仕事が忙しすぎる原因

そもそも、なぜ仕事が忙しすぎる状況が生まれてしまうのでしょうか？原因としては大きく下記の2パターンが考えられます。それぞれ見ていきましょう。

仕事･職場に原因がある

まずは仕事･職場に原因があるパターンです。具体的には下記が考えられます。

まずは、今勤めている業界や職種がそもそも多忙であることが挙げられます。たとえば飲食業界や出版業界など、そもそも激務になりやすい職についている方は忙しくなりやすいです。

こういった業界･職種に就いている方は業務効率を上げたり職自体を変えなければ、忙しすぎる状態からなかなか抜け出すことができません。

次に、勤めている職場が人手不足であることが挙げられます。

人手が足りないからといって会社全体の業務量が減ることはありません。人手不足に陥ると処理しなければならない一人あたりの業務量が増えるため、必然的に忙しくなってしまうのです。

会社の予算に余裕があれば新たな人員を確保できるため忙しいのは一時で済みますが、そうでない場合には簡単に人員を増やせないため、忙しさが慢性化する可能性があります。

そうなると離職者が増え、多忙さがもっと加速してしまうという悪循環に陥りやすくなります。

最後に挙げられるのは、上司がマイクロマネジメントをしてくることです。マイクロマネジメントとは、上司が部下の行動を細かくチェック･管理し、必要以上に干渉するマネジメントを指します。

たとえば電話のかけ方やメールの仕方など業務の根本に影響しない些細な部分まで細かくチェックしたり、社内用の簡単な資料にもかかわらず必要以上に訂正してくるなどが挙げられます。

こういったマイクロマネジメントを受けている場合には一つひとつの業務に必要以上に時間がかかり、仕事が溜まって忙しくなりやすくなります。

ただ、上司がマイクロマネジメントを行う理由としては、単純に上司の性格が細かいことと、部下を教育するにあたってマイクロマネジメントをせざるを得ないことの2パターンが考えられます。

そのため、自分の業務の進め方や進捗管理に原因があるという方は、自分の工夫次第でマイクロマネジメントから脱却できる可能性があります。

自分に原因がある

次に、自分に原因があるパターンです。具体的には下記が挙げられます。

まずは、すべてを完璧にこなそうとしていることが挙げられます。特に真面目な性格の方ほど、自分に任された仕事を完璧にこなそうと努力する傾向があります。

とても素晴らしい姿勢ではありますが、任されている業務量が増えれば増えるほど、一つひとつに使える時間は限られてきます。

業務を完璧にこなそうとするとそれだけ時間が必要になるため、全てに一切妥協せず取り組んでしまうといつまで経っても仕事が終わらないという事態になりかねません。

また、仕事を抱え込みすぎている場合も同様です。

｢このタスクは自分でやった方が早い｣｢〇〇さん今忙しそうだしこっちでやるしかない｣などと、周りに頼らず自分一人で仕事を片付けようとしてしまう場合も、必然的に業務量が増え忙しくなりやすいです。

次に、業務を進める際の効率が良くないことが挙げられます。業務効率が良くないと一つひとつの業務にかかる時間が増えてしまい、業務が溜まって忙しくなりやすくなります。

最後に、仕事を引き受けすぎていることが挙げられます。周りから仕事を頼まれると、断るのが申し訳なくてついつい全部引き受けてしまうという方は多いのではないでしょうか？

仕事をたくさん任せてくる周りにも原因はありますが、ある程度断らずに引き受けてしまうと｢あの人ならやってくれる｣という認識が周囲に定着し、仕事が自分に集中しやすくなってしまいます。

自分のメイン業務に別のタスクが上乗せされる形となるため、必然的に業務量が増えて忙しくなってしまうのです。

仕事が忙しすぎる時に余裕を生む対処法3選

では、実際に仕事が忙しすぎて困っている場合、どうすれば余裕を生むことができるのでしょうか？ここでは有効な対処法を3つご紹介いたします。

業務効率を上げる

次に、業務効率を上げる方法が挙げられます。たとえば下記のような方法が効果的です。

業務効率を上げるにあたり、優先度の高い業務から片付けることは最重要といっても過言ではありません。たとえば、納期が決まっている業務を放置してあまり重要でない雑務を優先してこなしていたら、納期漏れに繋がってしまいますよね。

タスクにはそれぞれ優先すべき順位があるため、それに沿ってこなすことで不必要に忙しくなるのを防げます。ぜひ下記の手順に従って優先順位の高い業務から着手するようにしましょう。

まずは自分のタスクを全て洗い出した後、下記の画像を参考にそれぞれ優先順位をつけます。そして納期が決まっている緊急度の高いものや重要度が高いものから片付けるようにすれば、仕事に追われにくくなります。

緊急度･重要度が低いものは明日以降に回したり、隙間時間に進めることで緊急度･重要度が高い仕事の進行を妨げることなく着手することができ、結果的に忙しくなりすぎるのを防ぐことができるのです。

次に、思考力を使う仕事は午前、作業ベースの仕事は午後に回すようにすれば、より集中しやすくなるため短時間で業務が片付き、仕事が忙しくなりすぎるのを防げます。

脳科学者･茂木健一郎氏によれば朝の起床後3時間は脳が最も効率的に働く｢ゴールデンタイム｣とのことで、企画を考えるなどの思考力を必要とする作業は午前中に行った方が効果的とされています。

その分、資料作成やデータ集めなどの作業ベースの仕事は午後に回すことで、より効率的に仕事を片付けることができるのです。

また、前倒しで仕事を片付ける方法も一つです。業務が忙しすぎる場合でも、日によって｢今日は比較的マシだな｣という日があったり、急に時間が空くようなこともあるかと思います。

そういったタイミングを利用して、本来なら明日以降着手する予定だった仕事を先に終わらせてしまうことで、後々業務が溜まってしまうことを防げます。

なお、上司への報･連･相をこまめに行うことにも仕事が忙しくなりすぎるのを防ぐ効果があります。

報･連･相をこまめに行わなければ、資料を完成させた後になってから｢この情報入れといて｣と指示をされて二度手間になってしまったり、事前に上司へ相談しなかったことでトラブルを誘引してしまう可能性があるからです。

これらは今日からでも試せる方法ですので、ぜひトライしやすそうなものから着手してみてください。

引き受ける仕事を吟味する

次に、引き受ける仕事を吟味する方法が挙げられます。周りからお願いされた仕事を全て引き受けてしまっていては、必然的に仕事が忙しくなりすぎてしまいます。

できれば自分の担当業務以外は引き受けたくないところですが、それでは組織全体が円滑に回らないこともあるでしょう。そこで、お願いされた中でも実際に引き受ける仕事を吟味するのが有効です。

自分にしかできない仕事や緊急度が高いものなど、本当に自分が引き受けるべきものだけを引き受けて、それ以外のものははっきりと断りましょう。

｢申し訳なくてなかなか断れない｣という方は、下記のような形で“今すぐには着手できない”ことを伝えると、たいていの場合は理解してもらえるためおすすめです。

上司に業務量･担当領域の相談をする

最後に、上司に業務量･担当領域の相談をする方法が挙げられます。

そもそもの担当業務の量の多さから仕事が忙しくなりすぎている方や、残業続きでストレスだという方は、上司に業務量や担当領域を調整してもらえないか相談するのも一つです。

依頼する際のコツは、あらかじめどの業務にどれくらいの時間が必要になるかを計算して洗い出し、それをスケジュールに落とし込んで上司に提示することです。

これによって就業時間内では片付けられない事実を数字で見せることができるため、信憑性が増します。

それでも忙しいなら

さて、本記事では仕事が忙しすぎる際の対処法についてご紹介いたしましたが、いかがでしたか？少しでも参考になれば幸いです。

とはいえ、これらの方法を試したにもかかわらず忙しさが軽減しないという方もいらっしゃるでしょう。そういった方はそもそも忙しい業界･職種に就いていたり、職場の人手不足が深刻な可能性があります。

上記のケースに該当する方は自分の工夫だけで解決するには限度があるため、自分に合った業務量、自分に合った忙しさの仕事や職場に転職するのも一つです。

たとえば、転職エージェントの専属キャリアアドバイザーに相談すれば｢本当に自分に合った仕事･職場｣をカウンセリングしてもらうことができ、必要に応じて求人紹介も受けられます。

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おわりに、｢仕事探し｣って実は難しくないんです

新たな環境に身を置こうと考えたとき、誰しも必ず｢不安｣と出遭うことになります。
本当に自分のやりたいことができるのか、よくない意味での｢想像とのギャップ｣はないだろうか、自分で務まる業務内容なのだろうか...。

｢仕事探し｣というものがとてつもなく難しいものに思え、孤独を感じている人もいるのではないでしょうか？

でも、｢仕事探し｣って実は難しくないんです！

仕事を決めるときに必要なのは｢自分の良いところを武器に前向きにぶつかること｣、言ってしまえばこれだけなんです。

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