受付の仕事内容とは？

受付は、企業や施設に来たお客様を案内する仕事です。主な仕事内容は来客対応、会議室の管理、庶務業務、事務作業です。

来客対応では、企業に良い印象を持ってもらえるように、明るい笑顔や元気の良い挨拶が大切です。お客様のお出迎えだけでなく、訪問者の情報管理などもすることがあります。

代表電話やメールの対応も受付の仕事であることが多いです。会議室の予約管理も受付が対応します。

管理職や役員などが会議室を使用する場合は、お客様を案内したりお茶出しを頼まれることもあるでしょう。

また、職場環境を整える庶務関連の業務も受付の仕事です。掃除や備品管理など、対応する仕事の種類は多いのが特徴です。

空いた時間を利用して、データ入力や資料作成をすることもあります。受付の種類は多く、企業、病院・クリニック、ホテル、エステ・サロンなど、働ける場所はさまざまです。

それぞれの職場によって、必要になるスキルや仕事内容が少し違うので注意が必要になります。

ちなみに、受付の平均年収ややりがいなど、もっと詳しい情報を知りたいという方は下記の記事にまとめてありますので、ぜひこちらもチェックしてみてください。

1日のスケジュール～それぞれの業務段階でのメリットや苦労～

受付は来訪者をお迎えする仕事なので、営業時間に合わせて勤務することがほとんどです。ここでは、受付で働く人の1日のスケジュール例を紹介します。

朝礼では、業務共有や当日のスケジュールなどを確認します。重要な会議やイベントがある場合は、仕事を円滑に進めるために業務内容の再確認が必要です。

受付は、1日中人前に出る仕事です。清潔感のない格好をしていると、会社のイメージダウンにも繋がります。

営業時間が始まったら、来訪者のお迎え対応をします。スムーズに案内するために、各部署の主要クライアントを覚えておく必要があります。

来訪者が落ち着くランチタイムに休憩を取ることができます。来訪者が多くなければ、毎日ほぼ同じ時間に休憩できるはずです。

午後も引き続き来訪者対応がメインです。いつお客様が来るか分からないので、常に笑顔で対応しなければいけません。

社員から依頼があれば、会議室の予約対応を行います。ダブルブッキングをしてしまうと、大事な会議ができなくなるので注意が必要です。

空き時間を利用して、データ入力や資料作成を行います。

作業中に来客があれば、途中で手を止め来客対応を優先します。日によっては事務作業の時間を取れないことがあるので、時間に余裕を持って対応しなければいけません。

今後の来客スケジュールを確認し、翌日の案内準備をします。お客様を迎えるにあたり必要な確認事項があれば、各部署に確認します。

イレギュラーな対応がない限り、ほとんど残業はありません。時間通りに退社できます。

受付の志望動機のアピールポイント

採用担当者は、志望動機で受付業務に適正があるかを確認します。

志望動機を書くコツは、受付の仕事に活かせるスキルを取り入れることです。アピールポイントを明確にしてから、志望動機を書きましょう。

ビジネスマナー

受付は、社内外問わず人と接することが多い仕事です。来訪者や社員に気持ち良く仕事をしてもらうために、社会人として必要なビジネスマナーを身につけていることが大切です。

基本的なビジネスマナーができていない場合、取引先の人の気分を害してしまう可能性があります。ビジネスマナーがあることをアピールするなら、マナーを学んだ経験を伝えましょう。

営業や接客など人と接することが多い仕事の経験や、マナー教室で本格的に勉強したなどの経験もアピールポイントになります。

コミュニケーション能力

受付業務は、来訪者の一時対応が主な仕事です。一時対応に失敗すると、会社に対して悪い印象を持たれる可能性があります。

気持ち良く来訪してもらうためにも、相手とのスムーズなやり取りが求められるポジションです。

定期的に来訪するお得意様の顔や名前を覚える必要もあります。また、来訪者だけでなく、関連部署と連絡を取ることが多い仕事です。

さまざまなポジションの人と円滑に仕事ができるコミュニケーションスキルが大切になります。

柔軟性

受付は、イレギュラー対応が多い仕事でもあります。会議の日程変更やアポイントなしの来訪など、その日に予定していなかった事態が起こります。

そのため、いつ何が起きても臨機応変に対応できる柔軟性が大切です。マニュアル通りの仕事をするだけでなく、自分で考えて仕事をした経験があれば、良いアピールポイントになります。

【例文】受付の志望動機の書き方

受付は、会社の顔というべき存在です。社外の人と接する機会が多く、受付の対応は会社の評判にも繋がります。

そのため、受付業務は決して誰にでもできる仕事ではありません。受付の志望動機は、受付業務への適正や自身のアピールポイントを元に考えると良いでしょう。

同業界･同職種からの転職の場合

同業界･同職種からの転職の場合、なぜその会社への転職を志望したのかを明確に伝えます。また、志望する仕事に必要なスキルを身につけていることも積極的にアピールしましょう。

同業界･異職種からの転職の場合

受付業務に前職の経験をどう活かせるかを書きましょう。また、人と接することが多い仕事なので、人と話すことにやりがいを感じられるかどうかも重要なポイントです。

営業や接客経験があれば、積極的にアピールしましょう。

異業界･異職種からの就･転職の場合

未経験者の場合でも、受付業務に活かせる経験があれば、十分アピールできます。これまでの仕事経験と受付の仕事を比較し、自分の強みを洗い出しましょう。

ちなみに、｢志望動機の基本的な考え方を確認しておきたい｣という方は、下記の記事に基礎的な部分から細かくご紹介しておりますので、ぜひこちらも参考にしてみてください。

志望動機で困ったら･･･

受付の志望動機を書こうとしても自分ならではのアピールポイントが見つからなくて書けないという人もいるでしょう。

｢本当にこれでいいのかなぁ･･･｣と不安を抱いたまま応募するのは、内定の可能性を狭めてしまうようで気が引けますよね。

そこでぜひ知っておいていただきたいのが就･転職エージェントの存在です。

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おわりに、｢仕事探し｣って実は難しくないんです

新たな環境に身を置こうと考えたとき、誰しも必ず｢不安｣と出遭うことになります。
本当に自分のやりたいことができるのか、よくない意味での｢想像とのギャップ｣はないだろうか、自分で務まる業務内容なのだろうか...。

｢仕事探し｣というものがとてつもなく難しいものに思え、孤独を感じている人もいるのではないでしょうか？

でも、｢仕事探し｣って実は難しくないんです！

仕事を決めるときに必要なのは｢自分の良いところを武器に前向きにぶつかること｣、言ってしまえばこれだけなんです。

｢でも自分に良いところなんてないよ～…｣なんて嘆いているそこのあなた！長所や強みは誰しも絶対にあります。可能性のある存在を否定するほどもったいないことはありませんよ。

しかしどうしても自分の良いところや強みがわからないときにはぜひ、私たち第二新卒エージェントneoに頼ってください。これまで多数の内定者を輩出した確かな実力を持ってあなたの性格を分析、そして安心して働ける求人をご紹介致します。共に楽しい仕事探しを成功させましょう！

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