｢退職願｣｢退職届｣｢辞表｣の違い

会社を辞める際に用意する書類には大きく分けて「退職願」「退職届」「辞表」の3種類があり、それぞれで役割が異なります。

自分がどの書類を用意すれば良いのかを把握するために、まずは各書類の概要について押さえておきましょう。

退職願

退職願とは「願」の文字が使用されていることから、従業員が「退職したいという意思を表明するもの」として扱われています。

退職願を提出した段階では従業員の退職は決定しておらず、会社側の承諾が必要になるので注意しておきましょう。逆に言えば、会社側が判断を下す前であれば退職願は撤回出来るケースもあります。

ただし、すべての場合で撤回可能な訳ではないので、あくまで予備知識程度に留めてください。撤回が認められたとしても、社内で混乱を招いたことによるイメージダウンのリスクがあります。

必要であれば第三者からの意見も聞き、慎重に検討した上で退職の申し入れを行いましょう。なお、退職願は従業員が自分の意思で会社を辞めるケースで用いられるため、「自己都合」での退職時に提出することが多いです。

退職届

退職届とは従業員と会社側で退職の事実について合意が取れた後、正式な手続きのために提出する書類のことを指します。原則として撤回することは出来ないため、慎重に判断した上で提出するようにしましょう。

法律的に決まった書き方はありませんが、場合によっては会社でフォーマットを指定している場合があるので注意が必要です。

退職願同様に自己都合で仕事を止める場合にも使用されますが、会社都合で退職する際にも用いられるので留意しておきましょう。

会社都合で退職とは業績不振によるリストラや賃金未払いなどによる会社側の契約不履行など、従業員の意思に関わらない理由によって退職を余儀なくされることです。

本稿ではこの後、この退職届の書き方について詳しく記載します。

辞表

辞表は機能的に退職届と似ている書類ですが、まず提出の主体となる人の属性が異なります。

退職届とは会社に勤める従業員が幅広く用いる書類ですが、辞表は一般的に会社の代表取締役や社長といった役員が「務めている役職を辞める時」に使用する書類です。

会社役員という肩書は企業との雇用関係がないため、退職届ではなく辞表という形式がとられています。ここで注意したいのは、辞表の提出が必ずしも会社を辞めることにはならないという点です。

辞表はあくまで役職を辞するための書類であり、辞表を提出した元役員が一般従業員として働くという場合もあります。また、国や地方自治体で働いている公務員が退職する場合は退職届ではなく辞表を提出するのが一般的です。

退職願や退職届の提出先について

用意した退職願や退職届をどこに提出すれば良いのか分からないという人も多いでしょう。基本的にこれらの書類を提出する第一候補は「自分の直属の上司」とされています。

中間管理職は部下の仕事をマネジメントする立場にあるため、退職を考えている場合はまず上司に相談するのが基本的なビジネスマナーです。

実際の退職手続きには人事部や総務部といった部門が絡んできますが、いきなり実務担当部署に退職願や退職届を提出すると上司の顔が立ちません。

上司は従業員が退職した後の業務体制を見直したり関係各所との間を取り持ってくれたりなど、退職手続きにおいても様々な場面でお世話になる存在です。

仕事を辞めるまでの期間も上司と良好な関係を保つためには、まず上司への相談や書類提出を心がけてください。もちろん上司の方から「退職届の提出は担当部署へ」という指示がある場合は、それに従いましょう。

また、例外として上司からのハラスメントや人間関係の悪化によって退職する場合は人事部や総務部に直接相談するケースがあります。

退職届を書く前の確認事項

実際に退職届を作成するにあたっては、事前に会社の就業規則をよく確認しておくことが大切です。

就業規則には退職手続きに関するルールも細かく定められている場合が多いため、規則に従って退職届を作成することでスムーズに手続きを進めることが出来ます。

退職届に関して就業規則でチェックしておきたいポイントは、主に以下の3点です。

必要になる書類はどちらか

就業規則ではまず、退職手続きを進めるにあたって「どちらの書類が必要になるのか、あるいは両方必要なのか、書類を必要としないのか」を確認しておきましょう。

一般的な会社員が退職に使用する書類は退職願と退職届の2種類ですが、実はどちらも法律的に必要とされているものではありません。

退職の意思を伝えることは口頭でも可能であり、仮に会社からの合意がなくても退職の意思を示してから一定期間が経過すれば退職の権利は認められます(民法第627条)。

では何故就業規則で退職願や退職届についてルールが定められているのかと言うと、労使間でのトラブルを避けるためです。

口頭だけで退職の意思確認や手続きを進めた場合、当事者間での認識の違いや記憶違いによってトラブルが発生する可能性があります。

退職理由や退職予定日など重要なポイントで行き違いが起きると、中々仕事を辞められなくなるケースもあるのです。こういったトラブルを未然に防ぐため、会社側では退職手続きにおける「証拠」として退職願や退職届の提出を求めます。

法律的な規定がないため必要となる書類が企業によって異なるのです。直前になって慌てて作成することにならないよう、前もって就業規則で必要な書類を確認しておきましょう。

いつまでに退職届の提出が必要なのか

就業規則には、いつまでに退職届を提出すれば良いのかも明記されていることが多いです。

民法627条では正社員のように雇用期間が定められていない雇用形態の場合、退職の意思表示から2週間が経過した時点で退職の権利が認められています。

したがって理屈の上では退職希望日の2週間前に退職届を提出すれば問題ないように見えますが、実際はそこまで単純ではありません。従業員の退職にあたって企業が行うべき手続きは少なくありません。

戦力が抜けた現場の人員配置見直しや業務引継ぎなども行うため、2週間という期間は企業にとって十分な猶予期間とは言えないのです。

そのため、多くの企業では就業規則の中で「退職希望日の1ヶ月前(あるいは2ヶ月前)に申し出ること」などと定めています。また、給与を年俸でもらっている従業員は3ヶ月前までに退職届の提出や申し入れが必要です。

フォーマットに指定はあるか

社内で書類を管理する関係上、企業によっては退職届のフォーマットについて指定しているケースもあるのでよく確認しておきましょう。例えば日本では古くから縦書きの文章が用いられて来た名残から、退職届も縦書きで書く場合が多いです。

しかし他の書類と視認性を統一するなどの理由から、横書きでの退職届作成を求めている企業も珍しくありません。また、従業員個人の意思を示す書類であることから退職届は手書きで作成するのが一般的とされていました。

ただ筆跡の違いによる誤読を防ぐなどの意味合いから、パソコンでの退職届作成を認めている企業も多いです。このようにフォーマットに細かい指定がある場合は、それに従って作成された退職届のみが受理されます。

書類作成に手間取って退職手続きが滞ってしまうことのないように、就業規則で定められているフォーマットについても十分に確認しておきましょう。

【テンプレート】退職届の書き方と注意点

統一的な書式こそないものの、退職届には一般的によく用いられているテンプレートが存在しています。会社からフォーマットについて特別指定がないようであれば、ここで紹介するテンプレートを使用して退職届を作成するのがおすすめです。

以下には退職届のテンプレートと併せて、各項目における書き方のポイントや注意点などについてまとめました。

縦書きのテンプレート

縦書きの場合、まず用紙右端の中央よりやや上寄りにタイトルとして「退職届」と記入します。左に一行ずらしたら用紙下部に「私儀」と書きましょう。これは「わたくしぎ」と読み、意味としては「私情ではございますが」といった具合になります。

下部に記載するのは自分を下げて相手を立てるというビジネスの基本的なマナーから来ているので覚えておきましょう。退職届の本文は「私儀」から一行空けて書き始めるのが一般的です。

タイトルよりも上の位置から書き出して、改行した場合は頭のラインを揃えるようにして書いてください。

また、改行は読点を1つの目安にすると読みやすい文章に仕上がります。本文には退職の事実を伝える旨や退職理由、退職日を明記しておきましょう。

本文が書き終わったら左に一行空けて退職届の「提出日」を記載します。そこから左に一行空けたスペースには「自分の署名と捺印」を行いますが、本文や提出日よりも下の位置から書き始めるとメリハリが付いて見やすくなります。

捺印が一番下に位置することになりますが、この時横のラインを私儀の「儀」と揃えておきましょう。書名スペースから左に一行ずらしたところには、「退職届の宛先」を記入します。

宛先の書き出しは本文の頭とラインを揃えるのが基本です。また、退職届は退職の合意後に提出することが前提となっているため、相手方に伺いを立てるのではなく「退職いたします」と事実を伝える言い回しにしてください。

横書きのテンプレート

海外の書式をお手本とした横書きは、一般的に縦書きと項目の記載順が異なるので注意しておきましょう。タイトルは用紙の一番上、左右のスペースを均等にして中央に「退職届」と記載します。

横書きの場合はタイトルだけ他の箇所よりも少しフォントを大きめにしておくのがおすすめです。タイトルの一行下、用紙の右寄りには退職届の「提出日」を記載します。最後の「日」が文章全体における右端ラインの基準になります。

一行下げて用紙左側からは「宛先」を記入しますが、この時の書き出し位置が全体の左端ラインの基準です。宛先から一行下げて用紙右側が「自分の署名と捺印」のスペースとなります。

署名と捺印から一行空けて用紙右側には「私儀、」を記載します。ここで注意しておきたいのは、横書きの場合は私儀に読点を付け加えておくことです。

縦書きの場合は書く位置によって区切りを分かりやすくすることが出来ましたが、横書きの場合は文章の変わり目が分かりにくいため読点を用いて区切りを明確にしておきます。もし心配であれば、縦書きの場合でも読点を付けて問題ありません。

私儀から一行下げたら左詰めで本文を書き出しましょう。より一層丁寧な印象に仕上げたい場合は、申し訳なく思っている旨を示す「勝手ながら、」の一言を添えておくのがおすすめです。

本文が書き終わったら一行空けて用紙の右下に右揃えで「以上」と記載しておきます。

縦書きの場合は本文の後ろに宛先や書名が来ていたため本文の終わりが明確ですが、横書きの場合は序盤に宛先と署名を置いているため「以上」の一言で文書全体と締めくくるのです。

退職届を書く上で退職理由をどのように記載するか迷ってしまうという人も少なくありません。結論から言うと、自己都合で退職する場合はおおむね「一身上の都合により」というフレーズを使用します。

この言い回しは転職・引越し・家族の介護や自身の病気など様々な退職理由に対応可能です。会社都合の場合は「貴社、〇〇のため」あるいは「貴社、〇〇に伴い」という雛形を基本にして、〇〇の部分に具体的な退職理由を記入します。

例えば「事業縮小による部署閉鎖」「業績不振からの倒産」「退職推奨」などが挙げられます。

退職届には「提出日」と「退職日」という2つの日付を記入することになるので、混同してしまわないように十分気を付けておきましょう。

西暦・和暦のどちらで記入しても問題ありませんが、提出日と退職日で表記方法を統一するようにしてください。

書式との統一感や読みやすさを重視するため一般的に縦書きの場合は漢数字を、横書きの場合はアラビア数字(日常的に使用されている表記)が用いられます。

署名スペースには自分の名前だけでなく、自分が所属している組織の正式名称も併せて記載するのが原則です。ただし会社名まで記載する必要はなく、部署名だけで問題ありません。

部署名と自分の名前は分かりやすいように改行して記載しましょう。また、捺印に使用する印鑑は認印を使用するのが一般的です。認印とは個人が所有している印鑑の中で役所への印鑑登録を行っていないものを指します。

簡易的なハンコとしてシャチハタを持ち歩いている人も多いですが、シャチハタは形状が変化しやすいことや印が消えやすいことから退職届には使用出来ません。

逆に役所で印鑑登録してある実印は外で持ち歩くこと自体に紛失のリスクがあるため、基本的には退職届での使用は求められません。実印は会社側から指定があった場合のみ、自宅で作成して捺印しましょう。

退職届の宛先は「会社の代表者」です。うっかり自分の直属の上司や人事責任者の名前を書いてしまわないように気を付けてください。

「株式会社」や「有限会社」などを含む会社の正式名称を記入したら、改行して代表者の「肩書」と「氏名」の両方を記載しましょう。自分より目上の人に宛てる正式なビジネス文書となるので、敬称には「殿」を使用します。

特別な理由によって会社に行けない場合を除いて、退職届は上司や人事部へ手渡しで提出します。しかし書面をそのまま持参するのではなく、封筒に入れて提出するのがビジネスマナーです。

封筒は白いものを使用して、表面の中央もしくはやや上よりに「退職届」と記入します。裏面の左下部分には自分の所属部署と氏名を、表面の文字よりもやや小さめに書きましょう。

退職届の用紙となる便箋は一般的にA4もしくはB5サイズが用いられますが、就業規則の指示に沿ったものを用意してください。A4であれば長形3号、B5であれば長形4号の封筒がマッチします。

サイズに関わらず便箋は三つ折で封筒に入れるのが通例です。便箋を三等分に区切ったらまず下側を中央に向けて折り曲げ、続けて上側で蓋をするように折り込んでください。

こうすることで相手が用紙を取り出してすぐに開きやすくなります。三つ折りした便箋を封筒に入れたらノリで封をして、蓋のつなぎ目に「〆」を入れておきましょう。

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