そもそも就活では電話をすべき？メールでもいい？

就活では企業と電話やメールでやり取りをする事が増えます。電話よりメールの方が気軽に出来ると感じる人も多いですが、就活においては実はメールよりも電話の方が好ましいとされています。

メールよりも電話の方がいい理由

緊急性が無い場合はメールも便利な連絡ツールです。相手側が忙しい時も手間を取らせず、必要な事だけを伝えられる利点はあります。

しかし面接の時に遅刻しそうになった時や、体調が悪くなって説明会や面接に行けなくなった場合は、メールより電話で連絡を入れた方が確実です。

メールは相手がチェックしていなければ、自分の状況が正確に伝わらない可能性もあります。

結果的にせっかくのチャンスもふいにしてしまう事もあるため、自分が必ず伝えたい事や確認しておきたい事があるならば電話で連絡をした方が安心です。

電話をかけてもいい時間帯とは？

いざ企業へ電話をかける時、相手の邪魔にならないだろうかと心配になるものです。働いた経験が無ければ、どの時間も忙しそうなイメージがあるかもしれません。

ただ比較的ゆとりがある時間帯もあり、その時間帯なら確実に話が出来る可能性も高いです。

10時～12時

電話をかけてもいい時間帯は、会社の就業時間から逆算するようにします。一般的な会社の場合、就業時間は8時頃から18時頃となっており、この時間帯を抑えておくと会社にゆとりがある時間帯もわかります。

例えば午前中であれば10時から12時の間です。始業直後は社内全体に慌ただしさがありますが、10時以降であれば忙しさも落ち着いていきます。

ゆったりと業務が行われている時間帯なので、電話をかけても相手への負担にはなりません。

14時～16時

電話をかけても良い時間帯、午後であれば14時から16時の間がベストなタイミングです。

お昼休憩から戻ってきている時間帯となるので、比較的電話も繋がりやすいのです。相手側に余裕がある時に電話をすると、焦らずゆっくりと話が出来るメリットもあります。

電話をかけるのを控えるべき時間帯

企業側にとっては、電話がかかってくると迷惑に感じる時間帯もあります。その時間帯を知っておく事はもちろん、何故その時間に電話をすると良くないのかを理解しておくと自然と電話のマナーも身に付けられます。

就活中に企業側に迷惑をかける事もなくなり、また社会人として働き始めた際にも失敗しません。

始業時間前

常識的に考えても始業時間前に電話をかけても意味がありません。まず話をしたい相手が出社していない可能性もあります。また代わりに電話応対した人に余計な手間をかけてしまう事にもなります。

そもそも始業時間前はその日1日の仕事をスムーズに行うために色々と準備する時間帯です。

本来なら電話や来客などに時間をとられず、自分のやりたい事に充てられる貴重な時間帯でもあります。この時間にわざわざ電話をかけるのは、相手にとって迷惑以外何ものでもないのです。

始業開始から30分以内

始業時間が過ぎたからと言って、開始直後に電話をかけるのも避けなければいけません。少なくとも始業開始から30分以内は避けた方が賢明です。

この時間帯は会社によっては朝礼が行われています。また前日の業務報告や仕事状況を伝えるべく、部署ごとに打ち合わせや会議を行っている事もあるので、電話をかけても取り次いで貰えないかもしれません。

他にもメールチェックや業務整理など始業開始直後は何かと忙しく、この時間に電話をかけてしまうと印象を悪くしてしまう可能性もあります。

昼休憩

昼休憩中も電話を控えるべき時間帯です。そもそも人によっては昼食をとるために外に出ている事もあるため、電話をかけても後でかけ直すように言われるかもしれません。

また仮に社内で昼食をとっていても、せっかくの休み時間に電話をかけてくるのは非常識だと捉えられてしまいます。

ちなみにお昼の時間に皆が休憩を取っている訳ではありません。取引先からの電話を取るために、電話当番制を設けている事が多いのです。

もし連絡をとりたい相手が昼休憩中であれば、その当番の社員が代わりに電話に出る事になります。

就活に全く関係のない社員を巻き込み負担をかけてしまうため、昼食休憩の時間もしっかり把握しておいて電話を避ける必要があります。

終業間際

終業間際は1日の業務をとりまとめている時間帯です。早く仕事を終わらせようと追い込みの最中でもあり、社内全体が慌ただしさに包まれています。

残業せずに定時で帰るならば業務報告を記入したり、パソコンをシャットダウンして帰り支度を始めています。

もし帰ろうとしている中で電話がかかってきても、相手が急いでいるなら正確に伝えられないかもしれません。

プライベートな事情もあり、場合によっては一刻も早く帰りたいと考えているケースもあります。よほど急を要する仕事関係の電話で無い限り、余計な負担をかける事になるので注意が必要です。

終業時間以降

就業時間以降も電話を控えなければいけません。そもそも連絡をとりたい相手が帰っている可能性もあります。

代わりに残っている社員が電話に出てくれますが、業務に集中したい状況の中では迷惑をかける事になります。そもそも終業時間以降の電話応対は会社によって異なります。

緊急事態で無い限りは電話がかかってきても一切取らない、また留守電に切り替えている所もあります。

運よく誰かが電話に出てくれたとしても、緊急の仕事の話でもない、就活関係の電話となれば、一般常識を知らない就活生と認識されてしまうかもしれません。

就活における電話のマナーと注意点

就活で企業に電話をかける時は、守るべきマナーと気をつけたい注意点があります。マナーを守らず電話をかけると企業側に良い印象を与えません。

逆に正しい知識を持って対応出来れば、たった電話1本でも好印象を与えられるのです。また入社前から熟知しておくと、いざ働き始めた時も恥ずかしい思いをせずに済みます。

電話をかける流れに沿ってかける

就活に限らず、人に電話をかける時には知っておくべき流れがあります。相手側が電話を取った事がわかると、まず｢お忙しいところ恐れ入ります｣と挨拶し、自分の名前と要件を伝えて担当者に取り次ぎを依頼します。

担当者が電話口に出ると、再度｢お忙しいところ恐れ入ります｣という挨拶とともに名乗ります。そして最初から本題に入るのではなく、担当者が電話出来る状況なのかも確認しておきます。

伝えたい事を話す、確認したい事を聞いて大事な内容を復唱した後は、最後に｢お忙しい中有難うございました」と挨拶し、相手が電話を切る音を確認してから、自分も電話を切るようにします。

ちなみに一般的なビジネスマナーとしては、電話をかけた方が先に電話を切るようになっています。ただ就活で企業相手に話す場合は、相手優先の行動を取る必要があるので例外となります。

静かなところからかける

電話をかける時は、必ず静かな場所からかけるようにします。街中や駅構内などザワザワとした場所では、騒音で相手の話が聞き取れず、また相手側にも聞こえにくくなる可能性があります。

言葉が聞きとれず、何度も｢もう一度お願いします｣と聞き返していては失礼になり、担当者の負担にもなってしまいます。そもそも余程の緊急事態でなければ、騒音が気になる場所で電話をかける必要もありません。

また電波が繋がりにくい場所だと、会話の途中で声が聞こえなくなったり、電話自体が切れてしまう恐れがあるため、電波状況も気にかけるポイントです。

総合的に考えて電話をするのに一番良い場所は、静かで落ち着いて会話が出来る自宅と言えます。

長々と話さない

長々とまとまらない話をするのは論外です。相手は働いている身であり、少しでも無駄になる時間は省きたいものなのです。また一体何を言いたいのかわからない、要領の得ない内容はストレスになるだけです。

上手く話をするポイントは、要件を伝えた後に回りくどい説明をせず、先に結論を述べる事です。結論を先に伝えておくと担当者も状況を把握しやすくなり、スムーズに話を進められるようになるのです。

仕事中の貴重な時間を貰っているという意識を忘れず、相手の負担にならないように気を配るのも大切なマナーです。

要件を整理しておく

就活中は問い合わせや電話説明会の参加申し込み、OB訪問、面接の応募など企業に電話をかける機会も多くなります。

特に同時に複数の企業を相手に活動している場合は、自分が現時点でどのように動いていくべきか混乱する事もあります。

電話をかけた際、もし他の企業と勘違いして違う要件を伝えてしまうと、相手側も意味がわからず困惑してしまいます。電話をかける前にはきちんと要件を整理しておき、短い時間で的確に伝えなければいけません。

特に時間のかかる作業でもなく、コンパクトにまとめておけば自信をもって電話をかける事も出来ます。また限られた時間の中でも、必要な情報を上手く伝えられる事が企業からの評価に繋がるかもしれません。

紙とペンの用意は必須

就活で企業に電話をかける場合は、いかなる場合も紙とペンが必須のアイテムとなります。たとえ知っている情報を確認するためだけの電話だとしても、その電話で新たな情報を聞く可能性もあるのです。

頭では覚えているつもりでも、電話でしばらく話をして切った後には既に忘れてしまっている事もあります。企業側は忙しい時間の合間を縫って対応してくれているので、何度も電話をかけて迷惑をかけるような事は避けなければいけません。

よく電話の途中でペンやメモ用紙を探す人もいますが、これは相手が友達や身内だからこそ通用する行為です。企業が電話相手となれば、失礼にならないように筆記用具を近くに準備してから電話をかけるのがマナーです

はっきり話す

ハキハキとした声で話すのは、電話の基本的なマナーです。もごもごとした口調で話したり、何度も言葉に詰まっているようでは、相手側にも内容が伝わらず、何度も聞き返されてしまうかもしれません。

特に電話は顔の表情が見えないだけに、トーンの低い小さな声では暗い印象を与えてしまいます。

むやみに大声を出す必要はありませんが、明るい印象を与えるためにも、普段より少し大きめでワントーン高い声を出すように心がけると、相手にとっても要件が聞き取りやすくなります。

また語尾を伸ばすクセがある人も注意しなければいけません。友達相手に話す訳ではないので、ハッキリとした口調で受け答え出来るよう意識する必要があります。

非通知に設定したり、公衆電話からはかけない

自宅から企業に電話をかけるなら、携帯電話より固定電話が安心です。また出先でかける場合、公衆電話を利用すると周りの騒音がうるさかったり、自分の後ろに並んでいる人の存在が気になって話に集中出来ないかもしれません。

そのため静かな場所へ移動して、自分の携帯からかけた方が安心です。そして携帯電話でありがちな失敗が、非通知に設定して電話をかけてしまう事です。

非通知設定は電話番号を相手に知らせず電話をかける方法ですが、企業相手に行うと失礼にあたるため、必ず設定を解除してから電話をかけるようにします。

留守電になった時に話すことを用意しておく

場合によっては、電話を掛けた時に留守電に切り替わるケースもあります。時間に余裕があれば、日や時間を改めてかけ直す選択もありますが、急いでいる場合は一刻も早く伝えておきたいものです。

留守電に切り替わった時に話す内容を考えていなければ、内容が伝わりにくいメッセージを残す事になります。

そのため、もしもの場合に備えて留守電になった時に話す内容もまとめておく必要があります。伝えたい事をメモしておくと、咄嗟の時も上手くメッセージが残せます。

コールを繰り返さない

電話に出てくれないからと言って、何度もコールを繰り返すのもマナー違反です。あまりにもしつこいコールはクレーム電話のようで、電話を取った時に就活生と判明すれば驚かれるかもしれません。

5～10回程度が様子を伺う適切なコール数で、10回を超えたら一度は切るようにします。その後はしばらく時間を置いて、再度かけ直すのがスマートな方法です。

一人の就活が不安ならエージェント！

1人で就活に臨むのは何かと大変なものです。もし不安があるならば、就職･転職エージェントを利用してみるという方法もあります。

エージェントは企業へのエントリーや履歴書の書き方、面接対応など様々な角度から就活をサポートしてくれるサービスです。

もちろん企業との電話のやり取りも任せられるので、就活に関する様々な不安も解消されます。第三者の力を借りれば、効率良く理想の職場に就職出来るかもしれません。

もし一人では転職活動の方法がイマイチわからないなどとお困りの方は転職エージェントの利用が非常に便利です。

転職エージェントとは、求職者に対して提携している企業の求人を紹介することを主なサービスとして展開している民間の就職支援サポートです。

例えば私たち第二新卒エージェントNEOでは第二新卒者をはじめとした若者を対象にサービスを展開しております。

お一人お一人をプロの転職アドバイザーが担当させていただき、個人の希望条件や性格、適性に沿った求人をご紹介いたします。またその他履歴書の添削やアドバイス、本番さながらの面接対策も行っています。

加えて面接後のフィードバックや入社後のケア、個人では行いにくい企業との交渉ごとも第二新卒エージェントNEOではすべて代行しており、就活が非常にスムーズだったとのお声を多くいただいております。

なお、第二新卒エージェントNEOの強みはなんと言ってもアドバイザーの丁寧さと人柄のやわらかさ。｢人見知りで対人が苦手･･･｣という方にも高評価をいただいております。

ご相談からでもかまいません。私たちのサービスはすべて無料で就職、転職どちらにも対応しておりますので、一人での仕事探しでお悩みの方はぜひ利用を検討してみてください。

【おすすめ】第二新卒の志望動機の書き方公開！自己PRのコツと内容を濃くする方法とは

今第二新卒として転職活動に奮闘中の皆さんは、自己PRに「私は粘り強い性格です。最後まであきらめずにやり抜く自信があります。」などと書くだけで終わってしまってはいないでしょうか。

どの企業においても｢第二新卒は社会人経験がある｣という認識がありますから、ただこんな性格ですと書くだけでは｢この子は前にいた会社で何も学んでこなかったのか？｣などと思われてしまい、面接官の印象に残れないどころかあまり良くない印象を与えてしまいかねません。

面接官は今まで何百、何千人という学生や既卒者を見ている採用のプロです。したがって自己PRの内容が薄いと評価すらしてもらえない可能性もあるのです。

まず自己PRを作成する際にはそのアピールポイントの根拠となる具体的なエピソードの記載が必要です。ぜひ、自己分析を行った上で過去の経験を振り返ってみましょう。

また自己PRは少し気を抜くと薄い内容なってしまいがちですが、濃い内容にするためのコツがあります。それを参考にして作成しましょう。

さて、このコラムでは内定に一歩近づくための第二新卒の方向けの自己PRの書き方をお伝えしていきます。もっと読みたい方はこちらをCheck!

【履歴書】｢転職したい！でも書類の準備がよくわからない･･･｣そんなあなたにおすすめ

第二新卒でいられる間に転職してもっとやりたい仕事を探し出したいと考える人が非常に増加傾向にあり、それらの多くは書類作成に頭を悩まされます。

そこで近年人気を集めているのが就職･転職エージェントの利用です。エージェントでは企業がどんな観点で採用を行っているかをレクチャーしています。

例えば第二新卒者は履歴書を作成する際に、新卒との違いをはっきりと認識できている人が多くありません。実はこの違いを把握できていないことが原因で書類審査に通過できないでいる第二新卒者が多いのです。

第二新卒者も新卒者もポテンシャル採用が基本となっているところは同様ですが、第二新卒者は多少なりとも社会人経験があるという点でまず新卒と異なります。

そして第二新卒は社会人経験があることに付随して、ビジネスマナーも一通り身についているであろうという前提を企業から持たれます。そして短期間で前職を辞めているという事実もあります。

これらの要素を把握した上で、ポジティブな新卒との違いを履歴書に盛り込み自分をアピールする必要があるのです。

さて、このコラムでは第二新卒者が悩みやすい転職における書類作成についてリサーチしています。続きはコチラ！

おわりに、｢仕事探し｣って実は難しくないんです

新たな環境に身を置こうと考えたとき、誰しも必ず｢不安｣と出遭うことになります。
本当に自分のやりたいことができるのか、よくない意味での｢想像とのギャップ｣はないだろうか、自分で務まる業務内容なのだろうか...。

｢仕事探し｣というものがとてつもなく難しいものに思え、孤独を感じている人もいるのではないでしょうか？

でも、｢仕事探し｣って実は難しくないんです！

仕事を決めるときに必要なのは｢自分の良いところを武器に前向きにぶつかること｣、言ってしまえばこれだけなんです。

｢でも自分に良いところなんてないよ～…｣なんて嘆いているそこのあなた！長所や強みは誰しも絶対にあります。可能性のある存在を否定するほどもったいないことはありませんよ。

しかしどうしても自分の良いところや強みがわからないときにはぜひ、私たち第二新卒エージェントneoに頼ってください。これまで多数の内定者を輩出した確かな実力を持ってあなたの性格を分析、そして安心して働ける求人をご紹介致します。共に楽しい仕事探しを成功させましょう！

20秒で終わる会員登録はコチラ