職務経歴書は手書き？パソコン？

手書きでもパソコンでもどちらでもOK！

職務経歴書を書く際にまず悩むのが、手書きにするべきか、パソコンで作成すべきかではないでしょうか。結論から言うと、特に企業から指定がない限り、職務経歴書は手書きでもパソコンでもどちらで作成しても問題ありません。

双方のメリット・デメリットを比較し、自分にはどちらが合っているかで決めると良いでしょう。また、応募する企業や希望する職種によっては日常的にパソコンを使用するため、職務経歴書もパソコンでの作成が望ましいケースもあります。

自宅にパソコンがないなどで手書き一択という人でも、スマホで作成できる場合もあるため、手書きとパソコンどちらも検討してみてはいかがでしょうか。

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【手書きのメリット1】企業への意欲や熱意が伝わりやすい

手書きのメリットは、一字一字記入する手間をかけて作成するため、企業への意欲や熱意を伝えやすいということが挙げられます。職務経歴書は選考において重要な書類であり、間違いがないように作成する必要があります。

一字でも書き損じてしまえば、また一からやり直しとなる手書きで作成するのは、パソコンで作成できる中あえて手書きにすることで相当な手間と時間をかけたのだと一目で伝えられます。志望度の高さはもちろん、字の様子から人柄も伝えられるでしょう。

【手書きのメリット2】字がキレイな人はアピールになる

手書きを選ぶことで、美しい文字を書く人はそれも十分なアピールになります。文字を書く機会が多いなど、手書きを歓迎する職場であれば、美しい文字が書けることは大きな評価に繋がるでしょう。

【手書きのメリット3】手書きの職務経歴書は目立つ

企業ではパソコンで書類を作成することが一般的となり、企業に提出する職務経歴書もパソコンで作成する人が増えています。

多くの応募者がパソコンで職務経歴書を提出する中で、手書きの職務経歴書はそれだけで採用担当者の目を惹くでしょう。他の応募者との差別化を図れ、採用担当者から興味を持ってもらえるきっかけになるかもしれません。

【手書きのデメリット1】読みにくいとかえってマイナスの印象に

文字が読みづらかったり、文字の大きさがバラバラだったり、誤字や修正があったりなど、読みにくい職務経歴書はかえって手書きであることがマイナスになってしまいかねません。

内容は良くても読みにくいと、読む相手への配慮に欠けていると悪い印象を持たれてしまう恐れもあるでしょう。字を書くのに自信がない人は、パソコンが適しているかもしれません。

【手書きのデメリット2】パソコンスキルに不安を持たれる可能性もある

職務経歴書を手書きで提出する場合、わざわざ手書きで用意したということはもしかしたらパソコンスキルに不安があるのでは、と企業側に思われてしまう可能性があります。

パソコンを日常的に使用する企業や、専門的に扱うIT業界などへの応募の場合は、パソコンで職務経歴書を作成するか、どうしても手書きにしたい場合はパソコンスキルを証明する資格などを明記しておくと良いでしょう。

【パソコンのメリット1】追加や修正しやすく、データも残せる

パソコンで職務経歴書を作成するメリットは、何と言っても間違った時の修正のしやすさが挙げられます。

職務経歴書は、これまでの職務経歴や自己PR、資格など項目が多岐にわたり、社会人経験の長さに応じてA4サイズ2枚に及ぶことも少なくありません。

ページ数が増えるほど記載量も増えるため、誤字や脱字など間違いが発生する頻度も増すでしょう。パソコンでの作成であれば、誤字脱字も素早く修正できます。

文章を追加したり内容を大幅に変更したりするのも短時間で行え、効率的でしょう。また、データとして手元に残しておけるため、面接前に職務経歴書に記入したことを再確認するのも手軽に行えます。

保存しておいたデータをベースに、他社の応募に活用できるのもメリットでしょう。

【パソコンのメリット2】採用担当者が読みやすい

職務経歴書は文章量が多く、読みやすさからパソコンでの作成を選ぶ人も多いでしょう。

パソコンであれば文字間隔や文字サイズを均等にでき、行間やフォントがそろった整った書類となるため、読みやすい職務経歴書が作れます。また、表形式を使ったりレイアウトを自由に調整したりすることで読みやすさがさらに増し、見栄えの良い職務経歴書が作成できます。

【パソコンのメリット3】時間の短縮になり、手間が省ける

パソコンでの職務経歴書の作成は、下書きをするのも修正をするのも手軽なため、効率的に書類が作れ、時間の短縮に繋がります。

転職活動では職務経歴書だけでなく、企業研究や自己分析、面接対策など他にもすべきことがたくさんあります。

在職中の転職活動であれば、仕事をこなしながら時間をやりくりして行う必要があり、忙しい転職活動において、少しでも効率的に動くために、手間を省く方法を選ぶのは重要でしょう。

【パソコンのデメリット1】パソコンスキルが判断されてしまう

職務経歴書をパソコンで作成するデメリットとしては、その出来映えからパソコンスキルを判断されてしまうという点が挙げられます。

レイアウトやフォント、文字の配置や表の活用など、読みやすさはもちろんビジネス文書としての体裁が整っているかといった出来映えもチェックされます。

不備があったり読みにくかったりした場合は、パソコンスキルがないと判断されてしまう恐れもあるでしょう。パソコンで作成するのなら、ある程度のスキルを身につけておく必要があります。

【パソコンのデメリット2】誤字や修正し忘れなどミスが起きやすい

パソコンで職務経歴書を作成した場合、誤字や修正し忘れが生じやすい点もデメリットと言えるでしょう。パソコンで漢字を変換した際、変換ミスしてしまうことも少なくありません。

読み返すなどのチェックによって誤字は防げますが、気づけないことも多いため注意が必要です。また、パソコンで作成した職務経歴書のデータを元に使い回して、他社の応募用に修正して提出することもあるでしょう。

その際、内容を修正し忘れて別の企業向けの内容のまま提出する危険性もあります。内容に間違いがないか、誤字脱字がないか、注意深くチェックすることが大切です。

市販の職務経歴書はどこで買える？

実店舗で購入可能

市販の職務経歴書は、文具店や書店、コンビニエンスストア、100円均一ショップなどで手に入れることができます。履歴書とセットで販売されているケースが多いでしょう。

通販での購入も可能

実店舗のほかにも、通販での購入も可能です。営業時間関係なく、24時間いつでも好きなタイミングで購入できます。また、さまざまな種類の中から欲しいものが選べるのも特徴です。ただし、配送に時間がかかるケースもあるため、提出期限に余裕がある場合に限られるでしょう。

インターネットでのダウンロードも可能

購入する以外にも、自宅にパソコンとプリンターがある場合は、インターネットを利用し、ダウンロードして入手する方法も選べます。インターネットで職務経歴書のフォーマットで検索すると、無料でダウンロードできるものも多く、種類も豊富です。購入するよりもリーズナブルに手に入るでしょう。

スマホアプリで作成も可能

自宅にパソコンやプリンターがない場合でも、スマホアプリを活用して職務経歴書を作成する方法もあります。印刷はコンビニエンスストアのプリンターで行えます。

市販の職務経歴書の選び方

職務経歴書には種類がある

職務経歴書には特に決まったフォーマットはないため、市販の職務経歴書にはいくつか種類があります。基本的に、自分が書きやすいもの、相手が読みやすいものを重視して選ぶと良いでしょう。

職務経歴書の基本フォーマットは、主に3つの様式に分類されます。編年体式、逆編年体式、キャリア式の3つです。それぞれの特徴や向いている人といった選び方のコツを紹介していきましょう。

編年体式

編年体式は、経験した仕事に関して、時系列に沿って記述していく方法です。シンプルで分かりやすく、これまでのキャリアで経験したことやスキルなどをアピールしたい場合に適しているでしょう。社会人経験が短い人や、転職回数が少ない人に向いています。

逆編年体式

逆編年体式は、編年体式の逆の形式で、直近の仕事に関する情報から順に、過去に遡って記述していく方法です。

特に直近の実績が応募企業の仕事内容と関連している場合、逆編年体式を選ぶと良いでしょう。社会人経験が長い人や、転職回数の多い人にもおすすめです。

キャリア式

キャリア式は、これまで経験してきた職務内容や分野ごとにまとめて記述する方法です。ITや技術系の専門的な職務経験や、専門スキルをアピールしたい場合にはキャリア式が良いでしょう。

また、職務内容ごとにまとめるため、転職回数が目立ちにくいという特徴もあります。転職回数が多い人にも適しているでしょう。

【見本つき】市販の職務経歴書の書き方

ここからは、実際に市販の職務経歴書について、それぞれの項目ごとに書き方とポイントを解説します。見本となる文章も最初に明記するので、参考にしてみてください。

日付・氏名

【見本】
20xx年xx月xx日現在
山田　太郎

＜書き方のポイント＞

市販の職務経歴書にはすでに「職務経歴書」のタイトルが中央に記載されているため、日付と氏名が右揃えになるよう記入します。日付は提出する日、郵送する場合はポストに投函する日を書きましょう。また、日付の後ろには「現在」を付けます。

職歴要約

【見本】
株式会社○○に新卒入社後、営業事務として営業のアシスタント業務に3年間従事しております。営業担当者の依頼に応じた書類作成、問い合わせや来客対応のほか、備品管理など営業担当者がスムーズに業務を行えるようサポートする業務を幅広く担当しております。

＜書き方のポイント＞

学校を卒業してから現在に至るまでの職歴を簡潔に記入します。200文字程度に要約して伝えましょう。

従事した業務内容や業務に役立ったスキル、得られた実績を書くとアピールになります。職務経歴書の冒頭に記すことで、応募者がどのような業務に携わってきたのか、採用担当者が把握しやすくなります。

複数社での業務経験がある場合は、応募する企業や職種に関係するものを厳選して記入しましょう。

職務経歴

【見本】
株式会社○○入社
期間：20xx年xx月xx日～現在
事業内容：広告代理店
資本金：○○億円
従業員数：○○○名
売上高：○○○億円（20xx年xx月xx日実績）

■職務内容
営業部のアシスタントとして6名の営業担当者（担当顧客数合計○○社）のフォロー・サポート業務に従事
・見積書、請求書、契約書の作成（1日平均○○件）
・PowerPointを使用したプレゼン資料作成
・KPI、PDCAなどの営業活動管理
・各種データ入力
・顧客データ管理
・顧客からの問い合わせ対応
・新入社員向け教育マニュアルの作成

■実績
・営業部の新人教育マニュアルを作成し、リモートワークでも学びながら業務に取り組める環境を整えた。
・Excelを使用したシステムを作成したことで事務作業の効率が上がり、営業担当の保有案件が1人当たり平均○件増加する。

＜書き方のポイント＞

これまで勤務してきた企業や業務を記載します。勤務先企業に関しては、企業名や事業内容、従業員数、売上高なども記します。

在職期間や職務内容、実績など具体的に書きましょう。転職や異動がある場合は、そのタイミングで経歴を区切り、新たにどの期間にどの企業・部署でどのような業務に携わり、どのような成果を出したかを記入します。

活かせる経験・資格・知識・スキル

【見本】
■PCスキル
Word（表・資料作成が可能）
Excel（IF関数、VLOOKUP関数、ピボットテーブル、マクロの使用が可能）
PowerPoint（図表作成、アニメーションを用いた資料作成が可能）

■資格
普通自動車第一種免許（20xx年xx月取得）
日本商工会議所簿記検定試験2級（20xx年xx月取得）
秘書技能検定2級（20xx年xx月取得）
TOEIC Listening & Reading Test ○○○点（20xx年xx月取得）

＜書き方のポイント＞

履歴書の資格欄と相違のないよう、取得した順に時系列で記入します。また、応募する職種において関係の薄い資格やスキルは記載してもあまり意味がないため、転職先の業務内容と関連のあるものを中心に記入しましょう。

自己PR

【見本】
■実践してきたこと

これまで3年間にわたり、営業事務として営業担当が営業活動に注力できるようサポートし、業務改善にも取り組んできました。

事務作業にかかる工数の短縮や教育マニュアル作成により、新しい営業担当や事務担当の研修期間を2ヶ月から1ヶ月に短縮でき、すぐに作業にかかれる環境づくりを行いました。

書類作成や入力業務など、事務作業全体での正確性が向上するなど、事務作業の効率化により営業担当の保有案件数が1人当たり平均○件増加しました。貴社においても、幅広い業務を担当しつつ、円滑かつ効率的な業務遂行に貢献したいと考えております。

＜書き方のポイント＞

すでに経歴やスキル、実務能力についてはそれぞれの項目で詳しく説明しているため、ここでは自分の強みや長所、経験を踏まえてどんな風に応募企業でその能力を活かせるか、貢献できるかといった、意欲的な姿勢をアピールしましょう。職務経歴や活かせる経験、スキルで書いた内容と矛盾しないよう注意が必要です。

職務経歴書作成時のコツ・注意点

日付の年号を統一する

日付の年号は和暦でも西暦でもどちらでも問題ありませんが、必ずどちらかに統一しましょう。また、履歴書など職務経歴書と一緒に提出する書類とも年号を合わせます。

修正液・修正テープは使用しない

訂正箇所があるからといって、修正液や修正テープを使うのは避けましょう。見栄えも悪く、手間を省く行為とみなされ、印象が悪くなってしまいます。

消せるボールペンは使用しない

修正液や修正テープと同様に、消せるボールペンを使用するのも避けましょう。ビジネス文書では基本的に改ざんが可能な消せるボールペンの使用は御法度です。仕事に対する姿勢を疑問視されかねないため、注意が必要です。

コピーを取り、必ず原本を提出する

面接では職務経歴書の内容について質問されることも少なくありません。職務経歴書の内容と自分の回答に矛盾が生じないよう、提出前にコピーを取って読み返しておくと安心です。

ただし間違ってコピーを提出しないように注意しましょう。特に手書きのものをコピーして提出した場合、他社の職務経歴書の使い回しではないかと思われ、志望度が低いと捉えられかねません。

最終チェックを欠かさない

簡潔で分かりやすい職務経歴書になっているか、書き終えた後に見直しをしましょう。データで提出する場合でも、一度印刷してレイアウトや文字の大きさなど仕上がりを確認します。

確認後に訂正が必要な場合もあるため、提出期限に余裕を持ってチェックすることが大切です。

転職エージェントを活用する

職務経歴書は、これまでの経歴や培ってきた能力を応募先企業にアピールできる重要なものです。相手が読みやすく、分かりやすい文書にすることで仕事ぶりを伝えることにも繋がります。

職務経歴書の準備にサポートが必要なら、転職エージェントが便利です。自分では気づけないポイントも、転職エージェントを活用することで、採用担当者目線で添削可能です。

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おわりに、｢仕事探し｣って実は難しくないんです

新たな環境に身を置こうと考えたとき、誰しも必ず｢不安｣と出遭うことになります。
本当に自分のやりたいことができるのか、よくない意味での｢想像とのギャップ｣はないだろうか、自分で務まる業務内容なのだろうか...。

｢仕事探し｣というものがとてつもなく難しいものに思え、孤独を感じている人もいるのではないでしょうか？

でも、｢仕事探し｣って実は難しくないんです！

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