退職の挨拶はメールでも良い？失礼にはならない？

退職日はそれまで働いていた職場に出勤する最後の日。お世話になった方々にこれまでの感謝の気持ちを伝える最後のタイミングでもあります。

退職の挨拶とお世話になったことへのお礼を伝えるとなると、できる限り正式な形でと考える方も多いはず。

一般的にイメージされるのは対面での挨拶や電話、手紙・はがきなどでお礼状を送るなどの方法かと思いますが、メールで退職の挨拶をするという方法もあります。メールは日常的な連絡ツールの一つとして現在幅広い場で利用されています。

カジュアルな連絡手段というイメージが強いため、「退職の挨拶に使うのは失礼に当たるのでは？」と考える方もいるかもしれませんが、そのような心配は無用です。

メールはビジネスの場において一般的に使用されているツールです。相手はどこにいてもメールボックスを開けば受信したメールを自由に確認することが可能です。

またメールを送って何秒かすれば相手の元にメールが届くスピード感もポイント。効率的に連絡ができるメールはカジュアルさよりその便利さが重視されており、かしこまった挨拶などに使用されることも現在では珍しくありません。

実際に退職の挨拶をメールで送っている人は大勢います。メールで退職の挨拶ができれば、一気に多くの相手に同じ文面を送ることができるため、忙しい退職日にもお世話になった全ての方に感謝の気持ちを伝えられます。

失礼に当たる行動ではないため、安心してメールを使ってください。

退職挨拶メールの基本知識･マナー

退職挨拶メールを送る上では、基本知識やマナーを理解しておくことが重要です。ここでは、押さえておきたい主なものを紹介します。

退職挨拶メールの送信方法

退職挨拶メールの送信方法は、個別送信と一斉送信のいずれかです。

「退職挨拶メールを一斉送信するのは失礼だろうか」という悩みも見受けられますが、結論を言えば失礼に当たらないので大丈夫です。

これまでお世話になった人全員に個別のメールを送るとなると、非常に時間がかかってしまいます。

退職までの日数は限られており、業務引継ぎや残務処理、身の回りの整理なども行わなければならないため、挨拶のために使える時間はそう多くないでしょう。

大勢の人に短時間で連絡をすることができるのがメールの大きなメリットのため、これを使わない手はありません。ビジネスマナーや丁寧な言葉遣いをしっかり意識した文面であれば、自分の気持ちは十分相手に伝わります。

中でも特別にお世話になった何人かだけ個別メールを送信し、そのほかの方々（同僚･後輩）には一斉メールを送信、という形で全く問題はありません。

ただし、上司や社外への退職挨拶を一斉送信メールにするのはマナー的に失礼にあたるため、必ず個別送信にしてください。一通一通文面を考えるのは手間がかかるため、例文のテンプレートなどを活用するのも1つの方法です。

なお、テンプレートを活用する場合は、送る相手の名前と文面がちぐはぐにならないよう注意しましょう。例えば送る相手と全く関係のないエピソードをしたためて送ってしまうなどです。

自分に充てた内容ではないメールが自分の名前で届くことで、不快にさせてしまう可能性があります。

また、メールを送る際は宛先の設定に注意しましょう。一斉メール時の宛先のアドレスは全て「BCC」に入力するのがポイントです。

BCCに設定すれば、一斉メールの宛先になっている人同士はお互いのメールアドレスがわからない状態になるため、個人情報の保護ができます。

「TO」に設定すると、誰に一斉送信したかメールを受け取った全員がお互いにわかる状態になってしまいます。メールアドレスをTOにするかBCCにするかの設定ミスはよくあるため、退職日に最後の最後でミスをしないよう気を付けましょう。

退職挨拶メールを送る相手

退職挨拶メールを送る相手は、これまで働いてきた中でお世話になった全ての方々です。社内であれば、上司・同僚・後輩などになります。

現在同じ部署であるか否かは関係ありません。退職時点で同じ部署のメンバーは全員、そして現在部署が違うお世話になった人をピックアップするのが良いでしょう。

会社が広い場合はお世話になっている人が今具体的にどこの部署にいるのかわからない場合もあるでしょう。また、支社などに異動し同じ建物にいない場合もあります。

退職挨拶メールを送りたい人の現在の所属は早めにチェックし、メールアドレスも調べて、スムーズにメールを送れるよう準備しておきましょう。

また、社外でお世話になった人もメールを送る相手に含まれます。具体的には取引先の担当者などです。

退職挨拶メールを送るタイミング

退職挨拶メールをいつ送るかで悩む方も多いでしょう。上司・同僚・後輩など社内に向けての挨拶メールは退職日当日に、取引先など社外に向けてのメールは退職日の2～3週間前に送るのがポイントです。

社内の人への退職挨拶メールは、退職の報告と言うよりも最後のご挨拶という性格が濃いものです。そのため、退職日より前に送ると退職日まで期間が空き、少し間延びしてしまう印象になります。

退職日の締めくくりのご挨拶として送信するのが良いでしょう。なお、当日送るときには社内が忙しい時間帯は避けた方が無難です。

定時前に退社するなど事情がある場合は早い時間でも構いませんが、忙しい時間帯はメールのやり取りも多くなるので退職挨拶メールが埋もれてしまい、気付かれない可能性もあります。

定時の1時間くらい前から定時までに送るのがベストです。

社外へのメールは社内向けと異なり、退職のご報告の性格が色濃くなります。取引先にしてみれば担当者が退職すると聞いて一番に考えるのは「今後の取引は誰とどのようにすれば良いのか」でしょう。

そのような取引先の疑問を速め払拭することが、今後の良好な取引にも繋がります。社外の相手に対しては、退職が決まり次第タイミングを見ながらできる限り早めに退職挨拶メールを送るのがおすすめです。

後任と一緒に先方へ挨拶に伺いたい場合は、相手に時間をつくってもらえるか確認し、日程調整も行う必要も生じます。特に期間に余裕を持って動きましょう。

ギリギリにならないよう、計画的に退職の報告と後任への引継ぎなどを済ませられれば、取引先から会社へのイメージはもちろん、自分自身への印象も良くなります。

退職後、もし何らかの縁でまた取引先と関わりを持つようになったとき、このような良いイメージが何かプラスに働く可能性もゼロではありません。

退職挨拶メールに返信があったら

退職挨拶メールに返信をしてくれる人もいるかもしれません。自分のことを気に掛けてくれる気持ちは非常にありがたいものです。返信にさらに返信をするかは、もらった返信の文面などで判断しましょう。

もし返信の内容がそこで完結しているようなものなら、返信はしなくても問題ありません。連絡先の質問や退職祝いの食事のお誘いなど、文面に何かしら質問が入っている場合は返信が必要です。

また、特別お世話になった人から返信がありさらに返信したいと感じたら、文面に関わらずそうして問題ありません。なお、返信内容はシンプルなもので問題ありません。

質問に対して返信する場合には、それへの回答をメインに文章を考えましょう。そのほかの返信でも「ご返信くださりどうもありがとうございます。新天地でも頑張りたいと思います」など短い文面で問題ありません。

退職挨拶メール 作成･送信時のポイント

退職の挨拶メールを作成する際や送信する際には意識しておきたいポイントが複数ありますので、こちらについてもご紹介いたします。

件名は明確にする

件名に関しては「退職のご挨拶」など、退職挨拶メールであることがわかるようにしましょう。

「大変お世話になりました」「これまでありがとうございました」など、件名から感謝の気持ちを述べてしまうと、メールを受け取った側は一目ではどのようなメールか判断することができません。

多数のメールをやり取りする中で「よくわからないから後で確認しよう」とスルーされてしまう可能性もあります。退職日にしっかりご挨拶を相手に伝えられるよう、わかりやすい件名を意識してください。

退職の理由は詳しく書かない

内容に関してのポイントの一つは、退職の理由を詳しく書かないことです。

人によっては理由を語りたいと考えるかもしれませんが、個人的な挨拶メール以外のメールでは「一身上の都合により」などシンプルな内容に収めるのが鉄則です。

詳しく書いてしまうときりがなくなり、また挨拶やお世話になった方々への感謝の内容が薄れてしまう可能性があります。

また、退職理由に会社への不満などがある場合、それを文面にしてしまうと後味が悪い内容になってしまいます。退職日をきれいに禍根なく終えるため退職理由は触れずにおくのが良いでしょう。

部署の人全員など、社内の大勢に向けた挨拶メールはできる限りすっきりした文面を心がけることが大切です。

個人的な連絡先は載せても問題ない

なお、メールの中に自分の個人的な連絡先を入れるか迷う人もいるでしょう。退職してしまうともう社内でのやり取りは不可能になります。

会社の中に退職後も個人的に連絡を取り合いたい人もいるなら、退職日は連絡先を伝える最後のチャンス。

仕事上のメールに私用の連絡先を載せるのはルール違反かと心配する方もいるかもしれませんが、特に問題ないため自分の判断で問題ありません。

ただし、社外向けの退職挨拶メールに私用の連絡先を載せるのは避けるのが無難です。

もしその私用連絡先に取引先から連絡がきて新たな取引などが発生した場合、退職する会社に「社内の情報を利用した」という理由で訴えられるなど、トラブルに発展する可能性があります。

どうしても私用の連絡先を取引先に伝えたいなら、上司に相談しましょう。

送る相手によって内容を少し変える

メールの内容は送る相手によって少し変化を加えることがポイントです。メールの中で何を強調するかを考えて作成しましょう。

例えば社内の大勢の人に向けたメールは、前述した通りあまり個人的な内容は盛り込まずシンプルにまとめるのがベターです。万人への挨拶としてふさわしいメールを意識してください。

上司や特にお世話になった方向けのメールは挨拶とともに感謝の気持ちを示した文面にしましょう。退職理由なども、あまり批判的な内容にならなければ詳細に記載することも問題ありません。

メールを送る相手とのエピソードなども交えながら、これまで支えてくれたことへのお礼をしっかり伝えてください。

社外向けのメールには後任について明記する

取引先など社外に向けた挨拶メールは、これまでのお世話になった感謝を伝えるとともに、退職後の後任に関する情報を必ず記載し、相手に安心感を与える内容にしてください。

先の段落でも述べた通り、取引先が最も心配するのは現在の担当が退職した後の取引のことです。後任者は誰か明確に伝え、引継ぎを行っていることなども示し、できる限り相手の不安感を拭うことが大切です。

なお、退職までの間に現担当である自分と後任者、2人揃って取引先に出向き挨拶をする場合もあるでしょう。その場合はメールで相手に都合の良い時間を尋ねることを忘れずに。

もし相手方が時間がとれないということであれば無理にお願いせず、後日後任者のみ挨拶に向かうようにしてください。

また、退職まで直接挨拶に出向く時間がとれない場合は、メールであらかじめ後日後任者が挨拶に伺うことを伝えましょう。

退職挨拶メールの例文

退職挨拶メールは普段書くようなものではないため、どのような文面にすれば良いかわからない方もいるでしょう。ここでは、宛先別の退職挨拶メール例文をご紹介します。

そのままテンプレートにして、または自分でカスタムして使ってみてください。

同僚･後輩への挨拶編

上司やお世話になった人への挨拶編

社外への挨拶編

※後任と一緒に直接挨拶に出向くケース

※直接の挨拶なし（後日後任のみ訪問）のケース

できるだけ早く転職したいなら

退職挨拶メールは、退職者がこれまでお世話になった方々に感謝の気持ちを伝え、新たなスタートを切るために大切なものです。退職の挨拶を伝えることで、退職者自身も気持ちの良い区切りになるでしょう。

そして、すっきりとした気持ちで退職日を迎えるためには、まず転職先を探さなければいけません。早く現在の職場を退職するため、できる限り早く転職したいと考えてる方もいるはず。

しかし、働きながら転職先を見つけるのは一苦労です。そこで、特に転職に不慣れな方には転職エージェントの利用をおすすめします。

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おわりに、｢仕事探し｣って実は難しくないんです

新たな環境に身を置こうと考えたとき、誰しも必ず｢不安｣と出遭うことになります。
本当に自分のやりたいことができるのか、よくない意味での｢想像とのギャップ｣はないだろうか、自分で務まる業務内容なのだろうか...。

｢仕事探し｣というものがとてつもなく難しいものに思え、孤独を感じている人もいるのではないでしょうか？

でも、｢仕事探し｣って実は難しくないんです！

仕事を決めるときに必要なのは｢自分の良いところを武器に前向きにぶつかること｣、言ってしまえばこれだけなんです。

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