メッセージを送る際のポイント

退職する人にメッセージを送る際、せっかく心を込めて書いたのに失礼にあたる内容になっていたり、お礼のメッセージとして適切ではない内容になっていたりしたらもったいないです。

ここでは、メッセージを送る際に気をつけたほうがいいポイントをいくつかご紹介します。それらのポイントを踏まえた上で、を思ったお礼のメッセージを考えていきましょう。

簡潔に書く

まず大事になってくるのは、メッセージを簡潔にまとめて書くことです。言いたいことがまとめられていないと、長文になりやすく、ごちゃごちゃした印象を与えてしまうことになります。

その結果、どんなに良い内容を書いていたとしても受け取った人の印象に残りづらく、最悪の場合は最後まで読んでもらえない可能性も否めません。

それを避けるために、メッセージを書き始める前に自分が相手にどのようなことを伝えたいのかじっくり考えることが必要です。

相手と自分の関係性を見直し、今までどのような関わりがあったのか、何について感謝を伝えたいのかなど、具体的なエピソードを振り返りながら考えると、書くべきポイントが掴めてくるでしょう。

関係性が深く相手との思い出が多いという場合は、その中でも一番自分が印象に残っているエピソードを基に書くとメッセージにまとまりが出てきます。

書きたいことが決まったら、一度下書きをしてみてメッセージの長さを確認しておくと安心です。

心配であれば、一緒にお礼のメッセージを渡す予定の同僚に、どのくらいの長さのメッセージにするか相談してみるのも一つの方法になります。

また最終チェックとして、回りくどい言い方になっていないか、きちんと意味が伝わる文章になっているかも確認しておくといいでしょう。

会社を批判する表現は避ける

退職する人に対してメッセージを書く際は、できるだけポジティブな言葉を使って送り出してあげることが大切になります。

なぜなら、退職して新しい会社に行く場合でも、定年退職で第二の人生を始める場合でも、花向けの言葉が適切だからです。そのため、会社を批判するような表現は避ける必要があります。

例えば、「この会社を辞めてよかったですね」「いい会社に行けて羨ましいです」など、今の会社への批判に捉えられるような言葉は、どんなに相手と親しい関係だったとしてもお礼のメッセージとして適切とは言えません。

また、今の会社だけではなく、退職した人が次に働く新しい会社の批判に捉えられるような表現も避けなくてはなりません。

例えば、「他の会社に行くのがもったいないです」「新しい会社に行ったら今よりもっと大変だと思います」など、受け取った人がネガティブに感じてしまう内容はお礼のメッセージに向いていないため気をつけましょう。

ただ、これからの人生を応援しているという意味で、悪気なく「大変でしょうが頑張ってください」などの表現を使ってしまうこともあるかもしれません。そんな時は、ネガティブな表現からポジティブな表現に変換することをおすすめします。

例えば、「大変でしょうが」を「ますますのご活躍をお祈りしています」に変えるなど、受け取った側の気持ちを第一に考えたメッセージ作りが求められます。

個別の話題などは詳細に書きすぎない

退職する人との関わりが濃くて、個別の話題を書きたいと思っている方もいるのではないでしょうか。

一緒に仕事をしてきた仲間としてそこまで親しくなれる人と出会ったのはとても素敵なことですが、退職の際のお礼のメッセージで個別の話題など詳細に書きすぎるのは避けるのが無難です。

なぜなら、個人に向けたメッセージを送ったとしても、何かのはずみで他の人が目にする機会があるかもしれないからです。その時に見た人が不快に感じてしまうような内容は避けることが必要になります。

また、同じ部署の人同士で寄せ書きとして一つの色紙にメッセージを書き込んでいく形をとる場合もあるでしょう。

寄せ書きの経験がある方は共感できるかもしれませんが、前の人から渡された色紙に書かれている他の人のメッセージを見て、自分の書く内容を決めたことはありませんか？

やはり寄せ書きというのは、複数人で色紙を回していくため必然的に他の人の目についてしまいます。

お礼のメッセージは受け取る人に向けてのものではありますが、誰が見ても不快にならず、いい気持ちになるものを書くことが大切なのです。

もし個別の話題をどうしても書きたいと思う場合には、直接相手と話した時に伝えると良いでしょう。形に残るものに書いてしまうと何があるか分からないため、注意しましょう。

感謝の気持ちを全面に出す

退職する人にお世話になったり、親しくしてもらったりしている場合は、相手の今後を考えてメッセージを書くことができるはずです。

反対に、退職する人との間で何かトラブルがあったり、関係がギクシャクしていたりする場合、最後に何か言ってやりたいと思う方もいるかもしれません。

しかし、お礼のメッセージということで、今までのいざこざを持ち出さずに、感謝の気持ちを全面に出した内容にすることが大切になります。

最後だからどうにでもなれと投げやりな気持ちになるのではなく、最後だからこそお互いに気持ちよくお別れできるよう、冷静に対応しましょう。

また、何か謝りたいことがある場合は、素直な気持ちで謝罪の気持ちも書いておくといいかもしれません。

いずれにせよ、会社からいなくなってしまう人に対しては今までの気持ちを清算して快く送り出すことを意識しましょう。

【ケース別】退職する人へのお礼メッセージ･例文

お礼のメッセージは、相手と自分の関係性によって書く内容が変わってきます。また、気をつけるべきポイントなどにも違いがあるため、それらをきちんと踏まえた上で書くことが大切です。

ここでは、上司、同僚、部下、社外の関係者という4つのケースごとに、簡単なメッセージの例文をご紹介していきます。

【上司編】退職する人へのお礼メッセージ

上司が退職する際のメッセージでは、相手に対して上から目線になってしまい、失礼になってしまうことを避けるよう留意します。今までの感謝をしっかり伝え、これからのことについてポジティブな言葉で締めくくりましょう。

【同僚編】退職する人へのお礼メッセージ

同僚へのお礼のメッセージは、少しフランクにしてもいいのではないでしょうか。

今までお互いに切磋琢磨しながら働いてきた仲間でもあるため、具体的なエピソードを加えてあたたかい雰囲気の文章になるように意識すると、感謝の気持ちをより伝えられるようになります。

また、特段仲良しの同僚であれば、今後につながるメッセージを書くのもいいでしょう。

【部下編】退職する人へのお礼メッセージ

部下へのメッセージは、上司として部下の気持ちをあたたかく包み込むような内容を書くといいでしょう。

転職などで退職することになった部下は、不安な気持ちを抱えている場合もあるため、今までのエピソードを絡めながら「あなたなら大丈夫」というメッセージを込めてあげると安心感を与えられます。

また、部下ではありますが最後のケジメとして丁寧な表現で書くことが大切です。

【社外の関係者編】退職する人へのお礼メッセージ

社外の関係者が退職をする際にもお礼のメッセージを送る場合があります。取引先の担当者であれば今後も相手の会社と関わる可能性が高いため、相手に失礼がないよう隅々までチェックしてから送るのが大切です。

また、社外の関係者にメッセージを書く場合、プライベートにズカズカ踏み込むような内容は避けるようにしましょう。あくまでも仕事上でお世話になったことに感謝する形にまとめることが大切です。

菓子折りは添える？どんなお菓子がいい？

退職する人を送り出す際、お礼のメッセージとともに菓子折りを添えたほうがいいのか迷ってしまうこともあるでしょう。今までの感謝の気持ちを伝えるためにも、メッセージだけではなく菓子折りも添えてあったほうがいいです。

菓子折りを添える際には、相手へ負担をかけない価格帯のものを選ぶようにしましょう。そうすることで、相手も受け取りやすくなります。

また、相手の好みを考慮して菓子折りを選ぶことも大切なポイントです。なぜなら、好みに合わないものをあげてしまうと、喜ばれないだけではなく、食べずに処分されてしまう可能性もあるからです。

事前にそれとなく相手の嗜好をリサーチしておき、喜ばれそうなものを選ぶようにしましょう。しかし、賞味期限が短かったり、要冷蔵のものだったりすると取り扱いが難しくなるため控えるほうが無難です。

日持ちして、常温でも保管できるものが望ましいと言えます。

そして、ただ相手が好きそうな菓子折りを選ぶだけではなく、退職のお礼に相応しい見た目かどうかも重要になります。

もらった時に相手の気持ちが高まるようなような、見ただけでお祝いの品だとわかるラッピングがあるといいかもしれません。

用意するときにお店の方に包装をお願いしたり、自分でラッピングアイテムを用意して準備したりするのもいいでしょう。

まとめ

今まで仕事でお世話になった人が退職をする時は、社会人の礼儀としてお礼のメッセージを送ることが必要とされます。

しかし、お礼のメッセージを書く際に注意するべきポイントや、書かないほうがいい内容などもあるため、書く前にそれらをしっかり理解しておかなくてはなりません。また、相手との関係性を踏まえて書き方や内容を変えることも大切です。

失礼がないように注意しながら、今までのエピソードや感謝などを心を込めて書くときっと相手に喜んでもらえるでしょう。

また、メッセージとともに菓子折りを添えると、さらに感謝の気持ちが伝わるため、負担にならない程度の価格帯で相手が好きそうな菓子折りを選ぶのがおすすめです。お互いに気持ちよく終われるように、笑顔で渡すようにしましょう。

おわりに、｢仕事探し｣って実は難しくないんです

新たな環境に身を置こうと考えたとき、誰しも必ず｢不安｣と出遭うことになります。
本当に自分のやりたいことができるのか、よくない意味での｢想像とのギャップ｣はないだろうか、自分で務まる業務内容なのだろうか...。

｢仕事探し｣というものがとてつもなく難しいものに思え、孤独を感じている人もいるのではないでしょうか？

でも、｢仕事探し｣って実は難しくないんです！

仕事を決めるときに必要なのは｢自分の良いところを武器に前向きにぶつかること｣、言ってしまえばこれだけなんです。

｢でも自分に良いところなんてないよ～…｣なんて嘆いているそこのあなた！長所や強みは誰しも絶対にあります。可能性のある存在を否定するほどもったいないことはありませんよ。

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