キャパオーバーとは？

キャパオーバーとは、「自分の許容できる範囲を超えた状態」という意味の言葉です。仕事上では一般的に「仕事量が多すぎる・難しすぎるなどの理由で、自分に処理できる範囲を超えている状態」を表します。

英語のキャパシティ（capacity=容量、能力）とオーバー（over=以上、超える）という単語を組み合わせて作られた和製英語の「キャパシティオーバー」を略した言葉です。

キャパオーバーで起こるマイナスの変化とは？

キャパオーバーとは、自分の処理能力の限界を超えた状態ですから、様々なマイナス面が考えられます。データ容量の大きな動画をパソコンやスマホのデバイスで再生する場合を想像すると、わかりやすいでしょう。

デバイスやインターネット回線の処理能力を超えると、再生速度が遅くなるのと同じことです。残りの業務量が気にかかってストレスを感じたり、集中力が足りなくなってミスが増えたりして、本来の能力が発揮しにくくなります。

普段ならできる作業でも時間がかかって終わらず、「仕事ができない」と評価されてキャリアに悪影響が出ることにもなりかねません。

また、普段なら気にならないような些細なことでイライラする・気分が落ち込む・笑顔が出なくなるといった変化が起こることもあります。

心身に負担がかかっている状態が長期間続くと、体調を崩してしまうかもしれません。

食欲が落ちる、ストレスで寝つきが悪くなる、疲れがたまって朝起きるのがつらくなる、といった症状が表れたら注意が必要です。残業や休日出勤でプライベートの時間が取れなくなった場合、家族や友人とのコミュニケーションが減る、趣味で気分転換をする時間もない、など私生活に支障が出ることもあるでしょう。

キャパオーバーになる原因

キャパオーバーになる原因はいくつも挙げられますが、本人のせいではない場合もあります。適切な対処法を取るためにも、原因をしっかりと見極めることが大切です。

原因1.職場の人手不足

そもそも、職場全体の業務量に対して、働く人員が不足しているという原因が考えられます。

人手不足の業界では、ギリギリの人数で業務を回している企業も多いです。キャパオーバーになっているのは自分だけか、周りも同じかどうかを考えてみましょう。

もしも、自分だけではなく周囲も常に忙しく、残業が当たり前の環境だとすると、職場自体が人手不足で自分もキャパオーバーになっている可能性が高いです。

この場合、会社の採用人数や部署ごとの人員配置といった経営計画にもかかわるため、個人の努力だけで解決するのは難しいでしょう。対処法を考えるときは、自分を責めすぎることなく、環境を変える転職なども視野に入れることをおすすめします。

原因2.繁忙期などで業務量が多すぎる

普段は定時で帰れて残業も時々ある程度、という企業でも、月末月初や四半期末など特定の時期には業務量が増える場合があります。

一時的なキャパオーバーと考えられるため、繁忙期が終われば落ち着く可能性が高いでしょう。しかし、繁忙期の度にキャパオーバーになるのは避けたいところです。この場合は、上司に業務量の相談をすること、部署全体で業務を見直すこと、などで改善する可能性があります。

原因3.上司のマネジメント能力が不足している

部署内での業務の振り分けは、上司がマネジメントとして行う業務です。マネジメントとは、組織が成果を上げるために、部下の指導や人材育成を含めた管理や運営を行うことを言います。

誰かに負担が偏り過ぎないよう、各人の能力に合わせた業務内容と量を適切に振り分けるのも、マネジメントを担当する上司の仕事なのです。部署内で自分や一部の人だけがキャパオーバーしている、という場合、上司のマネジメント能力が不足していることが考えられるでしょう。

上司が部下の得意・不得意や、就業時間内で可能な業務量を把握していない可能性があります。また、率直に意見を言いにくい・相談しにくい雰囲気があると、部下からは業務量が多いと言い出せず、キャパオーバーに陥りがちです。

上司のリーダーシップが足りないために、仕事を頼みやすい部下に業務が集中して負担になることもあるでしょう。自力での解決は難しいですが、上司と話し合って理解してもらう方法があります。そのほか、理由となる上司が異動すれば、解決する可能性が高いです。

原因4.自分の仕事の進め方が原因の場合

配属されたばかりでまだ業務内容を覚えていない、わからないことをすぐに質問できないなど、自分の仕事の進め方が原因になっている場合もあります。

早く仕事を覚えるためにマニュアルを読み直す、業務内容を自分なりに整理する、わからないことは素直に質問するなどの行動をすれば、1つ1つの業務にかかる時間を短縮できるでしょう。

自分のキャパシティを拡げて成長する機会と捉えれば、キャパオーバーになる原因を自分自身の努力で解決することが可能です。

キャパオーバーになりやすい人の特徴

同じ業務量でもキャパオーバーになりやすい人、なりにくい人が存在します。どんな人でも状況次第でキャパオーバーになってしまう可能性はありますが、なりやすい人の特徴を知ることで、予防しやすくなるでしょう。それぞれの特徴について解説します。

責任感が強い

キャパオーバーになりやすい人の特徴として、責任感の強さが挙げられます。責任感の強さは長所でもあり、引き受けた仕事は何があっても自分でやり遂げるため、周囲からの信頼も厚く頼られるでしょう。

その分、ひとりに仕事が集中しやすく負担も増えますが、処理能力を超えた業務量であっても、自分でなんとかしようと抱え込んでしまいます。

他の人に仕事を振ったとしても、ミスが無いように最終的な責任を持とうとして丁寧にチェックを行うなど、かえって作業量が増えてしまうこともあるのです。

同僚の仕事が遅れているのを見ると、自分の業務でなくても「引き受けなければいけない」と責任を感じる人もいます。

また、頑張りすぎて疲れがたまる、多少の体調不良なら休まず出勤する、というのも責任感の強い人が無理をしがちなところです。仕事ぶりを高く評価されても、気がつくとキャパオーバーになっていた、ということが起こりやすいでしょう。

完璧主義である

完璧主義も、キャパオーバーになりやすい特徴といえます。人間であれば時にはミスをしてしまうこともありますが、完璧主義の人は自分が1つのミスをするのも許せないため、常に100％以上の力を出そうと頑張りがちです。

業務量が多すぎるときや、疲れているときも、周囲に弱音を見せることができずに内心でストレスをためてしまう可能性があります。

完璧主義の性格から大変な時も表情に出さないよう努力する人が多く、本人が限界を超えるまで、周囲も気づいてあげることができません。仕事の大小を問わず全力投球で取り組み、完璧に仕上げる姿勢は素晴らしいのですが、キャパオーバーになりやすい傾向があるでしょう。

悩み事が多い

普段から物事を考えこみやすく悩み事が多い人も、キャパオーバーになりやすい傾向があります。ひとりの人間の処理能力は、仕事と仕事以外で完全に使い分けができるものではありません。

仕事以外の時間にも生活がありますから、家族・友人・恋人との関係や、健康、金銭などのプライベートで悩み事を抱えることもあるでしょう。仕事中は気にしないように努めても、頭のどこかに悩み事が残っていると集中しきれず、処理能力を超えてしまいます。

気持ちを切り替える努力も大切ですが、多くの悩み事を抱えている時期は、仕事も無理しすぎないほうが良いでしょう。

業務量を増やし過ぎないよう心掛ける、考えなくてもできる単純作業の時間を増やす、などの工夫もできます。プライベートの悩み事が軽くなれば、また落ち着いて仕事に打ち込むことができるはずです。

頼まれたら断れない

頼まれると仕事を断れない性格の人も、キャパオーバーしやすいでしょう。自分が断ると他の人が大変になると気遣う優しい人や、断ることで人間関係を悪くするかもしれないと不安を感じる人、頼りにされたら申し訳なくて断れないと感じる気弱な人などです。

頼まれたときに断れればいいのですが、自分の許容量を超えるとわかっていても、「残業すれば何とかなる」などと無理をしてまで引き受けてしまうことがあります。自分の担当業務だけなら期日までに無理なく完了できても、頼まれて引き受けた仕事でキャパオーバーになってしまうのです。

マルチタスクが苦手

マルチタスクが苦手な人は、複数の業務を同時に任されると処理能力を超えてしまうため、キャパオーバーになりやすいです。

ひとつの作業への集中力は高くても、別の作業に移る度に意識を切り替える必要があり、時間がかかります。仕事上マルチタスクを求められる場面は多いため、無理なくできる小さなことから、複数の作業を同時に進める練習をしてみるのも良いでしょう。

自分の能力を過信している

自分の能力を過信している人も、キャパオーバーになりやすい可能性があります。

経験のない難しい業務を「できるだろう」と簡単に考えたり、「日数に余裕があるから、これくらいなら大丈夫」と許容量を多く見積もったりするため、期限までに処理が終わりません。

初めての業務には慎重に取り組み、わからないことがあればそのまま進めず、すぐに質問して確認しましょう。

また、人には向き不向きがあるため、取り組み始めたあとで自分に適性がないと気づいた場合も、早めに上司に相談することをおすすめします。効率の良い進め方を指導してもらえることもありますし、今後は適性のある仕事を振り分けてもらいやすくなるでしょう。

スケジュール管理･タスク管理が苦手

スケジュール管理･タスク管理が苦手な人も、キャパオーバーになりやすいでしょう。タスクとは、業務完了までに「やるべきこと」を、作業として細かく切り分けたもののことをいいます。

スケジュールとは、業務完了までにかかる所要時間の見積もりをもとにした、進行予定のことです。スケジュールとタスクの管理が得意な人は、今抱えている業務の全体が把握できますが、苦手な人は業務の全体をはっきり把握することができません。

そのため、たまたま手が空いているときに別の業務を引き受けてしまう、それぞれの作業に適切な時間配分ができず遅れてしまう、といった理由でキャパオーバーしやすくなります。

決断が苦手

業務の中では、大小を問わずさまざまな決断をしなければなりません。普段から何かを決めるのが苦手な人は、仕事上の決定にも時間がかかります。

あとから「あの判断は正しかったのだろうか」と気にして神経を使い、キャパオーバーにもなりやすいのです。一度決断したら、できるだけ早く気持ちを切り替えましょう。

キャパオーバーにならないための対策

「自分はキャパオーバーになりやすい人の特徴に当てはまった」、という人も多いかもしれません。キャパオーバーにならないための予防法は、どのようなものがあるのでしょうか。詳しくご紹介します。

周囲に自分の無理のないキャパシティを伝える

キャパオーバーに陥る場合は、上司や先輩から新しい仕事を振られた、担当する業務量が増えすぎた、などの理由であることが多いです。

普段から周囲に自分の無理のないキャパシティを伝えておけば、仕事を振り分ける前に「多すぎないか」と考慮してもらえます。頼まれると断りにくい人にとっても、事前に伝えた量を超える業務は「今この業務を引き受けると、自分のキャパシティを超えてしまう」と理由を挙げて断りやすくなる利点があるでしょう。

周囲の評価が下がりかねない、と不安に感じる人もいるかもしれません。しかし、「ここまでなら無理なく処理できる」と自分のキャパシティを伝えることは、「自分は仕事ができない人間だ」というのとは全く違います。

断れずに引き受けたことでキャパオーバーに陥ると、仕事が終わらず周囲に迷惑をかけ、かえって評価を下げてしまいかねません。

無理のないキャパシティの見積もりには、自分の能力と業務に使える時間から、処理可能な業務量を導き出す必要があります。そのため、「的確な自己分析力・判断力を持っている」という、良い評価を受ける可能性があるのです。

それでも伝えづらいと感じる場合は、「今後キャパシティを増やしていくよう努力します」という前向きな表現や、「今は引き受けるのが難しいですが、こちらの業務を終わらせたら声を掛けます」といった次につながる言葉を添えるのもおすすめです。

タスクに優先度をつける

普段から自分のするべきタスクに優先度をつけておくと、キャパオーバーになるのを防ぎやすくなります。紙かパソコンのメモ画面などを使用して、自分がするべきタスクをすべて、細かく分けて書き出してみましょう。

書き出したら、重要度や期限、処理完了までの所要時間などを考えてタスクに優先度をつけていきます。

業務全体を見直すと、関連作業をまとめて行うことで時間が短縮できるものや、効率的にシステム化できるもの、必要のない作業も見えてくる場合があります。

あとは優先度順に実行していけばいいため、何から処理するかその都度判断する必要もなくなり、時間が有効に使えるでしょう。

一つずつ片づける

マルチタスクの苦手な人に特におすすめの予防法が、タスクをひとつずつ片付けていくことです。複数の業務を同時並行して進めようとすると、注意力が分散しますし、こまめな意識の切替えにもエネルギーを消費してしまいます。

キャパオーバーにならないためには、焦らずひとつの作業に集中する時間を取ると良いでしょう。

例えば、「14時までの30分間は、この作業だけを行う」と決めて時間を区切ることで気が散らずに済み、集中力が高まって効率的です。結果として、同時並行で作業をするよりも早く終わる可能性もあります。

無理のない計画を立てる

キャパオーバーになるのを防ぐには、スケジュール管理で無理のない計画を立てることが大切です。スケジュール管理ができれば、完了までにどれくらいの作業量が必要で、現時点で何割ほど進んでいて、いつまでに終わる予定かが明確になるため、キャパオーバーを防ぐことができます。

しかし、自分が一番いい状態で処理できる最大量や、すべてがスムーズに進む状況をもとにして期限を設定しがちな人は注意しましょう。人間は機械と違って常に一定の働きを続けられるわけではなく、不測の事態が起きて解決に時間がかかる場合もあるからです。

ギリギリに設定した期限に終わらず迷惑をかけるより、最初から余裕をもって設定した期限を守るほうが、同じ時間で終わっても結果的に評価は高くなります。完了までに最低限必要な時間ではなく、何か起きたときに対応できる時間も合わせて、余裕のある計画を立てましょう。

自分のペースを大切にする

周囲が忙しく働いていると、自分も同じペースで進めなければと気持ちが焦ることがあるかもしれません。また、新人のうちは先輩や周囲と同じように働くことができず、もどかしく思うこともあるでしょう。

しかし、無理をして急ぐとストレスを感じたり、ミスが増えたりして、キャパオーバーに陥る可能性があります。

同じ書類作成でも、テキパキ進めてあとから細かい修正をする人もいれば、丁寧に進めて一度で修正のない書類を完成させる人もいるのです。人それぞれ自分に合ったペースがあるため、周囲に合わせて無理をするのではなく、自分のペースを大切にしましょう。

キャパオーバーに陥った際の対処法

今現在キャパオーバーに陥っている、というときには、どうやって抜け出せばいいのかわからず不安を感じるかもしれません。どのように対処すればいいのか、キャパオーバー状態から脱却するための対処法をご紹介します。

上司に仕事量の調整を依頼する

上司はマネジメント能力次第でキャパオーバーの原因になることもありますが、仕事を振り分ける決定権があるのも、やはり上司です。キャパオーバーに陥ったときには、業務の状況を報告・相談して、仕事量の調整を依頼してみましょう。

上司の理解が得られれば、仕事の振り分けを変えてもらう、担当者を増やしてもらうといった方法で、直接状況を変えることが可能です。外から見ているだけでは、業務の細かな進捗や、本人が実際にどれだけ困っているかを把握するのは難しいため、自分から積極的に相談するのがおすすめです。

上司の立場で考えると、部下がどのように困っているかを知ってマネジメントに役立てることができます。新しい仕事を振らないようにすることや、部下のキャパシティを計算に入れた今後の業務計画を立てることも可能になるため、安心して相談しましょう。

周囲に手伝ってもらう

キャパオーバーに陥っていると感じたら、周囲に手伝ってもらうのも良い対処法です。他の人も忙しそうだから、と遠慮してしまいがちですが、取り返しがつかなくなってから頼むより、早めに助けを求めるほうが良い結果に終わるでしょう。

相手が忙しかったとしても、お互いのタスクとスケジュールによっては、解決法を見つけることができます。

たとえば、まず期限の早い自分のタスクを手伝ってもらって終わらせたあとで、今度は相手のタスクが期限に間に合うよう自分が手伝う、といった方法です。困ったときだけ頼るのではなく、日ごろからコミュニケーションを取って信頼関係を築くことを心掛けていれば、素直に助けを求めやすいでしょう。

異動する

キャパオーバーの理由が、仕事の内容に適性がないという場合や、上司に相談しても理解してもらえないという場合もあるでしょう。今いる環境で解決が難しいときは、社内での部署異動を願い出るのも対処法のひとつです。

異動が叶うまである程度の時間が必要ですが、自分の能力と適性に向いた仕事や、適切な業務量を振ってくれる上司など、自分に合った環境に出会うことができるかもしれません。うまくいけば、キャパオーバー状態から脱却して働き続けることが可能です。

転職する

異動できそうな部署がない、または社内で異動しても忙しくてキャパオーバーになる予想がつく、などの場合は、無理をし過ぎず転職するのも対処法のひとつです。

キャパオーバー状態が長期にわたって続くと、心身に負担がかかって健康に影響が出る可能性もあります。

心も体も、一度ダメージを負うと回復まで時間がかかります。深刻な症状が出る前に、自分に合った働きやすい職場がどこかにあると考え、探してみることをおすすめします。そうは言っても、「働きながら転職先を探す時間がない」「ひとりでは転職活動に不安がある」といった場合は、転職エージェントを利用すると便利です。

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