メッセージを書く際の基本的なポイント

まず、メッセージを書く目的を改めて考えてみましょう。ただ漠然と想像するだけでは文面は浮かんできません。何を伝えるためのメッセージなのかが決まれば、自ずと書くべきことが見えてくるはずです。

退職のメッセージには、ねぎらいや感謝、別れを惜しむ気持ち、退職後の活躍を応援していることなど、いろいろな想いを込めることができます。

感謝の気持ちを伝えるなら「ありがとうございました」や「本当にお世話になりました」などのシンプルな言葉を基本にします。具体的なエピソードを添えれば、唯一無二のメッセージになります。

これまで密に接してきた人であれば、別れは寂しいものです。ならば素直にその気持ちを綴りましょう。

「もうあなたの元気な声が聞こえなくなるのが寂しいです」など、エピソードを交えて伝えるとより気持ちが伝わりやすくなります。

今後を応援している旨を伝えるのもおすすめです。退職の理由が何であれ、その人は別の道を歩み始めることになるので、その背中を押すような言葉を心がけましょう。

「応援しています」「ご活躍を心からお祈りしています」などが基本的なメッセージになります。

記入を避けた方が良い内容

退職のメッセージの中には、記載を避けた方がいいものがあります。最後の最後で嫌な思いをさせないためにも、しっかり押さえておきましょう。

砕けすぎた表現

同期など自分に近しい人が退職する場合は、あまりかしこまらず明るいメッセージを送る人も多いです。ただし砕けすぎた表現には注意しましょう。

特に寄せ書きの場合は不特定多数の人の目に触れることも考えてメッセージを考えるのが基本です。ある程度の礼儀は守り、個人的すぎる内容には触れないようにしましょう。

加えて「また一緒にあのお店行こうな」など、誤解を招くような書き方も注意が必要です。やましいことがなくても、退職のメッセージは相手の家族が読むこともあるからです。

親しい人なら、個人的な相談や転職先について聞くこともあるかもしれませんが、それに関係する事柄を不特定多数の人が見る場所に書き込むのは避けた方が無難です。

個人的に伝えたいことがあるなら、寄せ書きとは別に手紙を書くなどするといいでしょう。手紙なら本人しか読まないため、多少センシティブな話題も出せます。ただし、もちろん礼儀は必要になります。

具体的な退職理由

定年、転職、結婚、出産、介護や病気。退職にはいろいろな理由があります。

仮に退職の理由を知っていても、不要な誤解やトラブルを避けるため、たくさんの人が見る場所では具体的な転職理由に触れないように気を付けましょう。

例えば退職理由が転職だと自分は知っていても、周囲が知らないならメッセージでは触れないようにします。仮に周囲も転職が退職理由だと知っていても、次の職場の社名や勤務地などを書き込まないようにしましょう。

その他、特に病気や出産はプライベートなことなので、あまり知られたくないという人も多いです。

こうした事情を公にしてしまうと、メッセージを受け取った人が嫌な思いをするだけではなく、職場でも「自分だけ知らなかった」という事態が発生して人間関係がギクシャクする可能性があります。

目上の人への失礼な表現

目上の人へのメッセージは、特に注意が必要です。まずは言葉遣いについてです。

「頑張ってください」や「応援しています」「ご苦労様でした」といった言葉は、基本的に立場が上の人が下の人に向けて使う言葉とされています。

問題ない、気にしないという人ももちろんいますが、やはり受け取る人が不快に思うかもしれない表現は使わない方がいいでしょう。

激励の言葉を使いたい場合は、「応援しています」や「頑張ってください」ではなく「ご活躍をお祈りしています」などの言い回しにしましょう。

定年退職を迎える上司にメッセージを送る機会は多いですが、ここでも特に注意したい点があります。

まず「これからはゆっくりしてくださいね」といった言い方は避けましょう。全ての人が定年退職後仕事を引退するとは限りません。

再雇用でバリバリ働き続ける人も多いですし、仕事は辞めても趣味やボランティアに精を出すアクティブな人もいます。そうした人に「ゆっくりしてくれ」とメッセージを送ると、新生活に水を差してしまうことになるからです。

これまで忙しかった分のんびりして欲しいという気持ちがあっても控えるようにしましょう。

とはいえ「まだまだ元気なんですから家に籠もらず、これからもどんどん外に出て行ってくださいね」などの言葉もNGです。

本人は背中を押しているつもりでも、これでは暗に「あなたはお年寄りだ」と言っているようなものです。

しかも「定年退職後は家にずっといるもの」という先入観も含まれています。馬鹿にしていると捉えられかねないため避けましょう。

ネガティブなエピソード

嫌なこと、大変だったことなどネガティブなエピソードを加えるのは割けるのが無難です。「今となってはいい思い出」であっても、やはりその職場を去る人をポジティブな言葉で送り出してあげましょう。

とはいえ、怪我や病気など退職理由がおめでたいものではない場合は注意が必要です。この場合は「祝」の字は控えましょう。

理由が分からない場合は、「お礼」「感謝」「ありがとうございました」などどんな場合も使える言葉を選びます。退職理由に合わないメッセージを送るのももちろん厳禁です。

中には転職する人に対して、転職を否定するようなメッセージを渡してしまう人もいますが、こちらも避けましょう。

本人は激励のつもりでも「楽な仕事はないと思いますが、どこに行っても頑張って」や「早く次の仕事先が見つかるといいですね」という文章は、相手に嫌味と捉えられてしまいます。

相手を落ち込ませるような言葉は避け、気分が明るくなるような言葉を考えましょう。

退職理由と合致しない内容

病気で退職する人に「新天地でも頑張って」と送ったり、起業する人に「これからはのんびりして下さい」と送るのは大変失礼になります。相手の年齢や性別で早合点しないよう十分注意しましょう。

退職していく人には、背中を押すようなメッセージを送るのがおすすめです。

いくら別れが辛くとも、相手を引き止めるような言葉は相手の気持ちが暗くなってしまう可能性があるため、「一緒に仕事ができなくなるのは寂しい」くらいなら問題ありませんが、「行かないで欲しい」などの表現は避けるのが無難です。

また、今生の別れのような悲壮感漂うメッセージも避けましょう。

もしかしたらプライベートでばったり会ったり、縁あってまた一緒に仕事をすることもあるかもしれません。そう考えると「もう会えなくなると思うと辛い」のような言葉は相応しくないでしょう。

他の人と似ているメッセージ(寄せ書きの場合)

寄せ書きの場合、近くにあるメッセージとは内容を変えるようにします。似たような文章が並んでいると、もらった側は「考えるのが面倒でマネしたな」「書く決まりだから書いただけだな」と嫌な気持ちになってしまいます。

また、寄せ書きは極端な余白が出ないよう、人数などを考えてメッセージの長さや字の大きさを調節する必要があります。どうしても余白ができてしまうときは、イラストやシールで余白を埋めましょう。

パターン別一言メッセージ例

メッセージを送る相手に合わせて、具体的な内容を考えてみましょう。メッセージは自分の言葉で伝えるのが原則です。

例文を参考にするのはもちろん構いませんが、丸写しするのではなく自分の言葉に直すようにしましょう。

その方が機械的な文章にならず、気持ちも伝わりやすくなります。自分にしか書けない思い出のエピソードがあれば、積極的に取り入れていきましょう。

上司に一言

まず、定年退職する上司にはこれまで長年勤め上げたことを労い、お世話になったことを感謝し、今後の幸せや健康を祈る言葉が中心になるでしょう。

このメッセージの「周囲に気を配り働きやすい環境を作ってくださったこと」の箇所を、自分が感謝していることに変えるとオリジナルの内容となります。

「厳しくも優しく指導してくれた」「やりがいのある仕事を任せてくれた」など、上司とのやりとりを思い返してみましょう。

一方で退職理由が定年ではない場合、感謝の気持ちを第一に伝えるようにしましょう。具体的にお世話になったことや、尊敬しているポイントなどを添えるとオリジナリティのあるメッセージになります。

同僚に一言

同僚へのメッセージは、相手との距離感に合わせて語調を調節しましょう。親しい間柄の場合、丁寧過ぎる口調は他人行儀に映ってしまいます。適度に砕けた口調を使いましょう。ただし砕けすぎには注意です。

一緒に遊んだり食事をしていたなら、そのエピソードに触れるのがおすすめです。

また「また一緒にご飯に行こう」「落ち着いたら飲みに行こう」など、これからも関係が続いていくような言葉を使うと、自分も相手も安心して連絡を取ることができるでしょう。

一緒に仕事をしたことがあるなら、そこに触れるといいでしょう。退職の理由が転職なら、同僚ならではの応援の言葉を添えるのもおすすめです。その人の良いところに触れると、未来に対する自信に繋がります。

同僚へのメッセージで困るのが、あまり親しくない相手の場合です。この場合はあまり感謝や気持ちを込め過ぎず、シンプルな一言でまとめると良いでしょう。同僚であっても砕けた口調は避け、丁寧語を心がけます。

「真摯な仕事態度を聞く機会があり」という部分を変えると、自分なりのメッセージになります。「〇〇さんの作った資料が分かりやすかった」など、エピソードがあれば加えましょう。

部下に一言

後輩へのメッセージは、背を押し応援している気持ちをしっかりと伝えるようにしましょう。お説教くさくなったり、圧を感じさせないよう注意が必要です。

「〇〇さんは私が初めて指導した後輩で、逆に助けてもらうことも多いくらいの自慢の後輩でした」という部分は、後輩が自分にとってどんな存在かに書き換えましょう。

当然「手のかかる後輩だった」というようなネガティブな言い方は厳禁です。

個人的な都合で退職する後輩の場合は、これまでの感謝を伝えてあげるといいでしょう。かしこまってしまうと後輩が恐縮してしまうので、ある程度フランクな文面にするのがおすすめです。

可愛がっていた後輩が退職するとなると、先輩としては寂しさが募るものですが、ウエットになるのはぐっと堪えて、後輩が明るい気持ちになれるような文面を心がけましょう。

直接仕事で関わる機会が少なかった方に一言

部署が違うと、直接やり取りをする機会はほとんどありません。とはいえ、同じ会社で働いている以上、間接的にどこかでお世話になっていることは間違いありません。失礼のないよう、丁寧な文章を心がけましょう。

部署が違っても仕事をしている姿を見たことがあるなら、そのことをメッセージに加えるといいでしょう。

直接関わりがなかった人に感謝の気持ちを述べるときは、あまり大袈裟にせずシンプルな文面を心がけましょう。

まとめ

メッセージを送る相手や退職理由によって相応しい文面は変わってきますが、基本的には明るい言葉を選ぶことをおすすめします。

一緒に仕事をしてきた人がいなくなってしまうのは寂しいですが、最後だからこそ気持ちよく送り出すことを心がけましょう。また、上司や先輩に対してメッセージを送るときは、マナーや言葉遣いに注意します。

「頑張ってください」や「応援しています」はつい使ってしまいがちですが、目上の相手には失礼に当たるとするケースが多いため、避けるようにしましょう。

親しい同僚や面倒を見た後輩が相手の時は多少砕けた方が気持ちが伝わりますが、その場合も第三者がメッセージを見ることを想定し、砕け過ぎに注意し、どんな相手であっても、素直にメッセージを綴り、こちらの気持ちを届けることが大切です。

おわりに、｢仕事探し｣って実は難しくないんです

新たな環境に身を置こうと考えたとき、誰しも必ず｢不安｣と出遭うことになります。
本当に自分のやりたいことができるのか、よくない意味での｢想像とのギャップ｣はないだろうか、自分で務まる業務内容なのだろうか...。

｢仕事探し｣というものがとてつもなく難しいものに思え、孤独を感じている人もいるのではないでしょうか？

でも、｢仕事探し｣って実は難しくないんです！

仕事を決めるときに必要なのは｢自分の良いところを武器に前向きにぶつかること｣、言ってしまえばこれだけなんです。

｢でも自分に良いところなんてないよ～…｣なんて嘆いているそこのあなた！長所や強みは誰しも絶対にあります。可能性のある存在を否定するほどもったいないことはありませんよ。

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