｢退職届｣｢退職願｣の折り方の基本

退職届・退職願は、手渡しする場合でも封筒に入れて渡します。封筒に入れる退職届・退職願は、3回あるいは4回折るのがベターといわれています。

退職届・退職願に使用する用紙は、A4またはB5サイズが基本ですが、どちらの用紙を使用するにしても基本的には3つ折りが正式だとされています。

書類を3つ折りするのは、ビジネスマナーとして一般的な考え方だからです。また、退職届はネガティブな内容の書類なのでなるべく目立たないようにする小さく折るのが良いとされています。

封筒の大きさなどにより3つ折りで入らない場合は、4つ折りでも大丈夫です。4つ折りより小さく折らない理由としては、折り目が多いと読みにくくなるからだといわれています。

また、小さく折りすぎると、封筒に入れた時に厚みが出てしまうのも理由の一つです。用紙を4つ折りにしても封筒に入らない場合は、封筒を買い直した方が良いでしょう。

なお、中には退職届は3つ折りにするべきだと考える人もいるので、まだ封筒を買っていないのであれば、3つ折りした用紙が入る封筒を用意することをおすすめします。

3つ折りの際の折り方

まずは汚れていないきれいな机の上に、退職届を真っ直ぐ置きます。用紙を3等分できる位置に見当をつけて、退職届の下3分の1を上に向かって折ります。

退職届を下から上に向けて折るのは、相手が封を開けた時に書類の読み始め部分が最初に目に入るからです。下3分の1を覆いかぶせるように、残り3分の1を上から下に折り重ねましょう。

用紙を折る際は折り目が平行になるように、紙の角をぴったり合わせて折りましょう。より丁寧に折りたいなら、定規を当てながら折ることをおすすめします。

封筒は裏面にした状態で準備しておきます。3つ折りにした退職届は逆時計回りに90℃回転し、右上の書き出し部分が上にくるように向きを変えます。

きれいに3つ折りにしたい場合は、退職届と同じサイズの用紙をもう1枚用意しておきましょう。もう1枚の紙を横向きにした状態で、退職届の上辺に揃えて重ねます。2枚の紙が重なっていない下部分を上に折り上げます。

横向きにした用紙を外した上で、普通の3つ折りと同じように上部分を被せて下に折り重ねてください。この方法で折れば、きれいに3つ折りにすることが可能です。

4つ折りの際の折り方

4つ折りの時も基本的に折り方のポイントは一緒です。まずは汚れていない机に用紙を真っ直ぐ置きます。用紙の下半分を上に折り上げます。角を揃えて、ぴったり半分に折るようにしましょう。

3つ折りの時と同様に、定規などを当てるときれいに折ることが可能です。さらにも1回、下半分を上に折り返してください。逆時計回りに90℃回転し、封筒の裏側を上にした状態で用紙を入れます。

退職届･退職願 封筒の選び方

退職届・退職願を入れる封筒は、どんなものを使ってもいい訳ではありません。ここからは、退職届・退職願を入れる封筒の選び方を紹介します。

｢白い封筒｣を選ぶ

退職届・退職願は、ビジネス文書の一つです。退職届・退職願を入れる封筒は、フォーマルなシーンに最適な白色のものを選びましょう。白封筒は清潔感のある印象を与えることもあり、改まった場所で使っても失礼にあたりません。

ビジネス向け封筒の中には茶色の封筒もありますが、社内用や事務的な書類を入れる時によく使用されるものです。丈夫なクラフト紙で作られた茶色の封筒は、白封筒よりコストが低いからです。

会社へ自分の意思を伝える大切なものなので、事務的な書類を入れる茶封筒ではなく、白い封筒を用意してください。もちろんカラー封筒や柄付き封筒なども不適切です。

封筒は、縦長の和封筒と横長の洋封筒の2種類があります。日本の企業であれば、縦書きの退職届を白の和封筒に入れて渡すのが一般的です。

ただし、外資系企業で退職届を提出する場合は、横書きの退職届を洋封筒に入れて渡す場合があります。外資系企業に勤めている場合は、どういった形式で退職届を準備すれば良いか、事前に確認することをおすすめします。

また、退職届は個人情報が含まれる重要な書類のため、第三者にチェックされないように中身が透けない封筒を用意してください。

中身が透けない厚手の素材でできた封筒や、紫色の紙などが付いた二重構造の封筒を選ぶと良いでしょう。特に二重封筒は、退職届・退職願などの大切な書類を入れる時に相応しいとされています。

書類サイズに合った大きさを選ぶ

書類サイズに合った大きさの封筒を選ぶのも大切です。退職届・退職願を用意する際は、以下のサイズがおすすめです。

A4サイズの用紙で退職届を作成した場合は、長形3号の封筒が最適です。A5もしくはB5サイズの用紙で退職届を作成した場合は、長形4号の封筒を選ぶのが良いでしょう。

特にB5用紙は折りたたむとコンパクトになるため、受け取った相手がポケットに入れやすいというメリットもあります。退職届・退職願は、他の社員の目に触れないように社内の会議室などでやり取りします。

手帳に挟んだりポケットに収まるサイズだと他の人にバレにくいので、これから準備するのであればB5用紙と長形4号の封筒を購入することをおすすめします。

会社側からA4やB5以外の用紙を指定された場合は、3つ折りにした用紙が入るサイズの封筒を探しましょう。

郵便番号が付いていないものを選ぶ

封筒は、表面に郵便番号の枠が印刷されたタイプと無地のタイプの2種類があります。退職届・退職願は基本的に直接渡すものなので、郵便番号がついていない無地のものを選びましょう。

郵便番号の枠付きの封筒を使っても、退職届としての効力がなくなる訳ではありません。

しかし、あまりに一般的なマナーとかけ離れた状態で退職届を提出すると、書類を差し戻される可能性がありますし、退職に関する交渉が上手くいかなくなるかもしれません。

いずれ退職する会社であったとしても、なるべく円満に退職することが大切です。できる限りマナーにのっとって、退職届・退職願を準備しましょう。

郵送する場合は郵送に適した封筒を選ぶ

退職届・退職願は手渡しが基本なので、郵送はあまりおすすめしません。ただし、肉体的・精神的な問題を抱えている時など、何か特別な事情がある場合は郵送でも大丈夫です。

郵送する際は自分で判断せずに、郵送できるかどうか人事部に確認してください。予告なしで送りつけるのは、マナー違反です。会社側の許可が取れたら、退職届を郵送する準備を始めましょう。

退職届・退職願を郵送する場合は、用紙を入れる封筒以外に郵送用の封筒を用意します。郵送用の封筒は、退職届や退職願を入れるものより一回り大きいものを選んでください。

同じくらいのサイズの封筒を選ぶと、退職届・退職願を入れた封筒を折り曲げてしまう可能性があるからです。退職届・退職願を長形3号の封筒に入れる場合は、郵送用として角形5号の封筒を用意します。

退職届・退職願を長形4号の封筒に入れる場合は、一回り大きい長形3号の封筒が最適です。手渡しする退職届・退職願は無地の封筒が適しているものの、郵送の場合は白地で郵便番号の枠がある封筒が適しています。

郵送の場合は、郵便番号を記載する枠がある方がきれいに書けるからです。郵便番号の枠がなくても問題ありませんが、数字が曲がらないように丁寧に郵便番号を記載する必要があります。

重要な書類を送ることには変わりないので、郵送用の封筒も中身が透けないタイプを選ぶのが無難です。

なお、郵送の場合は、退職届・退職願と封筒の他に添え状も準備しましょう。添え状もA4もしくは B5用紙に書き、3つ折りにして退職届と一緒に同封します。

添え状は手書きと印刷のどちらでも問題ありません。郵送の準備ができたら、郵便局の窓口で郵送手続きを行いましょう。郵便ポストに直接入れると、切手の料金不足が発生する可能性があるので注意が必要です。

退職届・退職願を確実に送った証拠を残したい場合は、内容証明郵便で送るのが良いでしょう。内容証明郵便で送れば退職届を送ったことを証明できるので、会社側と郵送に関するトラブルが発生した時に安心です。

郵送した後に、書類が届いたかどうか宛先の人に電話やメールで確認しておくのもおすすめです。

退職届･退職願 封筒の表･裏面の書き方

ここからは、退職届・退職願の書き方を紹介します。使用する筆記用具は、黒色のペンを用意してください。退職届・退職願を書く際は、封筒の表面も裏側も黒のボールペンまたは万年筆を使いましょう。

黒ポールペンまたは万年筆であれば、油性と水性のどちらを選んでも問題ありません。水で濡れるケースは少ないですが、なるべく黒の油性ボールペンを選ぶのが良いでしょう。

筆ペンやマーカーなどを使うと、文字が目立ちすぎてしまうので避ける方が無難です。退職届・退職願はひっそりと提出するものなのに、線が太いペンで書くと目立ちすぎてしまいます。

また、鉛筆や消せるボールペンのように、簡単に消せる筆記用具は使わないようにしましょう。

表面には｢表題｣を書く

封筒の表面には、「退職届」や「退職願」といった表題を記載します。封筒表面の中央よりやや上の部分に、少し大きめの文字で書くとバランス良く見えます。

基本的に退職届・退職願の文面が縦書きと横書きのどちらであったとしても、封筒の表題は縦書きとなります。宛先を書く必要はありません。

用紙を封筒の中に入れてから書くと、退職届や退職願にペンを書いた痕が付いてしまいます。必ず封筒の表面と裏面を記載した後に、書類を入れるようにしてください。

なお、退職届・退職願を郵送する場合は、郵送用封筒に宛名と住所、郵便番号を書きます。郵送先の宛先は、誰に送れば良いか確認し個人宛に送るようにしましょう。

郵送用封筒の表面の左下には、「親展」と赤字で記載するのを忘れないようにしましょう。正式に退職が決まっていないうちに、職場で退職の噂が広まってしまうのはよくありません。

「親展」と記載することで、部署内の誰かが開けてしまうリスクを防げます。封筒に親展と記載すれば、宛名以外の人が封を開けることはないので安心です。

中には郵便用封筒に「退職届在中」といった文字を記載する人がいますが、あまりおすすめできません。退職届という文字を見た社員が受け取り拒否をする可能性があるからです。

裏面｢所属･氏名｣を書く

封筒の裏面には、自分が所属する部署名と名前をフルネームで記載します。部署名は、省略せずに正式名称で記載してください。

裏面の左半分に納まるように少し小さめの文字で書きましょう。所属と名前は、行頭を少しずらして書きます。名前の方が少し下に位置するように記載してください。

郵送の場合は、所属ではなく名前と住所、郵便番号を記載します。郵便物に不備があると返送が必要になるため、差出人の名前や住所は必須です。

なお、退職届・退職願を書く時と同様に、封筒に文字を記載する時も修正テープなどは使用しません。書き間違えた時は、新しい封筒に書き直しましょう。

書き間違えることを想定して、あらかじめ何枚か予備の封筒を用意しておくと安心です。また、白い封筒は汚れが目立ちやすいため、上司に渡す前にカバンの中で汚れてしまったという問題が発生する場合があります。

相手に渡すまでに封筒が汚れることがないように、クリアファイルなどに入れて持ち歩くと良いでしょう。

退職届･退職願 封筒への入れ方

封筒に必要な情報を記載したら、退職届の用紙を封筒に入れましょう。他のビジネス書類と同様に、退職届・退職届にも封筒の入れ方にはマナーがあります。

封筒への入れ方のポイントは、読み手を意識して手に取りやすいように入れることです。用紙の右上の裏側を封筒の裏側の右上に揃えて入れます。この向きで用紙を入れると、上司が受け取った時に書類が読みやすくなります。

渡す相手のことを考えて封筒に入れてください。退職届・退職願を郵送する場合は、添え状も入れる必要があります。

添え状は、封筒の表面から見て退職届の上にくるように入れましょう。用紙を封筒に入れる際は、しわにならないように丁寧に入れます。用紙を封筒に入れる際、途中でひっかかってしまうことがあるので注意が必要です。

用紙を無理やり押し込むのではなく、ひっかかったら一度戻して入れ直すなどきれいに入れるように心がけてください。

退職届･退職願 封筒の封の仕方

退職届や退職願は、基本的に上司に手渡しすることになります。そのため、封をしなくてもマナー違反ではありません。封をしないまま渡すと、読み手が受け取った後にすぐに中身を確認することが可能です。

あらかじめのりやシールが付いていない封筒であれば、封筒のフタ部分を折った状態で相手に手渡してください。あらかじめのりやシールが付いている封筒の場合は、封をした方が良いでしょう。

また、郵送の場合は、郵送用封筒をしっかりのり付けしましょう。封筒のフタを付ける際は、のりで退職届を汚したり、シワが寄らないように気をつけてください。封をする場合は、必ずボールペンもしくは万年筆で締めのマークを書きます。

締めマークを書くことで、封をした後に誰も開封していないことを証明することが可能です。マナー通りに退職届・退職願を提出すれば、清々しい気持ちで次の職場に移れるでしょう。

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おわりに、｢仕事探し｣って実は難しくないんです

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