仕事を辞める時の流れ

仕事を辞める時は実際の退職日に向けて様々な準備を行うことになります。まずは退職を決意してから退職日までの流れを把握して、やるべきことに優先順位を付けられるようにしておきましょう。

退職の意思を上司に伝える

仕事を辞めるためのプロセスは、まず上司へ退職の意思を伝えることがスタート地点になります。この時、退職の意思を伝えるのは「自分の直属の上司」です。

管理職は自分が管轄しているチームの業務と人材をマネジメントする立場にあり、従業員が退職するとチーム内の業務割り当てを見直す必要があります。

自分が最もお世話になった人でもあるため、ビジネスマナーとしても一番最初に退職の意思を伝えるようにしてください。この段階で具体的な退職希望日を決めて報告出来るようにしておくことも大切です。

退職希望日が明確になっていれば、そこをゴール地点として自分も上司もスケジュールを組みやすくなります。

上司に退職の意思を伝えるのは「退職希望日から逆算して2～3ヶ月前」がベストであるとされています。

退職までに必要な手続きや作業は少なくないため、すべてを滞りなくかつ余裕を持って済ませるには2～3ヶ月の猶予が望ましいのです。急を要する理由で退職する場合は、遅くても退職希望日の1ヶ月前に報告するようにしましょう。

また、上司と話す時は「2人だけで話せる会議室や個室」を手配してください。人事に関する情報はデリケートであり、不用意に情報が漏れてしまうのは望ましくありません。

正式に公表されるまでは、社内に自分が退職するという噂が広まってしまわないように配慮することが大切です。

仕事を辞めるための最初の一歩である「上司への報告」をスムーズに行うためには、上司のスケジュールを押さえておくようにしましょう。

社内のコミュニケーションツールで上司のスケジュールが把握出来るのであれば、空いている日を狙って報告するのが吉です。また、いきなり退職の意思を報告するのではなく事前にメールや口頭でアポを取っておきましょう。

「お話があるので、〇日の〇時にお時間いただけませんか？」といったように、アポの時点では退職を匂わせる必要はありません。

退職届もしくは退職願を作成・提出する

退職の意思を伝えて上司との話がまとまったら、会社に提出する退職届または退職願を作成します。

直属の上司に相談する前にこれらの書類を提出するとトラブルの原因になる可能性が高いので、上司への報告が終わった後に作成するようにしてください。退職届と退職願は「従業員が自己都合で退職する」という証拠となる書類です。

どちらが必要なのか、どのように書けばよいのかは会社の就業規則で決められているケースが多いので、まずは規則に目を通しておきましょう。

自分一人では判断がつかない場合は、直属の上司にどうすれば良いのか相談しておくと安心です。

引継ぎを行う

一通り挨拶が済んだら、自分が受け持っていた業務を後任者に引継ぐ準備を始めましょう。後任者は自分と上司で相談しながら決めていくのが一般的です。

一般的に引継ぎにかかる期間は1ヶ月前後とされていますが、業務量や後任者のスケジュールを考慮して多少余裕を持たせる場合もあります。引継ぎは社外の取引先に関わる部分も大きいので、丁寧に行っておくことが重要です。

有給休暇を消化する

日本では勤続年数に応じて有給休暇が与えられますが、働き方改革などの影響も相まって企業は可能な限り従業員に有給を取得してもらうという風潮が加速しています。

元々有給は従業員に与えられた正当な権利ですが、忙しさゆえに取得出来ないケースも少なくありませんでした。しかし企業が不当な理由で有給申請を拒むことは違法です。

コンプライアンス的にも会社の評判的にも、有給消化率は重要な指標になっています。退職が決まったら残っている有給の日数を確認して、どのように消化するか上司や後任者と相談しながら決めていくのがベターです。

一般的には「出勤最終日までに消化しきる」「出勤最終日の後に有給を取る」の2つのパターンがあります。

引継ぎや社内の状況に合わせて柔軟に対応しましょう。転職先が決まっている場合は入社日との兼ね合いも忘れずに考慮してください。

退職に関する書類を受け取る、貸与物を返却する

会社に勤めていると多くの人は「社会保険」に加入しています。社会保険は従業員が安心して働けるように様々な保険を含んだ制度であり、会社と従業員の双方が保険料を負担するものです。

退職する場合は現職の会社で加入している社会保険を脱退することになるため、その証明書が発行されます。

「健康保険資格喪失証明書」「雇用保険被保険者証」「年金手帳」「源泉徴収票」といった書類が退職時に交付あるいは返却されるので、大切に保管しておくようにしてください。

また、これらとは逆に自分が会社から貸与されているものに関しては最終出勤日までに返却します。「社員証」「会社連絡用スマートフォン」「名刺」「社会保険の健康保険証」などは忘れずに用意しておきましょう。

仕事を辞める時の伝え方のコツ

自分と会社の関係を壊すことなくスムーズかつ円満な退職を実現するには、いくつかのちょっとしたコツを押さえておくことが重要です。

ここからは転職のプロである私たちが重要視する、仕事を辞める時の伝え方におけるポイントを紹介していきます。

繁忙期を避ける

仕事を辞めることを上司に報告する場合は、会社の繁忙期を避けるというのが暗黙の了解です。従業員の退職は事実として職場の現場の労働力低下に繋がります。

さらに引継ぎや業務割り当ての見直しなど、通常業務とは異なる作業が発生するため繁忙期の退職は周囲への負担も大きくなるのです。

業界や業種によって繁忙期は異なりますが、自社が忙しくなる時期に退職の申し出を行うのは避けるようにしておきましょう。退職日が繁忙期に重なるのも避けておくのがベターです。

また、会社の繁忙期でなくても年末年始や年度末は社内全体で事務処理が多くなるため、基本的には退職時期に向いていないので覚えておきましょう。

転職先が決まってから意思を伝える

特段の理由があって働けなくなる場合を除いては、転職先が決まってから退職の意思を伝えるのがベターです。

次の仕事が見つかるまでの無収入期間が生まれると、焦りから転職活動が上手くいかなくなる可能性があります。

退職の意思を伝えた上司から「次の仕事は決まってるの？」などと問われた際、転職先が決まっていないと引き留められて退職の意思が揺らいでしまうこともあるでしょう。

また、転職先が決まっていると退職後の健康保険や年金の切り替え手続きが楽になるケースもあります。

基本的に社会保険の切り替え手続きは転職先の会社に必要書類を提出すれば済みますが、これは「退職日から入社日までに空白期間がない場合」に限った話です。

転職先が決まっていない、あるいは退職日から入社日までに日が空いてしまうという場合は自分で自治体や年金事務所へ赴く必要があります。

こうした様々な理由から、退職をスムーズに進めるためには転職先を前もって決めてしまうのが効果的なのです。ちなみに、まだ転職先が決まっていないという方は転職エージェントの利用が便利です。

転職エージェントでは専属のキャリアアドバイザーが希望や性格から｢本当に合った仕事｣をカウンセリングしてもらえるほか、必要に応じて書類･面接対策～入社までを徹底サポートしてもらえます。

たとえば私たち第二新卒エージェントneoでは若年層に特化してサポートを行っているほか、このようなメリットがあります。

ご紹介する企業はプロの観点で厳選しているため、ブラック企業を紹介される心配はありませんし、気になる求人がなければ利用をやめることもできます。

｢働きやすい環境に身を置きたい｣｢単身赴任や転勤がない職場に努めたい｣という方はご相談だけでもかまいません。ぜひ一度私たちにお話をお聞かせください。

感謝の気持ちを伝える

上司に退職の話を切り出す時は、建前でも構わないので「感謝の気持ち」を一緒に伝えるよう心がけましょう。極端な例ですが、悪態をついて仕事を辞める話を持ち出す従業員に協力してあげようと思う上司はいないはずです。

退職までのプロセスは上司の協力があって初めてスムーズに進むことも多いです。上司の心象を良くするためには「今までお世話になりました」という感謝の気持ちを冒頭に伝えておきましょう。

管理職の立場としては可能であれば従業員の退職は引き留めたいというのが本音ですが、感謝の気持ちを伝えて柔和な態度を示すことで退職の意思を受け入れてもらいやすくなります。

ポジティブな退職理由を伝える

仕事を辞める意思を伝える際は「退職理由」も重要な要素の一つになります。ここで意識しておきたいのは「ポジティブな理由を用意しておく」ということです。

ネガティブな退職理由は上司の心象が悪くなり、退職日までの関係がギクシャクしてしまう可能性があります。また、改善可能なものであれば「直すので思いとどまって欲しい」と引き留めの材料にされることも考えられるでしょう。

仮にネガティブな理由での退職だったとしても、ポジティブな方向へ言い換えるように心がけてください。ポジティブな転職理由としては「自分のキャリアのための転職」がよく用いられます。

例えば「この会社では今まで大変お世話になりましたが、転職先で新しい経験を積んで自分を成長させたいため退職したいと思います」といったように、感謝の言葉とこれからの自分の展望を併せて伝えれば上司も納得してくれるでしょう。

もしも職場の人間関係や待遇面への不満が本当の退職理由だとしても、転職先が決まっていれば建前としても有効です。病気や引っ越しが退職理由の場合は、善処したもののどうしようもなかった旨を伝えて理解してもらいましょう。

引継ぎ計画を立てておく

退職をスムーズに進めるためには、前もって引継ぎ計画を立てておくことも大きなポイントとされています。引継ぎは1日2日で終わるものではなく、自分と後任者の共同作業で進めていくものです。

したがって、無理のないスケジュールを組んで計画的かつ丁寧に引継いでいくことが重要になります。退職意思を報告する段階で引継ぎ計画がしっかりと組まれていれば、上司も安心して退職の申し出を受け入れてくれる可能性が高くなるのです。

また、引継ぎは後任者へ口頭で行うだけではなく、全体の業務フローや重要事項を書面としてまとめておくようにしましょう。一般的に引継ぎ内容をマニュアル化したこの書類を「業務引継書」「業務引継資料」などと呼びます。

逆に、業務引継書だけで引継ぎを済ませてしまうのも望ましくありません。業務の全体像や重要ポイントは書面で、書面に残しにくいノウハウは口頭で伝えて自分が持つナレッジを漏れなく後任者と共有しておきましょう。

退職の強い意志を持っておく

「退職の強い意思」もスムーズな退職において重要です。

最初に上司へ報告する際に「退職しようか悩んでいます」といった言い回しで話した場合、基本的に上司は引き留める方向で話を進めることが予想されるでしょう。

退職はスタートダッシュが重要となるため、上司への報告は「退職しようと思います」のように既に退職の意思を固めていることを示す言い方にしてみてください。

ただし、「退職します」「辞めます」という言い方はやや語気が強く身勝手なニュアンスに取られる可能性があります。

「退職したく思います」「退職させていただきたく存じます」といった具合に、固い意思を示しつつも物腰が柔らかい伝え方が重要なポイントです。

退職時の周囲への伝え方とタイミング

退職が社内で公表された後も、各方面に自分で挨拶回りするのが一般的です。以下では周囲への退職の伝え方とタイミングについて解説します。

同僚への伝え方とタイミング

同僚に退職の事実を伝えるのは、社内で退職が公表された直後が理想的です。

早過ぎると人事情報の漏洩と見なされて会社から不信感を抱かれ、逆に遅過ぎると周囲から「直接伝えられていない」と印象が悪くなる可能性があります。

自分の同期やプロジェクトを共にしたメンバーに対しては、口頭で直接挨拶しておくのがおすすめです。一方、仕事で数回関わった程度の間柄であればメールで退職を伝えるというケースも珍しくありません。

複数人に一斉送信する際は、宛名が分からないようBCCを使用するのがビジネスマナーです。また、関係性に応じて出来るだけ文面を変えて感謝の気持ちを伝えるようにしましょう。

同僚とはいつまた仕事を共にするか分からないので、優良な人間関係を保ったまま退職するようにしてください。

取引先への伝え方とタイミング

挨拶回りの相手としてもう一つ重要なのが、自社でお世話になっていた取引先です。取引先との関係は自分だけではなく、会社全体に関わるので特に気を付けておきたいポイントとなります。

一般的に取引先への挨拶回りは自分と後任者の共同で行うため、タイミングとしては同僚への挨拶回りが終わった後くらいが目安です。

とは言え、取引先にも都合があるため出来るだけ先方のスケジュールに合わせるように心がけてください。メールや電話で前もってアポを取り、先方に赴いて直接退職の挨拶と後任者の紹介をしておきましょう。

退職日直前の挨拶になると先方も混乱してしまう可能性があるので、退職日の1ヶ月～2週間前くらいまでには済ませるのがおすすめです。

おわりに、｢仕事探し｣って実は難しくないんです

新たな環境に身を置こうと考えたとき、誰しも必ず｢不安｣と出遭うことになります。
本当に自分のやりたいことができるのか、よくない意味での｢想像とのギャップ｣はないだろうか、自分で務まる業務内容なのだろうか...。

｢仕事探し｣というものがとてつもなく難しいものに思え、孤独を感じている人もいるのではないでしょうか？

でも、｢仕事探し｣って実は難しくないんです！

仕事を決めるときに必要なのは｢自分の良いところを武器に前向きにぶつかること｣、言ってしまえばこれだけなんです。

｢でも自分に良いところなんてないよ～…｣なんて嘆いているそこのあなた！長所や強みは誰しも絶対にあります。可能性のある存在を否定するほどもったいないことはありませんよ。

しかしどうしても自分の良いところや強みがわからないときにはぜひ、私たち第二新卒エージェントneoに頼ってください。これまで多数の内定者を輩出した確かな実力を持ってあなたの性格を分析、そして安心して働ける求人をご紹介致します。共に楽しい仕事探しを成功させましょう！

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