退職願･退職届を提出する前に確認すべきこと

退職をスムーズに進めるためには確認すべき事項があります。もし確認を怠ると希望するタイミングで退職できずに転職先に迷惑がかかることも考えられるでしょう。そこで、退職願・退職届を提出する前の確認事項を紹介していきます。

就業規則を確認する

まずは就業規則を見て、退職に必要な手続きや退職時に返却しなければいけないもの、退職の意志表示のタイミングなどを確認します。

労働基準法では退職の意志表示は退職日の2週間前で良いとされているものの、基本的には引き継ぎをスムーズに行うためにどの会社もそれとは別に「退職の意志は〇日前までに伝える」と就業規則で決まっています。

1ヶ月前となっていることが多いですが、それより前のこともあるので、職場に迷惑をかけないためにも必ず意志表示のタイミングは確認しておきましょう。

また、会社によっては退職届そのものが必要なく、メールなどで退職の意志を伝えたらあとは事務手続きを進めるだけということもあります。

就業規則にはこの点についても記載があるので確認しておきましょう。

退職届、退職願、辞表の違いを知る

退職届・退職願・辞表はどれも退職の意志を伝える書類ですが、実はそれぞれ役割が異なります。

特に退職願と退職届の違いを理解していないと手続きがうまく行かないこともあるので、違いを把握しておきましょう。

まず退職届は実際に退職の意志を伝え、退職日が確定したタイミングで正式な手続きとして会社に提出する書類のことを言います。

会社によっては退職届は必要なく、退職の意志を伝えたタイミングで「○○日までに提出してください」と人事部から退職届や退職届と同等の扱いの書類を渡されるケースも多いです。

それに対して退職願は退職の意志を伝えるための書類のことを言います。そのため、退職届は会社の人事部などに提出するのに対し、退職願は直属の上司に提出することが多いです。

上司との関係が円満な場合は退職願を出さなくても口頭で伝えれば退職手続きを進めてもらえることも多いですが、転職先が決まっていていつまでに退職したいかはっきりしている場合などは退職願を提出したほうが良いでしょう。

そして辞表は会社の役員など雇用に関係ない人や公務員が退職を希望する際に提出する書類です。

一般の社員は基本的には退職願もしくは退職届しか書くことが無いので注意しましょう。

退職願･退職届を提出するタイミング･流れ

それでは、退職を決めてから実際に退職するまで、どのような流れで進んでいくのでしょうか。退職願・退職届を提出するタイミングから実際に退職するまでの全体の流れを解説していきます。

退職願を提出する

上司に退職の意志を伝え、退職願を提出するのは　早すぎると退職までに時間があり相手が気を遣ってしまいますし、遅すぎると引き継ぎがおろそかになってしまうので、1ヶ月〜3ヶ月前程度が目安でしょう。

人によっては有給が残っていることもあります。そのため、後任への引き継ぎに加えて残っている有給の消化も考えて逆算したうえで退職届を提出してください。

退職の意志は基本的には直属の上司に一番最初に伝えましょう。この理由は、退職をすることで取引先との関係にも影響が出るので段取りが必要なことや、同僚や部下の間で先に退職の話が広まってしまうと上層部が話を聞いていなくて混乱してしまう可能性があることが挙げられます。

退職について周りに相談することもあるでしょうが、信頼できる同僚・上司1〜2人程度に留めておいたほうが良いでしょう。しかし、特定派遣などで直属の上司に会う機会がない、上司との関係が悪いなどの理由で退職を認めてもらえそうにないこともあります。

この場合は会社の人事部に直接退職を打診して、上司を挟まずに手続きを進めると良いでしょう。その後は上司や人事部の指示に従って手続きを進めます。

ちなみに退職願は一度提出して受理されてしまったら撤回することができないのが基本です。

まだ退職願が上司の手元にあり、退職の話が上に回っていなければ相談次第で撤回できることもありますが、退職後の引き継ぎなども考えてすぐに上に話を回す人が多いので撤回は難しいでしょう。

会社も退職願を受理した後に撤回に応じる義務はないので、よく考えたうえで退職願を提出してください。

退職届の提出

退職の日程や段取りが確定したら退職届を人事部など所定の場所に提出します。会社によっては所定の様式があり、人事部や上司から渡されることもあるため、指定された方法で提出しましょう。

後任への引き継ぎ

遅くても退職の1ヶ月前には後任の引き継ぎを始めましょう。ただ、会社によっては後任が決まっていないこともよくあります。

そのため、引き継ぎ用の資料は誰が見てもわかることを意識して作りましょう。

引き継ぎでやっておくべきことに関しては、自分が担当している仕事の段取りに加えて、進行途中のプロジェクトがあるならそのプロジェクトにおける自分の役割や仕事の進捗状況も書いておくと良いです。

また、営業など固定の取引先と会う仕事やチームで行う仕事の場合は、取引先の顧客やチームのメンバーの性格なども引き継ぎ資料にまとめておくと、後任もスムーズに業務に取り組めるのでおすすめです。

挨拶まわり

営業職など社外にお世話になった人がいる場合は挨拶まわりも忘れずにしておきましょう。特に次も同じ職種で働く場合、挨拶をしないと取引先から悪い印象を持たれてしまい、転職後の業務に支障が出てしまう可能性もあります。

挨拶まわりを始めるタイミングはだいたい退職の2週間前を目安としていただければよいでしょう。

ただ、退職時の挨拶まわりに関しては会社によってはしなくても良い、メールで挨拶を済ませれば良いというところも増えつつあります。

また、退職の理由に関しても家庭の事情や部署異動など会社から指定されることもあるので事前に挨拶まわりについては確認しておきましょう。

後任が決まっている場合は退職の挨拶に加えて、後任の顔見せとして後任者を連れて行くのも良いでしょう。この際、後任がどんな人なのか軽く紹介しておくと引き継ぎ後も良い関係を築きやすくなります。

備品の返却・書類の受け取り・退職の挨拶

退職日当日は事務手続きが中心となります。まず社員証やパソコン、名刺など会社から貸与されている備品や書類の返却を行いましょう。

また、退職時は守秘義務に関する誓約書へのサインを求められます。この際、自分に不利な条件が書かれていないかよく読み確認したうえでサインをしてください。

その他に退職後すぐに転職しない場合は離職票の発行などに関する相談も忘れずに行いましょう。

そして一通り手続きを終えたら会社の人に挨拶まわりをするのが基本です。やはり挨拶なしに辞めていくのは失礼なので、菓子折りを持参して同じ部署の人をはじめお世話になった人への挨拶を済ませましょう。

万が一営業などで出払っている人が多く、退職日当日に会えない人がいる場合はメールで挨拶を済ませてください。

退職願の書き方

それでは、退職願はどのように書けば良いのでしょうか。退職願を書く上で準備するもの、前提として知っておくべきことに加え、そのまま使える退職願の例文を紹介します。

事前に準備するもの

事前に準備するものは無地の白い封筒と便箋・ペン・印鑑・クリアファイルです。

封筒・便箋に関してはイラストなどが何もついていない無地のものを選びましょう。便箋に関しては罫線のないものを選ぶのが基本です。サイズに関してはA4もしくはB5サイズを選ぶのが一般的です。無地の便箋がない場合はコピー用紙でも問題ありません。

封筒のサイズは便箋のサイズに合わせて選ぶのが基本です。目安だと便箋がB5の場合は長形4号、A4の場合は長形3号を選ぶのが一般的と言われています。

直接渡すのではなく郵便で送る場合はワンサイズ大きいものを選んでおくと良いでしょう。また、封筒は二重封筒と言って中身が見えなくなっているものを選ぶのが一般的です。

文房具店などに行くと「退職届・退職願専用セット」という名目で封筒・便箋のセットが売られていることもあります。

こちらの場合退職願・退職届の正しい書き方解説などが付いていることもあり便利です。

ペンに関してはボールペンもしくは万年筆を使います。ボールペンの場合フリクションボールペンを普段使っている人もいるでしょうが、フリクションボールペンは熱に弱く、暑さで文字が消えてしまうことも想定されます。

したがって、必ず一般的なインクを使用したボールペンで書きましょう。印鑑に関しては必ずシャチハタや銀行印ではなく認印を選んでください。退職願・退職届に限らず、公的な書類でシャチハタは認められないのが基本です。

また、銀行印や実印は悪用されるリスクを伴います。したがって、退職願・退職届を書くときはもちろん、退職当日も認印を用意しておきましょう。

退職願・退職届を提出する場合基本的には封をしませんが、郵送の場合は封をする必要があります。この際に使うのりに関しては必ずテープのりではなく液体もしくはスティックのりを使いましょう。

テープのりだと粘着力が弱くて封が空いてしまう可能性があります。封筒によっては両面テープ式のものもあるので、封が開かないか不安な場合はこちらを選ぶのもおすすめです。

そして、退職願のような会社に提出するような書類にシワが入っていると、社会人のマナーとして良くありません。したがって、必ずクリアファイルに入れて濡れたり汚れたりしないように持ち運びましょう。

クリアファイルは上司の前で出すときに備えて、なるべく透明もしくは無地のものが無難です。

必要な前提知識

退職願の書き方は縦書き・横書きどちらでも構いません。

マナーとしては手書きが基本なので縦書きを選ぶ人が多いですが、パソコンで退職願を書く人もいるでしょう。その場合は横書きを選んだ方が普段から使い慣れていて書類作成を進めやすいかもしれません。

また、基本的に退職願は手渡しで提出するものですが、事情があって郵送で送ることもあるでしょう。その場合は添え状を添えるのがマナーです。添え状の書き方に関しては次の項目で詳しく解説するので確認してください。

また、郵送で退職願を送るなら必ず内容証明郵便にして送りましょう。内容証明にして記録を残すことで、職場に退職の意志を伝えた、伝えていないとトラブルになることを防げます。

内容証明郵便は郵便局にて通常の郵送料に内容証明料と書留郵便料を上乗せすることで利用できます。

そして退職願・添え状の封筒への入れ方は三つ折りが基本です。きれいに折れるか不安な方は、書類を縦、封筒を横向きにすると書類の縦幅がだいたい封筒3つ分になるので、これに合わせて3等分にすると良いでしょう。

あとは下側を先に内側に折り、上側を畳んだら、書類の右上の部分が封筒の裏側(封が付いている方)の右上に来るように書類を入れます。

退職願の例文

それでは退職願の書き方について細かく解説していきます。

退職願に必ず書かなければいけないことは、タイトル(退職願)、退職理由、退職を希望する旨、退職希望日、提出した日付、宛名、自分の氏名・部署です。それでは、そのまま退職願の例文を紹介していきます。

退職願に関してはこの例文をそのまま使って問題ありません。記号の部分に適切な日付や名前を記入してください。注意点としては、必ずタイトルを間違えないようにしましょう。

先ほど解説したように退職願と退職届では意味合いが変わります。そのため、必ずタイトルは確認してください。

もう一つ確認しなければいけないのが退職理由です。退職に関しては、転職したい、会社が合わないなど個人的な理由で退職を希望する人が多いでしょう。

その場合は家庭の事情、体調不良など理由に関係なく「一身上の都合により」で問題ありません。注意しなければいけないのが会社による早期退職の募集など、会社都合で退職する場合です。

この際は必ず正直に「貴社による退職勧奨のため」など理由を細かく書きましょう。自己都合と会社都合の退職では、失業給付金の給付要件や健康保険の減額期間が大きく変わります。

失業給付金を受給するには3ヶ月の勤務実績が必要ですが、会社都合だと7日間の待機期間を経ればすぐに失業給付金を受給できます。特に短期間で会社都合での退職になってしまった場合、かなり損をすることになります。

転職においても特に短期間での退職は会社都合と自己都合で印象が大きく変わるので、退職理由は細かく記載してください。

次に「私儀」について解説します。こちらは「私個人のことで大変恐縮ですが」という意味合いで使われます。退職願を書くに当たっては枕詞として使われるものであり、無くても問題はありませんが、ビジネスマナーとして付けるようにしましょう。

宛名は必ず代表取締役社長などトップにあたる人の名前を書きます。

上司に渡す書類なので上司の名前ではと思うかもしれませんが、上司はあくまで退職願を受け取って上層部に渡すだけで、退職願を開くことは基本的にありません。

封筒の書き方

退職願の書き方は一般的な郵便物とさほど変わりません。表面(封が付いていない方)の中央よりやや上側に「退職願」と書きます。あとは裏面の左下に自分の部署と氏名を書けば問題ありません。

郵送の場合は通常の郵便物と同じように、表面に宛名、裏面に自分の住所・氏名・部署を記載します。規模の大きい会社の場合は送り先の部署を上司などに確認してください。

そして表面の宛名の左下に赤字で「親展」と書いて四角く囲み、封をしたあとに締めのマークを書いてください。

添え状の書き方

郵送で退職願・退職届を提出する場合は添え状を添えるのがマナーです。それでは添え状の例文も紹介していきます。

退職願が退職に必要な事務的な書類なのに対し、添え状はその書類をチェックする立場の人に対するものです。そのため、宛名は上司の名前や人事部の担当者の名前を書くのが基本です。

もしテンプレートの例文が事務的に感じる場合は個人的な感謝の言葉を添えると良いでしょう。そして、退職願と同じ折り方で、表面から見て退職願の上に来るように封筒に入れてください。

退職届の書き方

次に退職届の書き方について解説します。退職願と比べて退職届は正式に退職の手続きをするための書類に当たります。そのため、より退職時に不利にならないようによく確認して書きましょう。

事前に準備するもの

退職届を書くにあたって準備するものは退職願を書くときと同じです。

必要な前提知識

退職届の提出に必要な事前知識も退職願の項目にて解説した内容と基本的には同じです。

退職届の例文

それでは、退職届のそのまま使える例文を紹介します。

テンプレートを紹介しましたが、書く内容は退職願とほぼ同じです。ただ、退職願は退職の意志を伝えるもの、退職届は退職の事務手続きに必要な書類ということもあり、本文も「退職いたします」と断言します。

こちらに関しても退職願同様、会社都合での退職の場合は必ず理由を細かく記載してください。

できるだけ早く転職したいなら

退職してしまったけれども次の転職先が決まらない、転職先が決まらなくて退職に踏み切れないという方も多いでしょう。できるだけ早く転職先を決めたいときは、転職のアドバイスができるキャリアアドバイザーが在籍した転職エージェントを利用するのがおすすめです。

私たち第二新卒エージェントneoでは、主に第二新卒の方など、若年層の方の転職のサポートをしています。「良い転職先が見つからない」など、転職に関してお悩みがある方は、ぜひご相談ください。

おわりに、｢仕事探し｣って実は難しくないんです

新たな環境に身を置こうと考えたとき、誰しも必ず｢不安｣と出遭うことになります。
本当に自分のやりたいことができるのか、よくない意味での｢想像とのギャップ｣はないだろうか、自分で務まる業務内容なのだろうか...。

｢仕事探し｣というものがとてつもなく難しいものに思え、孤独を感じている人もいるのではないでしょうか？

でも、｢仕事探し｣って実は難しくないんです！

仕事を決めるときに必要なのは｢自分の良いところを武器に前向きにぶつかること｣、言ってしまえばこれだけなんです。

｢でも自分に良いところなんてないよ～…｣なんて嘆いているそこのあなた！長所や強みは誰しも絶対にあります。可能性のある存在を否定するほどもったいないことはありませんよ。

しかしどうしても自分の良いところや強みがわからないときにはぜひ、私たち第二新卒エージェントneoに頼ってください。これまで多数の内定者を輩出した確かな実力を持ってあなたの性格を分析、そして安心して働ける求人をご紹介致します。共に楽しい仕事探しを成功させましょう！

20秒で終わる会員登録はコチラ