【動画で解説】面接時の返信メールの書き方＆マナー【テンプレ付･8パターン】

本記事の内容は動画でもご紹介しておりますので、動画でチェックしたいという方はぜひこちらをご覧ください。

ビジネスメールの基本を知ろう！

返信メールの書き方について詳しく見ていく前に、まずはビジネスメールの基本について把握しておきましょう。もう知っているという方も、復習がてら軽くご一読いただけたらと思います。

基本構成

まずはメールの基本構成についてです。メールは下記のように本文→宛名→挨拶(自分について)→要件→締めくくり→署名の順で記載していきます。

まず、件名はそのメールの内容が一目で分かるような形で記載しておくようにしましょう。

特に面接関係のメールの場合、採用担当者は同時期に複数の応募者をチェックしているため、やり取りの内容を見ただけではすぐに誰なのかの判別が難しくなります。

そのため”面接について”などではなく”面接日程調整の件/氏名”などと、長くなり過ぎない程度に要件と氏名を載せておくと、一目で内容を理解してもらえるでしょう。

そして、上記の画像を見ていただいてもお分かりいただけるかと思いますが、挨拶について書く際には｢お世話になっております。2次面接でお世話になりました根尾太郎です。｣などと書いておくと、自分が何者なのかを伝えることができます。

ビジネスメールの基本は相手にわずらわしさを与えないことですので、｢この人誰だっけ？｣と相手が困惑しないよう細部まで配慮することが大切です。

そして要件を伝えて軽い挨拶文で締めくくった後、署名で自分の連絡先を記載しておきます。

こちらも上記の画像の通り、氏名、自宅の住所(本来のビジネスメールでは企業の住所)、電話番号を記載しておけば問題ありません。

返信の際は本文を引用しておこう

なお、ビジネスマナーの基本として、過去のメールのやり取りはどんなに長くなっても必ず引用して残すようにしましょう。

特に採用担当者の場合、通常業務に関するメールにも対応しているため、メールの内容を見ただけでは過去のやり取りをしっかりと思い出せないことが多いのです。

しかし、過去のメールの内容を引用して残しておけば、それまでにどんなやり取りを行っていたのかが一目瞭然です。

ちなみに、相手からもらったメールの返信については件名を変えずに残しておくことも必要です。件名がコロコロと変わっていたら、一目でどんな内容なのか判断しづらくなってしまいますので注意しましょう。

お礼のフレーズを忘れずに

ちなみに基本的なマナーとして、面接でお世話になったことやメールを送ってくれていることに対する感謝の気持ちを、必ずメールの中に盛り込むようにしましょう。

｢この度は面接日程に関しまして、ご連絡くださり誠にありがとうございます。｣などの一言があるだけで印象が和らぎます。

【パターン別】面接の返信メールの書き方＆マナー(テンプレつき)

さて、ここからは面接の返信メールの書き方とマナーについてご紹介していきます。まずは、最もやり取りが多いであろう面接日程調整のメールについて見ていきましょう。

面接日程調整メール

面接日程調整メールには2パターンあります。

企業から面接日程を提示してもらいそれを承諾する場合と、日程が合わずこちらから新たな日程を提案する場合です。まずは、企業から提示された日程で承諾する場合について例を挙げます。

この返信メールのポイントは、提示してもらった面接日時を改めて記載している点です。ビジネスメールでは相手との認識のズレを防ぐために、こういった決定事項を改めて記載するのがマナーとなっています。

｢相手が提示してきたことだしわかってるでしょ｣などと具体的な記載を省いてしまうと社会人としてのマナーが備わっていないと判断されてしまいますので、ぜひ注意しましょう。

さて、次に別の日程をこちらから提示する場合について見ていきます。

さて、この返信メールのポイントは面接日程が合わなかったことへの一言が記載されてあること、そして新たな日時の候補が4つ提示されていることです。

ビジネスの場においては候補日程を3,4日分提示することがマナーとなりますので、上記の文面のように候補日は複数用意するようにしましょう。

面接日程を変更してほしい時のメール

次に、一度面接日程を決定したにも関わらず、どうしてもその日時に面接を行うことが難しくなってしまった場合についてです。

このメールのポイントは2つあります。まず｢11月1日(木)の10:00より面接を予定させていただいております｣という記載がある点です。

これによって、すでに面接日程が決まっている相手からのメールであることを端的に伝えることができます。

また、｢私事で大変恐縮ですが｣と記載することによって予定変更の具体的な理由を伏せていることもポイントです。

面接の日程を変えてもらう際に理由を事細かに伝える義務はありませんので、このフレーズを入れておくだけでスマートにまとまるでしょう。

面接後のお礼メール

次に面接後のお礼のメールについてです。

このメールのポイントは、面接の時間を確保してもらったことに対する感謝の気持ちと、面接で感じたことについて触れている点です。

特に、面接の感想についてはより入社意欲が高まったという方向のポジティブな内容を書くと印象が良いでしょう。

しかし、あまり長くなってしまうとガツガツしている印象を与えてしまいかねないため、1,2文程度で端的にまとめるのが無難です。

内定連絡への返信メール

さて、次はめでたく内定通知がもらえた場合の返信メールについてです。

この返信メールのポイントは、内定をもらえたことへの感謝の気持ちと承諾する旨を伝えていること、そして今後の意気込みを端的に伝えている点です。

特に、内定をもらえた場合には内定を承諾するか否かを明確に伝えなければ企業側が混乱しますので、必ず記載するようにしましょう。

結果問い合わせメール

次に、企業からなかなか結果の連絡がない場合に送るメールについてです。面接の結果が来るまでの期間は企業によってまちまちで、3日で来るところもあれば1ヶ月かかるところもあります。

特に人気な職種や企業など応募者が多い企業については通知が来るまでに時間がかかりますが、あらかじめ企業から結果通知のタイミングを伝えられていない場合には、2週間程待って連絡がないようであれば問い合わせても問題ないでしょう。

このメールのポイントは、面接結果をその場で教えてもらおうとするのではなく、いつごろもらえるかというタイミングを聞いている点です。

直接結果を聞いてしまってはガツガツした印象を与えかねませんが、｢いつになるか教えてください｣というスタンスにすることでマイルドになります。たいていの場合はこのメールに対して選考結果を通知してくれるでしょう。

面接辞退メール

ちなみに、特に送るのが気まずい面接辞退メールについては、下記の記事に書き方や注意点などをまとめてあります。

面接に遅刻してしまう際の連絡についてもご紹介しておりますので、ぜひこちらもチェックしてみてください。

とはいえ、それでもメールの書き方に不安があるという方も多くいらっしゃることでしょう。特に文章の苦手な方に多いのではないでしょうか？

そこで近年20代に人気なのが、転職のプロに頼って企業とのやり取りをすべて代行してもらう方法です。転職エージェントでは求人紹介から各種対策、難しい企業とのやり取りまでを完全代行してくれます。

面接日程の調整から給与面などの条件交渉まで、あらゆるやり取りを代行してもらうことができるため非常に便利です。少しでも気になる方はぜひ一度チェックしてみてください。

こんなメールは失礼！メールのNGポイント！

それでは最後に、失礼になってしまうメールによくあるNGポイントについて軽く触れておきたいと思います。すでにメールを書き始めている方も、送信前に一度確認しておくと失敗を防げるでしょう。

メールは24時間以内に返信しよう

まず、メールは相手から連絡を受けてから24時間以内には必ず返信するように心がけましょう。

こちらは全ビジネスマン共通のマナーですので、やむを得ずそれ以降の返信になってしまう場合には｢ご返信が遅くなってしまい申し訳ございまん。｣などとお詫びの言葉を一言添えておくようにしましょう。

｢夜分遅くに失礼いたします｣などの一言がない

次に、必要なフレーズが抜けてしまっている場合です。

上記の｢ご返信が遅くなってしまい申し訳ございません。｣の他、｢夜分遅くに失礼いたします。｣｢大変恐縮ですが｣などの細やかな心遣いがあるとないとでは、メールの受け取り手からの印象が全く違います。

逆にこういった一言がないとマナーがなっていないと感じる担当者もいますので、送信前に十分注意して見るようにしましょう。

色や太字などの装飾

なお、色つきの字や太字などで装飾されたメールはビジネスシーンにおいてふさわしくありません。

重要な部分をわかりやすく強調させたいという気持ちもよくわかりますが、自社内の従業員や取引が長くある程度慣れている相手でなければ非常識だと受け取られかねません。

誤解を防ぐためにも、あまりなれていない間柄の相手にはそういったメールを送ってしまわぬよう注意しましょう。

(株)などの略語はNG

またこちらも細かい話になってしまいますが、株式会社を(株)などと略して記載するのもマナー違反です。特に相手の企業名は正式表記で記載しなければ失礼にあたりますので、長くてもしっかりと記載しましょう。

改行がなく読みづらい

なお、改行がなく読みづらい文面もまたふさわしくありません。冒頭でもお話しましたが、ビジネスマナーの基本は相手にわずらわしさを与えないことです。

一文ずつ改行を空け、内容が変わるタイミングで一行スペースを入れるなど読みやすくなる工夫を行いましょう。不自然に長い文章は途中で区切って2文にすることもできます。

また上記の例文のように、一文が少々長めになってしまう場合には適度なところで改行を入れ、文章を整理すると読みやすくなるでしょう。

さて、本記事では面接にまつわる返信メールの書き方とマナーについて見て参りましたが、いかがでしたか？少しでも参考になっていれば幸いです。

しかし、中にはそもそも敬語がしっかりと書けているか不安だったり、それでもメールを書くのが苦手だという方もいらっしゃることでしょう。

他にも面接の日程調整の連絡を取ること自体が億劫だという方もいらっしゃるかもしれません。繰り返しになりますが、そういった方にぜひ知っておいていただきたいのが転職エージェントの存在です。

たとえば私たち第二新卒エージェントneoでは、第二新卒者をはじめとした若者を対象に、プロの転職アドバイザーがマンツーマンでご対応。個人の希望条件や性格、適性に沿った求人をご紹介いたします。

加えて面接後のフィードバックや入社後のケア、個人では行いにくくわずらわしさもある企業との交渉ごとも第二新卒エージェントneoではすべて代行。

アドバイザーの丁寧さと人柄のやわらかさもあいまって、転職が非常にスムーズだったとのお声を多くいただいております。

ご相談からでもかまいません。私たちのサービスはすべて無料ですので、一人でのメール作成でお悩みの方はぜひ利用を検討してみてください。

おわりに、｢仕事探し｣って実は難しくないんです

新たな環境に身を置こうと考えたとき、誰しも必ず｢不安｣と出遭うことになります。
本当に自分のやりたいことができるのか、よくない意味での｢想像とのギャップ｣はないだろうか、自分で務まる業務内容なのだろうか...。

｢仕事探し｣というものがとてつもなく難しいものに思え、孤独を感じている人もいるのではないでしょうか？

でも、｢仕事探し｣って実は難しくないんです！

仕事を決めるときに必要なのは｢自分の良いところを武器に前向きにぶつかること｣、言ってしまえばこれだけなんです。

｢でも自分に良いところなんてないよ～…｣なんて嘆いているそこのあなた！長所や強みは誰しも絶対にあります。可能性のある存在を否定するほどもったいないことはありませんよ。

しかしどうしても自分の良いところや強みがわからないときにはぜひ、私たち第二新卒エージェントneoに頼ってください。これまで多数の内定者を輩出した確かな実力を持ってあなたの性格を分析、そして安心して働ける求人をご紹介致します。共に楽しい仕事探しを成功させましょう！

20秒で終わる会員登録はコチラ