そもそも退職届は郵送で送っていいの？

初めに退職届を郵送で送って良いかという点ですが、結論郵送でも手渡しでも同様の効力を持つので郵送で送っても問題ありません。

但し、郵送の場合は配送のミスなどの事故が起こるリスクがゼロでない為、確実に渡すなら手渡しの方がよいでしょう。

また郵送の際は手渡しと違い、コミュニケーションを取らず封筒と書類が会社に届くので封筒の種類や記載方法、書類の内容などは最新の注意を払い郵送する必要があります。

本記事では、特に郵送時の注意点について紹介致しますので、参考にしてみてください。

退職届はいつまでに渡せばいいのか、退職届の中身は何を書けばよいのかなども別の記事でまとめておりますのでご確認下さい。

退職届を郵送する封筒の選び方

封筒の種類

ビジネス向けの封筒は大きく分けて、「茶色」と「白色」がありますが退職届を始め、正式な書類などを扱う際は「白色」の封筒を選択するようにしましょう。

「茶色」の封筒は費用が安く、社内で事務的な内容を扱う際に使用されます。その為、より質の高い「白い」封筒はフォーマルな場面で用いられます。

また、「白い」封筒にも種類があり中身が見えないよう二重になっているものがありますので、こちらを選ぶようにしましょう。

封筒のサイズ

封筒のサイズに関しては共通の決まりはありませんが一般的に退職届のサイズがA4もしくはB5が望ましいとされている為、それにあった封筒を選ぶと良いでしょう。

具体的にはA4の場合は長形3号（120×235mm）、B5の場合は長形4号（90×205mm）が望ましいです。

郵送時の封筒の書き方とマナー

表面

黒のボールペンか万年筆を用いて、退職届もしくは退職願と丁寧に書きましょう。位置としては表面中央の上から大きくハッキリと書くようにしましょう。

宛名には上司の名前を書くようにしましょう。また郵送する際は退職届をきっかけに上司が退職の意思をしることが無いよう事前に必ず伝えておくことがマナーです。

上司が不明確で誰に送ればよいか分からないという場合には、人事部に連絡し宛名を確認しましょう。

退職の情報は企業と従業員双方にとってセンシティブな内容となりますので、宛名以外の人が開封してしまうと大きな問題に繋がりかねません。

そこで、宛名の人以外が開封しないように、「親展」と赤字で書き、赤い線で囲みましょう。

裏面

裏面には左下に自分の名前と住所を記載するようにしましょう。また封筒を止める際はのりを用いて端までしっかりとめます。テープなどは郵送の際に剥がれて書類が正しく渡らないリスクがあるため使わないようにしましょう。

マナー

郵送で送る際には対面で無い分会社や上司に対しての配慮や丁寧な対応が必要になります。

退職届など重要な書類の場合は届け出と合わせて“添え状”も送るようにしましょう。

添え状とは退職届を送付している旨を一言添える為のものです。お世話になった会社に対して、誠意をこめて作成するようにしましょう。

郵送方法

郵送方法は主に窓口で行うか、ポストなどに投函するかの二択になると思いますが、こちらも正しく渡らないというリスクを少しでも下げる為に窓口を利用するようにしましょう。

更にエラーが起きない方法として内容証明という制度を利用することをおすすめします。

郵送の際に追加で料金はかかりますが、「いつ、どのような内容の文書を誰から誰に送られたかを差出人が作成した謄本によって日本郵便が証明してくれる」制度となっています。

郵送後

郵送したら完了ではありません。必ず上司や、人事部など宛先にあたる人や部署に連絡を入れましょう。

退職の意思を伝えている場合でも受け渡しが正しく行えるよう、いつ届くかなどを伝えてると良いです。またこの連絡には事務的な役割だけでなく、”円満”に退職する上でも必要な配慮だと言えます。

会社に対してネガティブな感情を持って退職する場合、細やかな配慮は必要ないと思う方も多いと思いますが是非最後まで誠意をもって、手続きを進めるようにしましょう。

基本的には別の会社に移る場合が多いと思いますが営業職の場合、退職した会社が取引先である場合もあります。

またtoCの仕事の場合でも顧客として前職の同僚に接客する場面がくるかもしれません。この点を踏まえると、新しい環境でも結果を出し活躍するには、最後まで誠意ある対応が重要であると言えます。

ここまで無事行い、退職が認められると退職の手続きが進んでいきます。

まとめ

いかがでしょうか。退職届一枚を郵送するだでも配慮すべき項目は沢山あります。また退職の手続きと合わせて次の就職先が決まっていない場合は転職活動も並行して行わなければなりません。

仕事からは離れられるものの時間をかけ転職活動を行得ない場合は、仕事以上に考える事が多く忙しくなるかもしれません。

この状況を回避する為の選択肢として、転職エージェントの活用をオススメします。

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一人だと不安な履歴書の確認や面接練習も行ってもらえる為、有効活用するようにしましょう。退職から次の会社への就職まで円満に行えるぜひ、転職エージェントの活用を検討してみて下さい。

おわりに、｢仕事探し｣って実は難しくないんです

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