者本人が確かに封をした事を示すためのものであり、ビジネスマナーとしては押さえておきたいポイントです。

こうした細かな気遣いの積み重ねが採用担当官の印象を良くする事を心に留めておきましょう。

なお、封筒を閉じる際には液体ノリもしくは両面テープを使用するようにしてください。セロハンテープやホッチキスは剥がれやすく見た目も良くないので避けましょう。

切手を貼る場合は〇〇円

企業側から特別な指定が無い限り、履歴書は市販の封筒に切手を貼って郵送する事になります。

切手の料金が不足したまま郵送すると相手方に届かずに書類が返ってきてしまうため、切手代は正確に把握しておく事が重要です。

前述のように履歴書を送付する際の封筒は角形A4号と角形2号が一般的となっています。

郵送に必要な切手代は郵便物の「大きさ」と「重さ」の2つによって決まりますが、角形A4号および角形2号はどちらも「定形外郵便物(規格内)｣という分類です。

定型外郵便は50gごとに郵送料金が上がる仕組みになっており50g以内は120円、100g以内なら140円、150g以内は205円となります。

書類選考用に送付する送付状・履歴書・職務経歴書にクリアファイルと封筒自体の重さを合わせると約60～80gになるので、基本的には140円分の切手を貼っておけば心配ないでしょう。

切手の貼り方も採用担当官の印象を左右するポイントである事を意識しておきましょう。封筒に対して真っ直ぐ貼る事はもちろん、切手の端が浮いてしまわないようにしっかり糊付けするのも大切です。

切手の種類に関してもいわゆる記念切手やキャルクターものなどは避けて普通切手を使用するのが良いでしょう。

また、140円分の切手が貼られていれば相手方に書類は届きますが、切手が何枚も貼り合わせてあるのはあまり見た目が良くありません。140円切手は市販されているのでなるべく1枚で済ませるようにしましょう。

記載する際には油性ペンか油性ボールペン

履歴書をはじめとする公的な応募書類を作成する場合は黒の油性ペンもしくは油性ボールペンの使用が原則です。

シャーペンや鉛筆といったすぐに消す事が出来る、あるいはかすんで見にくくなりやすい筆記用具はNGなので注意しておきましょう。

消せるタイプのボールペンも市販されていますが、特殊なインクが使用されており高温にさらされると色あせてしまう恐れがあるので使用は避けてください。

ペン先の太さは太すぎず細すぎず、比較的誰でも読みやすい0.7mmのものがおすすめです。

記入欄が狭い、または文字量が多くなる欄に関しては0.5mmのものが見やすい場合もあります。必要に応じて使い分けるのも良いでしょう。

封筒の美しさにも気を配ろう

書類選考は送付状・履歴書・職務経歴書の内容だけではなく、書類の扱い方で応募者の人柄まで推測される点には十分注意しておきたいところです。

細かいところで言えば書類を逆さまに入れてしまったり、封筒や書類に汚れ・折れなどが付いていたりすると採用担当官の印象は良くないでしょう。

もちろん書類に書かれている文字の読みやすさ・丁寧さも重要なポイントです。字のキレイさは一朝一夕で身につくものではありませんが、時間をかけてゆっくり丁寧に書き上げれば相手が読みやすい文字になります。

手渡しで提出する際のマナー

履歴書は郵送する他にも企業関係者に直接手渡しする場合があります。

手渡しする相手によって細かいマナーが異なるので、ここではそれぞれのシチュエーション別に気をつけておいきたいポイントを見てみましょう。

面接官に渡す時は封筒から出す

履歴書を手渡しする場合で最も多いのは、面接会場で直接採用担当官に渡すケースです。

手渡しの場合は一見封筒が必要なさそうに感じられますが、書類を丁寧に持参したという事を示す意味でも重要なマナーとなります。

ただし、採用担当官に手渡しする際には封筒から書類を出して渡してください。面接会場で採用担当官が履歴書を受け取る場合には、その場ですぐ書類に目を通す事が予想されるためです。

書類をまとめたクリアファイルを上に、書類を入れていた封筒を下にして両方とも採用担当官に手渡しましょう。

「本日お持ちした書類がこちらです、よろしくお願い致します」などの一言があるとより一層丁寧な印象を与える事が出来ます。

なお、渡し方のポイントは「両手で持って差し出す」「書類は相手側から見て正しく読める方向にする」の2点です。

面接では限られた時間内で効率よく応募者の質を見極めなければならないため、ちょっとした時間のロスも減点対象になり兼ねません。書類入りの封筒はカバンから取り出しやすい位置に入れておくようにしましょう。

受付で渡すときは封筒に入れたまま

規模の大きい企業の採用試験や説明会では、受付スタッフに履歴書を手渡しするというケースも珍しくありません。

この場合、受付スタッフは採用担当官に書類を取り次ぐだけなのでその場で中身を確認される事はありません。書類は封筒から出さずにそのまま受付スタッフに手渡しましょう。

ただし、この時も相手から見て正しく見える方向を向けて、両手で差し出す事は忘れないでください。採用担当でないとは言え、受付スタッフも企業の従業員であるという点は変わりません。

ビジネスマナーとして面接以外での振る舞いもチェックされる場合があるので十分に注意しておきましょう。

面接官が後から来る場合には

珍しいケースとしては、先に応募者が入室して待機しているところに後から採用担当官が現れるというパターンがあります。

このパターンでは書類が入ったクリアファイルを封筒の上に載せて机に置いて待機するというのが一般的です。面接官が入室して指示が出たら前述のマナーに気をつけて書類と封筒を手渡してください。

書類を封筒に入れる前に確認したいチェックポイント一覧

しっかり準備したつもりでも、ケアレスミスというものは中々無くす事が難しいものです。ミスを最小限に留める秘訣は念入りな「最終チェック」を怠らない事だと私たちは考えます。

自分の将来を左右する大切な採用試験を少しでも有利に進められるように、ここで書類に関するチェックポイントをしっかりと確認しておきましょう。

誤字･脱字チェック

どんなに履歴書や職務経歴書の内容が優れていたとしても、誤字や脱字があるようでは採用担当官の心象は良くありません。

丁寧に書き上げた自信があっても、封筒に入れる直前にも落ち着いて誤字・脱字のチェックは念入りに行うようにしてください。特に普段の生活で書く事の少ない企業名や部署名は要注意です。

うっかり書き間違えてしまうと失礼極まりない致命的なミスになってしまう危険性が高いポイントなので、公式ホームページや資料などと照らし合わせてよく確認しておきましょう。

なお、書き間違いを見つけたとしても修正液や修正テープを用いて書き直す事は厳禁です。

採用担当官からは「書き直すのを面倒くさがっている」という風に見えるため、その時点で選考落ちになってしまう可能性があります。

誤字・脱字を発見した場合には、手間を惜しまずに最初から書き直すようにしてください。

空欄がないか

履歴書をはじめとする応募書類は自分をアピールするための貴重な材料です。書面でどれだけ自分の良さを採用担当官に伝えられるかが合否を左右する事は言うまでもないでしょう。

となれば、当然書類上での情報量は出来るだけ多くしておきたいところです。学歴や職歴に空欄が出来るのは止むを得ませんが、自己PRや志望動機といった自由記入欄には極力空欄を作らないようにしましょう。

採用担当官からしても、空欄がなくしっかり書き込まれている書類は「入社に対する応募者の強い熱意がある」という風に見えるのです。

また、資格や賞罰など人によっては該当するものがないという欄も存在するでしょう。その場合でもただ空欄のままにするのではなく「特になし」といった具合に必ず記入欄を使うようにしてください。

学歴・職歴に間違いはないか

うっかりミスしてしまいがちなのが学歴や職歴の記入です。学校名や務めていた会社名を間違えるというミスはあまり多くありませんが、入学・入社や卒業・退職の年月日が間違っているというケースが散見されます。

原則的に学歴や職歴は元号を用いて記入する事になるので、慣れていないと西暦から元号に直す際に計算を誤ってしまうのです。

下記に早見表を掲載しておきますので、参照しながら慎重に記入していくようにしましょう。

学校名・企業名の正式名称を書いているか

採用試験に使用する書類はフォーマルなものであるため、学校名や企業名は正式名称で書き上げるのがベストです。例えば「都立○○高校」と書いても相手に出身校を伝える事は出来るでしょう。

しかし、正式名称としては「都立○○高等学校」とするのが望ましいです。企業名に関しても｢(株)｣(有)｣は用いずに「株式会社○○」「有限会社○○」と書くようにしてください。

写真を貼り忘れていないか

履歴書・職務経歴書を書き上げる事に集中するあまり、顔写真を貼り忘れるというミスも稀に見られます。書類を封筒に収める前には、必ず顔写真を貼っているかどうかを確認しておきましょう。

なお、履歴書や職務経歴書に貼付する顔写真は、裏側に「氏名」と「撮影年月日」を記入しておくのがおすすめです。

企業は採用活動の中で膨大な数の履歴書を扱う事になります。どれだけしっかりと糊付けされていたとしても、何かの拍子に履歴書から顔写真が剥がれてしまうというアクシンデントも考えられるのです。

そんな時に裏側に氏名が記載されていればその写真が誰のものであるか企業側がすぐに判別出来ます。こうした小さな気遣いも採用試験においては大切なポイントなのです。

また、こうした公式の書類に貼付する顔写真は一般的に「3～6ヶ月以内」に撮影されたものを使用するのが常識です。

裏側に撮影年月日を記載しておく事で、新しく撮影したものを使用していると伝えられます。

この記載がないと企業側がいつの採用試験で応募してきた人の写真か分からず、そのまま廃棄されてしまう事も考えられるのです。

顔写真が剥がれて残された書類は「不備有り」として処理されてしまう可能性もあるでしょう。

必要な場合に印鑑を押してあるか

応募先の企業によっては、履歴書や職務経歴書に押印を求める場合があります。これは公的な書類には押印するという1990年代の習慣の名残です。

市販の履歴書にも押印欄があるものとないものが混在しています。基本的に企業側から押印を求められない限りは押印欄のないものを使用して問題なく、わざわざ自分から押印する必要もありません。

ただし企業から押印の指定がある場合には押印欄が設けられている履歴書を使用するのがベターです。どうしても用意出来ない場合には押印欄がないものに押印しても問題はありません。

その際は氏名の横に押印するようにしてください。企業から指定がないものの押印欄付きの履歴書を使用する場合には押印して提出するのがマナーです。

まずは企業の募集要項をよく確認しておくようにしましょう。また、個人情報流出のリスクを考えて実印・銀行印以外の認印を使用するのがおすすめです。

履歴書・職務経歴書のコピーをとったか

書き上げた履歴書・職務経歴書は郵送する前に必ず1部ずつコピーを取っておくようにしましょう。

これらの書類は企業側が応募者への個別の質問を考える際に使用される事が多いため、自分が書いた内容を把握していないと質疑応答がチグハグになってしまう可能性があるのです。

面接での質問にはある程度の出題傾向も見られるため、自分の履歴書･職務経歴書のコピーが手元に残っていると対策が練りやすくなります。

さて、ここまでで履歴書などの書類や封筒に関するポイントを網羅してご紹介してきました。しかし就職・転職活動の経験が豊富がという方はそう多くないでしょう。

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