休職届とは？

休職届とは、従業員が休職を取得するにあたって会社に提出する書類のことです。会社によっては提出する必要がないところもありますので、まずは就業規則をチェックして確認しましょう。

休職する際にはまず上司に休職したい旨を伝え、そこから指示を仰ぎましょう。休職するにあたっては上司の理解が必要不可欠ですので、上司を越えて直接会社に伝えるのはなるべく避けたいところです。

休職の手続きについては人事や総務が管理していることが多いです。上司の了承を得たうえで総務か人事に休職したい旨を伝えて手続きの指示を仰ぎましょう。

休職届の提出が必要な場合にはそこで指示されるはずです。

休職までの流れ

休職届の書き方に移る前に、休職までの流れをあまりよく把握していないという方はここで全体像をつかんでおきましょう。

休職できるかを確認する

まずは自分の会社で休職できるかどうかを確認しておきましょう。

休職制度は法律で定められたものではなく企業ごとに任意で設定するもののため、そもそも休職の規定がなければ休職を取得することができません。

休職についての規定を置いていない企業は中小企業などに多いため、もし就業規則に記載がなければ会社に個別で相談して対応してもらえないか働きかけてみましょう。

休職制度の内容を確認する

休職を取得できることがわかったら、次は自分の会社の休職制度の内容を詳細に確認しましょう。

就業規則の中に｢どのような場合に休職制度を取得できるか｣が載っているはずですので、自分が取得可能な状態にあるのかを確認しましょう。

診断書を取得する

ケガや病気で休職する場合には、医師による診断書を提出することで会社に現状を客観的に把握してもらうことができます。もし自分の会社に産業医がいる場合には産業医に依頼するのがスマートです。

また留学で休学する場合には留学証明書を発行してもらえますので、こちらも休職届と一緒に提出しましょう。

上司に休職の相談をする

次に、上司に休職の相談をしましょう。先ほどもお伝えしたように、休職するにあたっては復職後のことも考えて上司の理解が必要不可欠ですので、最初に上司に相談しましょう。

その後、必要に応じて休職届を用意します。総務や人事に確認したうえで必要事項を記入し、規定の箇所に提出しましょう。

休職の手続きを行い、必要な情報を確認する

そして最後に休職に必要な手続きを行い、休職するにあたって事前にチェックしておくべきポイントを確認しておきます。

休職の手続きや事前のチェック項目は総務や人事の担当者に聞くのがスムーズですので、手続きに関してはここの指示に従いましょう。

また下記のポイントを事前にチェックしておけば安心でしょう。

休職届の書き方･記入例(フォーマットつき)

それでは休職届の書き方について見ていきましょう。会社で休職届の書式が用意されている場合はそれを印刷して記入していきます。

もし書式が用意されておらず自分で作成する必要がある場合には、下記を参考に作成してみてください。

また下記URLよりフォーマットをダウンロードできますので、必要な方はぜひご活用ください。

Word版_フォーマットはこちら

pdf版_フォーマットはこちら

上記の画像のように、休職届は1枚の用紙に横書きで記載していきます。必要項目を表形式、あるいは箇条書きにして記載するのが一般的です。

休職届に必要な項目は下記となりますので、画像を参考にしながら作成してみてください。

休職届に記入するにあたっては下記のポイントに注意しましょう。

当たり前ではありますが、書き損じてしまった時には一から書き直すようにしましょう。また、休職理由はできるだけ詳細に記載することが望ましいです。

ケガや病気で休職する場合には傷病名を書くようにしましょう。また追加で提出書類がある場合には、何という名称の書類が何部あるのかを詳細に記入しましょう。

追加の提出書類には病院でもらった診断書や留学証明書などが挙げられます。

また休職中の連絡先は携帯電話の番号だけでなく、自宅の住所や実家の電話番号･住所も記入(備考欄でも可)しておくと安心です。

特に入院して療養する場合は携帯電話が使えなかったり家族も病院にいて連絡がつかないこともあるため、備考欄に病院名･病院の電話番号を記載しておくと緊急時でも対応できます。

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