そもそも二時面接の案内メールには返信すべき？

人事の採用担当者が中心になる一次面接を通過できると二次面接についての案内が届きます。電話で連絡がある場合もありますが、一般的なのがメールによる案内です。

面接の日時について記載されているのが通例で、その指示に従って所定の面接会場に向かえば十分ではないかと思う人もいるでしょう。ただの案内メールなので必ずしも返信しなければならないということはないと考えるかもしれません。

しかし、二次面接の案内メールを受信したら返信をすることが必須です。では、なぜ二次面接の案内が来たら返信しなければならないのでしょうか。

メールへの返信は合否に関わる

二次面接のメールはただの案内通知ではなく、面接の一部になっているのが一般的です。社会人として必要なビジネスマナーに基づいて案内メールに返信できるかどうかも選考の一部になっています。

返信せずに案内された通りに面接会場に行っても二次面接を行ってもらうことはできるでしょう。

しかし、ビジネスマナーを理解していないというマイナス評価を受けた状態で面接を受けることになってしまい、不利な立場に立たされてしまうことは否めません。

二次面接の案内メールが届いたらとりあえず返信しておけば良いのかというとそうでもありません。メールの返信の仕方や記載されている内容も選考する上での重要なポイントになっています。

ビジネスパーソンとして最低限わきまえておくべきポイントを押さえていることで、採用候補として有力と考えてもらえるようになります。

初めて就活をする人にとってはどんなマナーを知っていなければならないかがわからない場合も多いでしょう。返信マナーについて詳細に理解し、採用担当者から好印象を持ってもらえるようになりましょう。

ちなみに、近年では企業との面倒なやりとりを省けるという観点から就･転職エージェントを利用して就職･転職を行っている方が多くいらっしゃいます。

特に、職場に勤めながら複数の企業に応募している方にとっては、いちいち企業にメールの返信をしたり、その都度面接日程の調整をするのが面倒に感じられるでしょう。

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企業からのメールへの返信マナー

企業から二次面接についての案内メールが届いたときにまず押さえておかなければならないのが、ビジネスパーソンとしての基本的な返信マナーです。

友達からのメールへの返信とは違って配慮しなければならないポイントがたくさんあります。その中でもビジネスの現場では常識として考えられているものを紹介するので、企業からメールが来たときには必ず守るようにしましょう。

24時間以内に返信する

メールにおけるビジネスマナーとしてまず挙げられるのが24時間以内の返信です。返信が早いことによって問題が生じることはなく、むしろ就活においては意欲をアピールできるのですぐに返信するに越したことはありません。

しかし、就活では複数の企業に応募していて並行して選考を受けているのが通例で、二次面接の案内メールに返信するかどうかで悩む場合もあります。

指定されている面接日時で承諾してしまったものの、志望度が高い企業から同じ日時に面接をしたいというメールが届くこともあるからです。

返信してすぐにそのような連絡が来てしまうと後悔すると考え、返信を先延ばしにしてしまう人もいるでしょう。

ただ、企業としては是非ともこの企業で働きたいと思っている人材を採用しようとしているため、返信の早さによって志望度の高さを測っています。

迅速なメール返信はただビジネスマナーだというだけでなく、志望度の高さの指標として用いられているのです。しかし、企業からのメールに対して数分で応答するといったことは困難なことも理解してもらえています。

都合があって返信できないということもあるため、24時間以内であれば十分に高い志望度だと判断してもらえるのが一般的です。

内容をしっかりと理解した返信

他の企業の選考などもあって返信するタイミングがギリギリになってしまうこともあるでしょう。その際に注意しなければならないのが内容を誤解せずに返信することです。

焦ってしまっているとメールの内容について細かく見ずに返信してしまうこともあります。ビジネスでは些細なミスによって顧客との信頼関係を失ってしまうこともあるため、正しく内容を理解して適切なメールを書けることが重視されています。

これは内容を誤解していると思われてしまうようなメールを送ってしまうと、それが原因で不採用になる可能性もあるので気をつけましょう。

長すぎないメールにする

メールの返信における基本的なビジネスマナーとして、端的にわかる短いメールにすることが挙げられます。二次面接の案内メールへの返信についてもこの観点が守られているかを吟味されているので注意しましょう。

返信メールの内容が選考に影響しているということを知っていると、いかにして丁寧なメールを書くかと考えてしまいがちです。一般的な傾向として、文章を丁寧に書こうとすると余計な文言がたくさん入ってしまって長くなってしまいます。

長すぎるメールになってしまうと採用担当者に余計な負担を強いることになってしまうのでマイナス評価を受けてしまいかねません。

丁寧なメールを書くのは確かに重要ですが、長くなると読みにくくなるというのも事実です。色々な修飾表現を使って美しい文章に仕上げたつもりでも、読み手の立場に立つと何を伝えたいのかがわかりにくいこともあります。

内容は理解しやすかったとしても、読み終えるまでに長い時間がかかってしまうのは確かで、採用担当者の業務負担を増やすことになるでしょう。

特に就活の選考では膨大な数のメールを読んで適切な対応を取ることが求められているため、余計な時間を取られる長いメールに対して好印象を持ってくれることはあまりありません。

できる限り端的に案内メールに返信することでネガティブな印象を与えずに済むのです。

相手からの内容を引用して返信する

ビジネスメールへの返信の経験があまりない人の場合には引用部分をどうするかで悩むこともあります。

携帯メールのように送受信する内容のサイズによって料金が決まる仕組みを知っていると、節約のために引用部分を削除する習慣ができていることもあるでしょう。

しかし、ビジネスの現場では引用部分はそのまま残して返信するのが基本的なマナーです。パソコンのメールでの送受信が基本なので料金的な負担がないことから引用しても問題ないというのは理解できるでしょう。

しかし、それが根本理由ではなく、相手からの内容を引用するのがメールによるやり取りを円滑にするために欠かせないことなのです。

膨大な数のメールを処理しているのがビジネスパーソンとしては普通で、採用活動において担当者がかなりの数のメールを的確にさばいているのも事実です。

メールが届いたときにこれはどの案件のものだったかと疑問に思うこともあります。引用が残されていればこの案件への返信だとすぐにわかり、適切な返事をしたり、返信内容に基づいて社内の手続きを進めたりすることが可能です。

引用が削除されてしまっていると、自分がどんな内容を送ったのかを探さなければなりません。無駄に時間を食わせてしまうことになるため、引用は必ず残すというのが常識化されているのです。

これと関連して重要なのがメールの件名を下手に書き換えてしまわないことです。件名も丁寧なものに書き換えた方が印象が良いのではないかと考える人もいるかもしれません。

しかし、書き換えられてしまうとメールの関連付けができなくなり、このメールはどのメールへの返信なのかと調べなければならないでしょう。

そのような余計な業務負担を強いてしまうことになるため、あくまで送られてきたメールの件名を残してRe:を付けた形で返信するのがマナーなのです。

宛先の使い分けに注意

企業からのメールへの返信では宛先についても留意する必要があります。メールの宛先にはTo、Cc、Bccがありますが、Bccについては特に使用することはないでしょう。

ToとCcについては適切に使い分けることが重要で、ビジネスメールの基本マナーを知っているかどうかの判断基準となります。

Toは直接的な返信先に相当するのでメールを送ってきた人をToに入れるのが基本です。大切なのはCcに誰を入れるべきなのかを理解しておくことです。

Ccとはそもそも何かということを理解していないと宛先を適切に使い分けることはできないでしょう。

CcとはCarbon Copyの略です。伝票などによく用いられているもので、数枚綴りになっていて一番上の伝票に文字を書くと下にある用紙にも同じ内容が転写される仕組みになっています。

これと同じ考えでCcという宛先が用いられていて、Toによる返信先に加えて、メールの内容のコピーを送っておくべき相手をCcに入れるのが通例です。

企業においては情報共有をするための簡便な方法として用いられているので、適切に使いこなせることが求められます。

二次面接への案内メールではCcに採用担当者以外が含まれていることもあります。返信をするときにはCcに含まれていた人を同様にCcに入れて返信するのが基本マナーです。

企業側として自分が一次面接を通過して二次面接に至ったということを共有するためにCcに対象者が含まれています。二次面接で面接官になる人の場合が多く、返信の内容からどういう人物なのかを吟味しているのが一般的です。

返信の内容に合わせてスケジュールを立てなければならないという影響もあり、すぐにでも日時の確定情報が欲しい場合がほとんどです。

Ccに入っていれば採用担当者から別途連絡を受ける必要もなく、ストレスを与えてしまうことがありません。

二次面接のメールの返信内容･例文

このようなビジネスメールにおける返信の基本マナーを理解できたとしても、具体的にどのようにメールを書いたら良いのかで悩んでしまう人も多いでしょう。

二次面接の案内が来たときにどのような形で返信をすれば良いのかを紹介します。状況に応じて指定された日時で参加できる場合とできない場合があるので、ケース別にどんな内容にすべきかを例文を交えて確認しておきましょう。

指定された日程で参加できる場合

まずは二次面接の案内メールを確認し、指定されている日程で参加できる場合にどんなメールを書いたら良いのかを具体的に確認してみましょう。

このように二次面接に参加できることを感謝する気持ちを伝えた上で、日程について了承したことを端的に伝えるのが基本です。

特に重要なのが日時や場所について復唱することで、確かに内容を理解しているということを伝える上で欠かせません。

「ご指示いただいた通りの日程、場所に参ります」といった書き方をしてしまうと、誤解しているリスクがあると捉えられてしまうことがあるので注意しましょう。

指定された日程で参加できない場合

二次面接の案内メールを見てみると他社との競合があるなどの問題で指定された日程で参加できない場合もあります。

このようなときには日程調整を依頼するか、断ることになるのが一般的です。それぞれのケースでどんな返信をしたら良いのかを例文で確認しておきましょう。

このように日程調整を依頼するときには指定された日程では参加できないことを伝え、複数の日時を提案するのが基本マナーです。志望企業の定時を考慮した上でいつからいつまで対応できるかを明記して返信するようにしましょう。

二次面接を辞退してしまう場合にも必ず感謝の気持ちを伝えるのが大切です。日程が合わないから辞退するという形で伝えるのが良い方法で、他社との調整が難しいなどといったことには言及しないようにしましょう。

場合によっては採用担当者から他の日程を提案するメールが届くこともあります。その内容を見てやはり二次面接を受けたいと思ったら承諾の返信をして対応しましょう。

ただ、このようなメールをいちいち打って送信してまたやり取りして･･･と複数の企業に対して繰り返すのは、なかなか骨が折れますよね。特に働きながらのやり取りは、精神的にも疲れてしまいます。

繰り返しになりますが、面接日程の調整をはじめとした企業とのメールのやりとりの負担を減らしたい方には就･転職エージェントの利用がおすすめです。

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NG返信メールの特徴

二次面接の案内メールに対して上述のような例文に従って返信をすれば良いのは確かですが、広く公開されている例文をそのまま使ってしまうと印象が悪くなってしまうリスクがあります。

少しずつでも書き換えをしてオリジナルの文章にして返信するのが重要ですが、その過程でNGな内容を盛り込んでしまうこともないわけではありません。

不利になってしまわないようにするために、典型的なNG返信メールの特徴について紹介します。ビジネスメールに慣れていないとうっかりやってしまうことが多いので、基本事項を必ず確認してから返信するようにしましょう。

｢了解しました｣｢大丈夫です｣はNG！

企業への返信メールにおけるNG事項として敬体表現に関するものが代表例です。顧客対応をするビジネスパーソンとしては常に顧客を敬う姿勢を持ち、適切な敬語を使って対応できることが求められます。

職場でも同僚や上司を尊重し、良好な関係を保つために最低限の敬語を使いこなせることは必須です。

このような観点から就活をしている人が使用してしまいがちなNG表現として挙げられるのが「了解しました」と「大丈夫です」というワードです。

二次面接のメールでは日時や内容、持ち物などの案内と確認というのが主な目的です。

示されていた内容で良いというときには承諾の気持ちを伝えれば十分だと考えるのは確かで、「了解しました」と書いて端的に伝えたつもりになってしまうことがあります。

しかし、「了解」という言葉を使用している時点でまず敬語表現として適切なものではありません。

「了解」という言葉は目上の人に対して使用するものではなく、同僚以下を相手にするときに使う表現です。正しくは「承知しました」「かしこまりました」を使うことになります。

また「大丈夫です」についてもやはり目上の人に対して使用する表現ではなく、同僚以下に問題ないことを伝えるときに使用します。

「以下の日程で大丈夫です」と書いてしまうことがよくありますが、「以下の日程で承知しました」「この日程で面接に参加させていただきます」「以下の日程でかしこまりました」といった表現をするのが適切です。

「問題ありません」「可能です」という書き方も可能ですが、あまり丁寧な印象を与えないので避けた方が良いでしょう。

｢とりあえず｣は危険

文言におけるNGな例として「とりあえず」も挙げられます。例えば、「とりあえず下記の日程で承知いたしました」「とりあえずお返事させていただきます」「とりあえずご連絡いたします」といった表現をしてしまったために失敗したというケースがあります。

最初の例では「とりあえず」という表現によって、もしかしたら変更を申し出るかもしれないということを暗示したいという気持ちがあるかもしれません。

しかし、それが原因で採用担当者に志望度が低いと考えられてしまうリスクがあるので「下記の日程で承知いたしました」とはっきりと伝えるに越したことはないでしょう。

そもそも「とりあえず」という表現自体が目上の人に対して使うものではないので避けなければなりません。

二番目、三番目の例では二次面接の案内メールが来たからすぐにでも返信しなければならないと考え、あまりに短くて失礼ではないかと懸念しながらメールを書いたときに文末に記載することがあります。

このような記載をすること自体に問題はありませんが、「とりあえず」ではなく「取り急ぎ」を使うのが正しい表現です。

とても些細なことなのに採用の可否に影響するのかと考えてしまう人もいるかもしれません。しかし、企業によっては評価基準に盛り込まれていることもあるので注意が必要です。

｢御社｣ではなく｢貴社｣

言葉の選び方という観点でもう一つ留意しておかなければならないのが志望先の企業について言及するときの表現です。「御社」と「貴社」を適切に使い分けることができるでしょうか。

一次面接の対策をしているときに志望先の企業を指し示す表現としては「御社」を用いると理解していることが多いでしょう。

それをそのまま流用して二次面接の返信メールでも「ご提示いただいた8月25日の13時に御社にお伺いします」といった表現をしてしまうことがよくあります。しかし、この表現はメールのマナーとしてはNGなので気をつけなければなりません。

慣習的な影響で「御社」は話し言葉で相手企業を尊重する敬体表現として用いられているのに対し、「貴社」は書き言葉で用いられています。

一次面接の段階や電話で二次面接の日時について提案されたときには「承知しました。8月25日の13時に御社に伺います」と答えるのは適切です。

しかし、メールで返信をするときには「8月25日の13日に貴社に伺います」という表現をするのが正しいのです。

知らなかった人にとっては些細な違いかもしれませんが、基本的な社会マナーなので採用における評価基準になっていることもあります。特にメールは面接と違って記録が残るので言葉の選び方で誤らないように留意しておきましょう。

正しい敬語を使おう

ビジネスメールでは敬語を正しく使うのが基本で、二次面接の案内メールへの返信のときにも上述の他にも留意しておきたいポイントがたくさんあります。

メールには丁寧に返信したいと考えるのがもっともなことで、敬体表現をしっかりと使おうという気持ちを持つでしょう。その結果としてよくあるのが二重敬語を使ってしまうパターンです。

上述の例と関連して典型的なのが「貴社様」で、「貴」「様」という二つの表現を併用してしまっているためにかえって失礼な印象を与えてしまいます。

「貴社に伺います」を「貴社にお伺いします」というのも謙譲語を重ねてしまっているのが一般的にはNGな表現です。

二重敬語についてはよく理解していないと失敗するケースが多いので注意しましょう。

例えば「ご訪問させていただきたく存じます」という表現が過剰ではないかと誤解してしまう人もいますが、ルールとしては問題はありません。

しかし、見た目でかなり過剰になっているという印象を与えてしまうので心象を悪くするリスクがあります。

「訪問させていただきます」「ご訪問したいと存じます」という程度でも敬体表現としては十分です。

過度に敬語を使ってしまって失敗するよりは、最低限のことを押さえて書くようにした方が安全策と言えるでしょう。

ちなみに、就･転職エージェントを利用すればそういった最低限の言葉遣いのマナーなどもアドバイスしてもらうことが可能です。

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面接のメールで2回目の返信･例文

ちなみに、就･転職の面接のメールで悩みがちなのが、一回返信した後また連絡来た時にどのように返せば失礼にならないかというところでしょう。

そこでここからは例文と共に返信の際のポイントをご紹介します。ここでは”こちらが提示した面接日時で了承してもらった場合のメールに対する返信”の例文を挙げます。

そもそも二回目の返信は必要？

マナーとして、自分から送信したメールでやり取りを終えるのが理想的です。

こちらが提示した面接日程を承諾してもらった場合、面接日時の調整をしてもらった場合、面接会場や服装に関する質問について返信してもらった場合など、必ず対応してもらったことの感謝をメールで伝えましょう。

件名の｢Re:｣は削除せずに残しておく

次に件名についてですが、2回目以降の返信では自動的に｢Re:｣がつきます。

これがついていることによって返信メールであることが伝わり採用担当者の混乱を防ぐことができますので、削除せずにそのまま残しておきましょう。また、件名自体もそのまま変えずにおきましょう。

冒頭の挨拶文は数パターンを使い分ける

次に悩みがちなのが冒頭の挨拶文だと思いますが、これにはいくつかパターンがあります。一般的には下記のような使い分けをすると失礼になりません。

以前のやり取りは残しておく

また以前のやり取りは引用して残しておきましょう。それにより、採用担当者にこれまでどのようなやり取りをしてきたかを知らせることができます。

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