始末書とは？

仕事においてミスやトラブルが起きたとき、私たちはその経緯や理由を会社に報告します。

場合によっては責任を認め謝罪しなければなりません。その際に作成される文書が始末書です。

始末書は文章によってミスやトラブルの一部始終を会社に対して報告します。それとともに規約違反や過失への謝罪の気持ちを示し、同じ問題を起こさないことを誓約します。

文章を作成するだけなので、始末書による処分は軽いものだと思う人がいるかもしれません。しかし、始末書の作成は懲戒処分の一種です。

決して軽い罰とはいえません。始末書を作成するような事態にならないように注意しましょう。なお、反省文や顛末書といった始末書に類似する文書も存在します。

反省文との違い

起きてしまった事柄について、反省を示し謝罪やお詫びの気持ちを表す点では、始末書と反省文は共通します。

そのため、始末書は反省文の一種であるといえるでしょう。では、この2つはどのような点で異なるのでしょうか。

始末書では起きた事柄の一部始終を報告し、それとともに反省を示す文書です。

対して反省文は、起きた事柄を振り返ったうえで、自らの過ちを認め改善を誓約することが重視されているといえます。

主に反省文は軽いミスやトラブルが起きた際に提出が求められます。提出先は直属の上司や部署内に限られる場合がほとんどです。そのため、始末書よりも軽微な処分に対して作成される文書といえます。

顛末書（てんまつしょ）との違い

顛末書もまた始末書と混同して考えられがちな文書です。しかし、反省文としての意味合いが強い始末書とはその性質が異なります。

顛末書では、不祥事やミスが発生した経緯を詳細に説明し、同じ問題が起きないようにするための対策を示す必要があります。

そのため、報告書としての色合いが強く、物事が解決した後に提出する場合が多いです。

また、始末書はトラブルの相手先にも公表される場合がありますが、顛末書は主に社内向けの文書として位置づけられています。

始末書の提出は義務？

始末書は就業規則で始末書の提出に関して規定されていない限り、無理に作成させられません。

しかし、ほとんどの会社の就業規則では、始末書の作成は「けん責」という懲戒処分として規定されています。

「けん責」は規則違反や信用失墜行為があった場合に、口頭や文章によって注意し反省を促す処分です。

では、就業規則で規定されてさえいれば、始末書の提出は義務となるのでしょうか。始末書は「事実経過の報告」部分と「反省や誓約を示す」部分から成り立っています。

「反省や誓約を示す」部分を無理やり書かせることは、憲法で保障される「思想・信条の自由」に反すると一般的に解されています。

また、始末書の作成拒否を就業規則違反として処分することも基本的にはできません。

始末書の書き方

始末書の書き方が不適切な場合、今後の人事評価に大きな影響を与える可能性があります。そのような事態にならないためにも、始末書を書く際はその構成に気をつけるようにしましょう。

始末書ではまず起きた事柄を明確に説明しなければなりません。違反内容や過失の具体的な説明、会社や他人にどのような損害や被害を与えたかなどについて述べます。

しかし、文章が煩雑になると意味が伝わりにくくなります。そのため、ある程度簡潔に記載するよう心がけましょう。

次に、起きた事態に対する自分の責任と謝罪の言葉を書き記します。最後に、現状の報告と再発防止策を記載し、過ちを二度と起こさない旨を誓います。

始末書を書く際の注意点

会社からの信用を取り戻すためには、誠意が感じられる始末書を作成して提出することが大切です。なんとなく文中で謝罪の言葉を述べただけでは、反省する気持ちは伝わりません。

それどころか、かえって信用を大きく損なう可能性があります。

また始末書は大きな反省をうながす事案において作成される文書なので、作成にミスがないよう注意しなければなりません。以下では、始末書を書く際の注意点を説明します。

嘘はつかない

始末書の内容には真実のみを記載するように心がけましょう。嘘はつかないで文書を作成するのは、当たり前のことだと思われるかもしれません。

しかし、保身のために嘘を書いてしまう人は少なくありません。嘘といえないまでも、言い訳を書いてしまったり、説明を曖昧に濁すことは、誰にでもあり得ることです。

始末書を書く際には、自分の過ちを素直に認めることが大切です。正直に隠すことなく、事実を書くように注意しましょう。

反省の気持ちを深く伝えるためには、問題を他人の責任にしないことが重要です。

事情によっては他人の責任について書きたくなることもあるかもしれません。しかし、あくまで始末書は自らの反省点について書くものです。

余計なことは書かないように注意しましょう。なお、起きた事案の認識について、会社と当事者で異なる場合があります。

そのようなときは、必ずしも会社の認識に合わせて始末書を作成する義務はありません。

しかし、問題の認識が異なると、嘘を書いていると会社に思われる場合があります。始末書を作成する際には、問題の認識を会社側とすり合わせしておくことが大切です。

年月日･日時などを明確に簡潔に書く

始末書では、不始末の内容を事の発端から順序よく書き記す必要があります。その際に、年月日や日時を明確にすることが大切です。

読み手にとって理解しやすいように書くためには、時系列ごとに整理してから書き始めるとよいでしょう。

もし文章の構成が難しい場合には、起きた事柄を時系列順に箇条書きすれば、把握しやすい文章になります。

また、年月日・日時は表記を社内文書規定に統一するようにしましょう。特に西暦と和暦が混同してしまうと、年月日の把握が難しくなるので注意が必要です。

提出のタイミングに注意

始末書は、問題となる事態が終息した後、なるべく早い時期に提出する必要があります。

事態の終息とは、問題の解決方法や再発防止の手段がわかった時点、もしくは問題に対する処分が下された時点です。

では、問題となる事態が継続している場合や、問題解決のための調査が長引いている場合はいつ始末書を提出すればよいのでしょうか。

この場合には、始末書を作成するのではなく、まずは直属の上司に相談するようにしましょう。提出のタイミングに注意したくとも、当事者では最適な時期の判別がつかない場合があるからです。

また、始末書の提出時期が決まらない場合であっても、問題の途中経過について、上司に報告しておくことは大切です。

もちろん、上司に始末書を提出するように言われたなら、その期限は必ず守らなければなりません。

簡潔に書く

始末書は読み手にとってわかりやすい文章で書くことが重要です。詳細に説明することも大切ですが、履歴書のように隅々まで文字で埋める必要はありません。

読みやすいように、要点をまとめて簡潔に書くことを意識しましょう。

遠回りな説明の仕方や、曖昧な言い回しを避け、主観的にならないように気をつけながら客観的事実を書くように心がけましょう。

黒ペン使用で｢です･ます調｣

始末書の本文は「です・ます調」で整え、手紙のような書簡文で文書を書きます。会社に指定の用紙がないときにはA4サイズの紙を使うとよいでしょう。

筆記具は黒色のボールペンが最適です。書き損じがあった場合には、修正や訂正はせず別の用紙に新しく書き直します。

手書きかパソコンかは上司などへ相談

始末書は自分の不始末を謝罪し、反省の意をあらわす文書です。そのため、手書きで書くものだと一般的に思われてきました。

しかし近頃ではパソコンの普及にともない、始末書の手書きは少なくなってきています。自分が始末書を書く際には、手書きとパソコンのどちらを選べばよいのでしょうか。

これは、会社の規定や慣習によって異なります。始末書を提出する必要ができた時は、上司などに相談しておきましょう。

始末書の書き方･例文

以下では事例ごとに応じた始末書の書き方・例文を紹介します。なお、始末書を書く際には、本文の上に日付・提出先・所属と氏名を記載します。

本文の上に記入する内容

始末書では「拝啓」などの冒頭の挨拶は書きません。日付・提出先・所属と氏名を記したなら、本文を書きはじめます。

日付や役職の呼び名については、社内文書規則に従うようにしましょう。日付には始末書を作成した日もしくは提出日を記入します。

提出先は、特段の指定がない限り自分が所属する部署の長もしくは社長です。しかし、提出先は自分で決定せずに、まず直属の上司に相談して決めるようにしましょう。

始末書の本文の最後には「以上」と記入します。「敬具」のような結びの語は必要ありません。

なお、社内に始末書のテンプレートが用意されている場合は、その書式に従って始末書を作成します。

遅刻したケース

1回だけの遅刻で始末書を書かなければいけない事態になることはまずありません。遅刻のケースでは、常習的に遅刻を繰り返している場合がほとんどです。

そのため遅刻のケースでは、客観的に事態を把握しやすくするため、遅刻した期間と回数を記載することが大切です。その上で遅刻の内容と原因を書き記します。

会社からの貸与物の紛失物をしたケース

会社からの貸与物をなくしてしまった場合には「紛失したもの」と「紛失に気づいた日時」を必ず書くようにしましょう。

その上で紛失場所、状況、原因などを分かる範囲で書き記します。

何を紛失したのかを明確にするため、始末書の末尾に紛失したものを箇条書きしておくとよいでしょう。なお、盗難のおそれがある場合にはその旨も記載しておく必要があります。

交通事故を起こしたケース

交通事故では「誰が（who）」「いつ（when）」「どこで(where)」「どんな（what）」事故を起こしたのかを説明する必要があります。

その上で「事故の原因（why）」と「事故の状況（how）」を説明します。くわえて、損害状況についても説明しておくとよいでしょう。

なお、相手方がいる場合には、示談などの話し合いの結果も記述するようにしましょう。

部下の不祥事があったケース

上司とはいえ、部下の失態について責任を全て被る必要はありません。しかし、上司には部下を管理・指導する立場としての責任があります。その点を始末書の中で述べるとよいでしょう。

ノートPCを破損したケース

ノートPCに限らず、物を損壊してしまった場合には、その損害額を箇条書きで示しておくと、わかりやすい始末書になります。

顧客からのクレームがあったケース

請求書の計算ミス

不良品の製造

不良品の製造における始末書では、発生した不良品の型番と個数を記載することが大切です。

社内規則違反のケース

いかがでしょうか。実際に始末書を書く際は緊急度が高い状況だと思いますので、是非本記事をご活用いただけたらと思います。

また、最も大切なのは始末書を書かなくてもいいように日々管理業務を行うことです。リスクに備えることで更なるご活躍が出来る事をお祈りいたします。

本記事の他にも仕事を進める上で役立つ記事を発信しておりますので、是非合わせてチェックしてみてください。

おわりに、｢仕事探し｣って実は難しくないんです

新たな環境に身を置こうと考えたとき、誰しも必ず｢不安｣と出遭うことになります。
本当に自分のやりたいことができるのか、よくない意味での｢想像とのギャップ｣はないだろうか、自分で務まる業務内容なのだろうか...。

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