総務事務の仕事内容とは？

総務事務の仕事は、「総務」という文言からも分かるように、企業を運営するうえで必要となる様々な業務から構成されています。

具体的な仕事の内容は、企業によって少しずつ異なるため、必ずしもこれだけとは言い切れませんが、一般的には企業が入居しているビルの管理や、各種監督機関などに提出する書類の作成、社内における備品のメンテナンスなどが主な役割となります。

それ以外にも、社員の福利厚生や社会保険の手続きなども総務事務の仕事の一つです。

それほど規模の大きくない企業の場合には、広報や法務といったバックオフィス関連の業務を総務として一元的に運用しているケースがあります。

そのような企業で総務事務として働く場合には、法律関係の書面作成や企業のホームページの運営・管理に加え、メディアからの問い合わせ対応などを行わなければならない可能性があります。

このように、総務事務の仕事は非常に多くの分野にまたがるのですが、どのような分野の仕事に携わる場合でも、事務処理能力が求められる点は共通です。

また、社内外を問わず多くの人とのやり取りを行う仕事であるため、単に事務処理ができるだけではなく、コミュニケーション能力に優れているというのも求められるスキルといえます。

さらに、同時に毛色の異なる複数のタスクをこなさなければならないケースも少なくないので、高い業務管理能力を持ち合わせていると尚良いでしょう。

ちなみに、総務事務の平均年収ややりがいなど、もっと詳しい情報を知りたいという方は下記の記事にまとめてありますので、ぜひこちらもチェックしてみてください。

1日のスケジュール例

総務事務の仕事をより具体的にイメージできるように、ここでは1日のスケジュールの例を見ていきます。

商社で総務事務として働いているAさんは、毎日8時ごろに出勤します。出社したら、まず最初に夜の間に届いていたメールのチェックを行い、急いで対応しなければならないものがないかを確認します。

時差がある海外とのやり取りも多く、夜間に大事な連絡が来る場合があるので、メールのチェックは必須です。

この日は、急な対応を要する海外からの連絡はありませんでしたが、その代わりにオフィス内の社員から備品がいくつか動作不良になっているので何とかしてほしいという依頼が来ていたため、午前中はそれに対応することにします。

10時過ぎに修理業者に連絡し、その日の午後に修理に来てもらうよう依頼した後は、それ以外の備品が壊れていないかや消耗品が在庫切れになっていないかなどを確認するためにオフィス内を見て回ります。

在庫が不足している消耗品の発注を済ませたところで、午前の業務は終了です。

12時から13時までランチタイムを取った後は、午後の業務に取り掛かります。役所や健康管理組合に提出する書類を作成しなければならないので、締め切り日が早いものから優先的に処理するようにします。

仕事を始めて間もない頃は、仕事の優先順位がつけられずに、締め切り間近になって先輩のサポートを仰ぐといったケースも少なくありませんでしたが、3年経った今ではすっかり自分で仕事の順番を考えられるようになりました。

書類作成がひと段落したところで15時から営業部との打ち合わせです。購入を希望する備品の有無やオフィス環境で改善すべき点がないかをヒアリングするのが主な目的です。

一通り要望を聞いたら、それをレポートにまとめて上司に報告します。その後は、メールのチェックを行い、急ぎの案件がなかったため、定時の17時に退社できました。

総務事務の志望動機のアピールポイント

次に、総務事務の志望動機を書く際のポイントについて説明します。

まず、必ず書いておきたいのが、なぜ総務事務に従事したいと考えたかという理由です。

事務といっても、総務以外に営業事務や受付事務などのより専門的な職種がある中で、あえて総務事務を志望したのはどうしてかを明確に説明できる必要があります。

そのためには、仕事内容について漠然とイメージするだけではなく、実際に自分が仕事をした場合に、どういったことに取り組みたいのかを具体的に考えるようにするとよいでしょう。

どのようなキャリアを築いていきたいかをクリアに伝えられれば、志望理由に理解を得やすくなりますし、熱意のある文章にもなるはずです。

総務事務の仕事には、社内外の人とのコミュニケーションが必要不可欠です。

単に話し上手というだけでは不十分で、相手の抱えている悩みや課題をそれとなく聞き出すヒアリングの力も求められるため、そういったスキルを示せるような経験をしている場合には、積極的にアピールするように努めるとよいでしょう。

コミュニケーション能力と並んで総務事務の仕事をするうえで必要となるのが、事務処理能力です。

事務処理というと単調な仕事のように聞こえるかもしれませんが、仕事の内容を見て、優先順位をつけて対応したり、より業務がスムーズに回るように事務処理のプロセスを見直したりと、実際には高度な専門性が求められる業務なのです。

そのため、大企業でも本当に事務処理能力に優れた人材というのはそれほど多くはありませんので、自分にそういった能力があると考えるのであれば遠慮せずに志望動機に盛り込むようにしましょう。

【例文】総務事務の志望動機の書き方

では、ここからは総務事務の志望動機を書く際に参考にできる例文を、いくつかのケースに分けて見ていくことにします。

同業界･同職種からの転職の場合

前職での経験に加えて、応募先の企業の企業理念や社是を記載することで、しっかりと企業研究ができている点をアピールできています。

企業側としては、自社のカルチャーに合う人材を採用したいと考える傾向があるため、企業理念などを理解した上で、それでもなお入社を希望してくる応募者を好意的に見てくれるはずです。

同業界･異職種からの転職の場合

職種は異なるものの、経理として高い事務処理能力を備えている点をしっかりとアピールできています。

また、コミュニケーションに積極的な人間であるという点を実例を交えて説明できていますので、志望動機に求められるエッセンスは一通り盛り込まれていると言えるでしょう。

あとは、応募先の会社を志望する理由についても言及できれば尚良いです。

異業界･異職種からの就･転職の場合

企業研究をしっかりとしたうえで、総務事務としての経験はないものの、それに近い営業事務としての経験をしっかりとアピールできています。

事務処理能力を想起させるパソコン検定1級を取得しているという点や、コミュニケーション能力に優れているという点に言及しているのも好印象でしょう。

ちなみに、｢志望動機の基本的な考え方を確認しておきたい｣という方は、下記の記事に基礎的な部分から細かくご紹介しておりますので、ぜひこちらも参考にしてみてください。

志望動機で困ったら･･･

総務事務の志望動機を書こうとしても自分ならではのアピールポイントが見つからなくて書けないという人もいるでしょう。

｢本当にこれでいいのかなぁ･･･｣と不安を抱いたまま応募するのは、内定の可能性を狭めてしまうようで気が引けますよね。

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おわりに、｢仕事探し｣って実は難しくないんです

新たな環境に身を置こうと考えたとき、誰しも必ず｢不安｣と出遭うことになります。
本当に自分のやりたいことができるのか、よくない意味での｢想像とのギャップ｣はないだろうか、自分で務まる業務内容なのだろうか...。

｢仕事探し｣というものがとてつもなく難しいものに思え、孤独を感じている人もいるのではないでしょうか？

でも、｢仕事探し｣って実は難しくないんです！

仕事を決めるときに必要なのは｢自分の良いところを武器に前向きにぶつかること｣、言ってしまえばこれだけなんです。

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