「すいません」「すみません」の違い

｢すいません｣と｢すみません｣、どちらも申し訳ないという気持ちや、ありがたい気持ちを伝えたい時に用いられる言葉です。

両者とも広く浸透していますが、日本語として正しいのは｢すみません｣の方です。

そもそも｢すみません｣という言葉は、動詞「済む」の連用形である｢すみ｣と、丁寧の助動詞｢ます｣の未然形｢ませ｣、打消しの助動詞「ん」が組み合わさって成り立っています。

本来｢済む｣には「他人に対して言い訳が立つ｣という意味があり、ここに打消し言葉を合わせることで｢言い訳が立たない｣という意味になります。

｢すみません｣は｢済まない｣を丁寧語にしたものです。

例えば人に親切にしてもらった時、｢これだけお世話になっておいてお礼をしないのは気が済まない｣という心境になりますが、この｢気が済まない｣という思いが、｢すみません｣で表現されるようになったのです。

ちなみに｢すいません｣と｢すみません｣の違いは、単に音が違うだけです。｢すみません｣を口にすると発音しにくいため、｢み｣を｢い｣に変えた｢すいません｣という言葉も使われるようになりました。

｢すいません｣を俗語として掲載している辞書もあり、多くの人が使っていますが、このような口語表現をメールや手紙など文書に使うと礼儀知らずと見なされてしまいます。

｢すいません｣を使うのは、あくまでも会話をする時のみにとどめ、文書にする際は他の言葉に置き換えなければいけません。

「すみません」が持つ意味は謝罪だけじゃない？

｢すみません｣は、謝罪の時によく使われる言葉です。人に謝りたい時は｢ごめんなさい｣という言葉もありますが、｢ごめんなさい｣より｢すみません｣の方が丁寧な印象を与えます。

とはいえ、謝罪のための｢すみません｣は、目上の人とのやり取りやビジネスの場で用いるのは不向きです。

これは｢すみません｣が謝罪以外でも使われているためで、例えば｢お土産まで貰ってすみません｣と人に感謝の気持ちを伝えたい時や、｢すみません、〇〇の件で聞きたい事があります｣といったように、人に依頼する時に用いる事もあります。

色々な意味合いを持ち、便利な言葉だからこそ、謝罪の意を明確に伝えたい時は、相手に誤解されないよう別の言葉を代用した方が賢明です。

ビジネスシーンではどのように使うのか

｢すみません｣という言葉はビジネスシーンではどのように使えば良いのでしょうか。ここからは対面で会話をする時と、ビジネスメールの2つのシーンに分けて説明していきます。

対面での会話

｢すみません｣は丁寧の助動詞「ます」が含まれているものの、非常に軽い印象になりがちです。

謝罪の意味ではなくクッション言葉として、また部署内の打ち合わせ時なら用いても問題ないですが、基本的には同僚や親しい上司と話す時のみに使うフレーズとし、かしこまった場面では避けた方が無難です。

また口語表現となる｢すいません｣は、どのようなシーンであっても、どれだけ親しい間柄でもビジネスの場では使わないよう注意が必要です。

対面での会話の中での｢すみません｣は、｢すみませんが、この書類をコピーしてくれませんか。｣と人にお願いや依頼をする時、｢お忙しい中わざわざ来ていただいてすみません｣と感謝の気持ちを伝えたい時、また｢すみません、資料をデスクに忘れてきてしまいました」や｢すみません！後ろの方まで声は届いてますか？」といったようにクッション言葉として用いられる事もあります。

もちろん｢お待たせしてすみません｣など、謝罪の意味で使われるケースもありますが、例えば重大な会議に遅れて人に迷惑をかけてしまった際に、｢すみません｣の一言で謝罪を済ませるのは適切とは言えません。

申し訳ない気持ちを相手に伝えたいなら、別の言葉で謝罪する必要があります。

ビジネスメール

ビジネスメールでは、どのようなシチュエーションでも｢すみません｣は避けた方が賢明です。

｢すみません｣は丁寧語なので失礼ではないと考える人もいるかもしれませんが、そもそも上司や取引先などには、自分の言動をへりくだって表現し、結果的に相手を高めて敬意を示す謙譲語を使うのがマナーです。

顔見知りで比較的仲の良い関係なら、対面での会話で｢すみません｣を使っても特に咎められることはないですが、メールなどの書き言葉に用いると、相手に違和感を覚えさせてしまいます。

つまり日常的に｢すみません｣を使っている場合も、メールで伝える際は改まった表現を選んだ方が印象の良い文章となります。

クッション言葉に用いる｢すみません｣をより丁寧にしたものには、｢失礼ですが｣や｢お忙しいところ申し訳ありませんが」、｢お手数をおかけしますが」などの言葉があります。

例えば誰かに何かをお願いしたい時は、｢お忙しいところ申し訳ありませんが、ご返信いただけますと幸いです。｣と表現します。

また感謝と依頼の両方に使える便利な言葉が｢恐れ入ります｣で、感謝する時は｢わざわざご連絡いただき、恐れ入ります。｣というように使い、依頼する時は｢恐れ入りますが、こちらからのメールをご確認いただけますか？｣などの使い方をします。

そして｢すみません｣に代わる謝罪の言葉もたくさんあります。

｢申し訳ございません｣や｢失礼いたしました｣、｢心よりお詫び申し上げます｣などのフレーズですが、謝罪するシチュエーションによって選ぶ言葉も変わります。

｢メールの返信が遅くなり、失礼いたしました。｣と｢御社に多大な迷惑をおかけしたことを、心よりお詫び申し上げます。｣を比べると謝罪の度合いが大きく違うように見受けられますが、使う場面を間違わなければどちらも正しい謝罪の仕方で、相手にも誠意を伝えられます。

謝罪の時に「すみません」は使える？

普段から謝罪に｢すみません｣という言葉を使っている人にとっては、ビジネスの場で適さないと聞くと不思議に感じるかもしれません。

もちろん｢すみません｣の一言で謝罪は十分というケースもあります。ただし｢すみません｣は謝罪だけではなく、複数の意味があるため、使う時には注意が必要です。

時と場合によっては軽い印象に受け取られ、謝罪したつもりが相手の逆鱗に触れて、さらに状況を悪くしてしまう可能性もあるのです。

自分は謝罪したつもり、でも相手は謝罪と受け取れないといった誤解が生まれないよう、ビジネスシーンではその時々に応じた謝罪の言葉を使うようにしなければいけません。

例えば｢失礼いたしました｣と｢申し訳ありません｣は比較的耳にする機会が多いですが、目上の人や取引先への謝罪に用いても失礼にはあたりません。

ただ使う場面は微妙に異なり、仮に相手に礼儀を欠いた言動に対してお詫びしたい時は、｢申し訳ありません」より｢失礼いたしました｣が適切です。

ちなみに｢申し訳ありません｣も｢申し訳ございません｣といったように、後半部分を少し変えるだけでより丁寧なフレーズになります。

また相手方に多大な迷惑をかけ、何とか許しを請いたいといった時の謝罪には｢陳謝いたします｣や｢心よりお詫び申し上げます｣、｢お詫びのしようもございません｣などのフレーズが使われます。

謝罪の時に使う言葉を熟知しておくと、｢すみません｣で済ませるようなことは無くなります。

そしてその時々に応じて色々なフレーズを使い分けるようになっておけば、いかなる場面に遭遇しても謝罪の意を明確に伝えられるようになります。

他にもあった！ビジネスシーンの言葉間違い5選

｢すみません｣が謝罪にはあまり向いていない言葉であるのと同様に、ビジネスシーンではよく言葉間違いが見受けられます。

本人は正しいと思い込んでいるだけに間違いに気づきにくいものですが、後になればなるほど恥ずかしい思いをする事にもなります。

ここからは、よくあるビジネスシーンの言葉間違いを5選紹介していきます。

｢了解しました｣

｢了解しました｣はビジネスシーンでよく使われる言葉です。

敬語だと思い込んでいる人も多いですが、実は｢了解｣という熟語に｢しました｣という丁寧語をつけているだけで、ニュアンスとしては｢わかりました｣とほとんど差はありません。

そもそも了解とは、｢事情を理解し、認めること｣という意味で、目上の人が目下の人に許可する時に用いられる言葉です。

つまり同僚や後輩、部下から業務の手伝いなどをお願いされた時に｢了解しました｣と返事をするのは良いですが、目上の人に対して使うと失礼にあたります。

もし｢了解しました」を使うなら、｢しました｣を謙譲語に変換し、｢了解いたしました｣と返事をしなければいけません。

｢了解しました｣と同じ意味で、目上の人にも使える言葉が｢承知しました｣です。

｢承知｣という言葉の中には「承る」という文字が入っていますが、｢事情を知った上で引き受ける｣という意味合いを持ちます。

ちなみに｢承知しました｣をより丁寧にすると、｢承知いたしました｣となり、上司はもちろん、取引先との会話の中でも使えるフレーズとなります。

また話し言葉だけではなく、メールなど書き言葉に用いても不自然にはなりません。

｢〇〇様はおられますか？｣

取引先などに電話をかけ、代わって欲しい相手がいる時に｢〇〇様はおられますか？｣と伝える人がいます。

｢〇〇さんはいますか?｣より丁寧な言葉にはなりますが、違和感を覚える人も少なくありません。

違和感の正体は、相手に｢おる｣と表現すること、そして｢おる｣という謙譲語と、｢れる｣という尊敬語が合わさっている事です。

ただ難しいのが、関西など西日本では｢おる｣は｢いる｣の代わりに用い、敬語ではなく普通の言葉として使っている所もあるということです。

普通の言葉に尊敬語の｢れる｣を使うのは間違いではありません。つまり｢〇〇様はおられますか？｣という表現は、誤った使い方とは断言できないのです。

とはいえ違和感を覚える人が多いのは事実なので、ビジネスの場では｢〇〇様はおられますか？｣に代わる言葉を使った方が賢明です。

具体例として挙げられるのが、｢〇〇様はいらっしゃいますか？｣というフレーズになります。

｢いらっしゃる」は｢いる｣の尊敬語になり、そこに丁寧語の｢ます｣をつけている訳ですから、相手への敬意を示しながら電話の取次ぎをお願い出来ます。

｢〇〇を担当させて頂いております。｣

ビジネスシーンでは｢させて頂いております｡」という表現がよく使われます。一見丁寧そうに感じますが、使い方によっては間違っている可能性もあります。

まず｢させていただく」を原形にすると、｢させる｣と｢いただく｣に分かれますが、｢させる｣とは使役の助動詞で、｢いただく｣は｢もらう｣の謙譲語となります。

使役とは｢人を使って何かをさせること｣を意味し、｢させていただく｣は、自分が相手の許可を得て、恐縮しつつ動作をする場合に用います。

つまり取引先への挨拶として、｢御社を担当させて頂いております。｣と表現すると大きな間違いを犯していることになります。

そもそも担当を許可したのは先方ではなく、自分の会社で勝手に決めた事です。

相手方の許可を得ている訳でもないのに、｢御社を担当させて頂いております」と言い切るのは不自然で、この場合の挨拶としては｢御社を担当しております｣と伝えるのが正しい表現になります。

｢お休みを頂いております。｣

電話応対の中で、たまたま指名された人がお休みだった場合に、｢〇〇はお休みを頂いております。｣と返答するシーンが見受けられますが、実は応対の仕方としては間違っています。

まず間違いのポイントが｢お休み｣で、身内である社内の人間に尊敬語の｢お｣をつけているのがNGです。

また｢頂く｣という言葉は他人から与えてもらうという意味ですが、｢自社から休みを頂いている｣事を表します。

取引先など身内ではない人に対して自社を持ち上げるような表現は違和感を覚えさせます。

そしてもう一つ、休みを頂くと表現するのはおかしいと考える人も少なくありません。休みは貰うものではなく、自分で取るものと考えると、わざわざ｢頂く｣という言葉を入れる必要が無いのです。

つまり正しく受け答えするには、お休みの｢お｣をつけず休みにし、｢頂く｣は｢とる」に変更して、｢〇〇は休みをとっております｡」と返します。

これだけでは少し愛想が無いと感じられる場合は、｢申し訳ございません。あいにく〇〇は休みをとっております。｣とすると、より丁寧でまとまりのある答え方になります。

｢ご苦労様です。」

上司など目上の人に対して｢ご苦労様です。｣と言うのも間違っています。

尊敬語の｢ご｣と敬意を示す｢様｣、さらに丁寧語の｢です｣が付け加えられているので、一見上司を敬う、丁寧なフレーズと感じるかもしれません。

ただ苦労の｢労｣は「労る」や｢労う｣などの言葉で使われることがあり、それぞれ｢労る」には弱者に対して同情の気持ちを持って優しく接する、｢労う｣には自分より立場が下の人の苦労に感謝して慰めるという意味を持ちます。

つまり「労る」や｢労う｣を使うのは自分より目下の人に対してであって、目上の人に使う言葉ではないとわかります。

｢ご苦労様です。｣は相手をねぎらうフレーズですが、上司から部下など目上の人が目下の人に声かけをする時のみ使えます。

もし目下の人から目上の人にねぎらう言葉をかけたいなら｢お疲れ様です。｣を使うのが適切です。

言語的ルールとしては｢ご苦労様です。｣とさほど差はありませんが、慣用的には目上の人に対しても許されている言葉です。

気軽に使えて便利ではありますが、社外の人に向けると失礼になるので注意しなければいけません。

もし出入りしている業者さんなどに声をかけるなら、｢ありがとうございます。｣とシンプルに感謝の気持ちを伝えた方が印象は良くなります。

まとめ

社内外関係なく、言葉遣いはその人のイメージにも繋がる大事なポイントです。

どれだけ優秀な人材であっても、間違った言葉を当たり前のように使っていると信用度も薄れてしまうのです。

もし異業種への転職を考えている場合は、転職活動をきっかけに正しい言葉遣いを覚えておく必要があります。

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また様々な角度からサポートしており、例えば面接対策では、正しい言葉遣いや受け答えをアドバイスしていきます。

普段のコミュニケーションの中でも気になった癖を指摘しており、自分では気づかなかった問題点を改善できるので、面接には自信を持って臨めるようになります。

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おわりに、｢仕事探し｣って実は難しくないんです

新たな環境に身を置こうと考えたとき、誰しも必ず｢不安｣と出遭うことになります。
本当に自分のやりたいことができるのか、よくない意味での｢想像とのギャップ｣はないだろうか、自分で務まる業務内容なのだろうか...。

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