総務職の仕事内容とは？

総務職の仕事内容は多岐に渡り、社内書類の作成・備品や建物の管理・防災防犯関連・社内行事や事業部をまたいでの業務の間に入ったりとさまざまです。

また、一般的な中小企業では総務が他の部門の仕事を兼任することが多くあります。経理や人事、法務など幅広い仕事に関われるのも総務職の魅力の一つです。

さまざまな経験をして専門スキルを伸ばしたい方にも総務職はおすすめの職種となっております。

企業が総務職に求めていること

総務職において若手を採用する一番の理由は、将来、役職を担ってもらえる方の採用をしたいからです。

総務職は専門的な知識が必要であり急な問題への対応力や責任も求められるため、事務系職種の中では採用ハードルが高めとも言えます。

逆を言えば、会社としては重要な仕事を任せるために採用をしている事が多くあります。

総務職を志望され、実際に求人を探されていらっしゃる方はおわかりかと思いますが、募集の数は全ての求人数に対してかなり少ないのが現状です。

総務は専門的な知識とコミュニケーション能力が必要であり、社内のシステムや業務の進め方を理解していることが必要なのです。

ですので、ほとんどが別の部署で経験を積んでの異動や、知識を持つ総務経験者を中途で採用するといった採用方法を取っています。

【求められるスキル別】総務職の志望動機･例文

さて、総務の仕事では大きくわけて｢コミュニケーション能力｣｢対応力｣｢協調性｣が求められますが、ここからはそれぞれをアピールする志望動機の例文をご紹介いたします。

ちなみに、下記の動画では総務の志望動機の考え方について、例文も含めてアニメで解説していますので、ぜひこちらもチェックしてみてください。

コミュニケーション能力

総務は社内の方へ業務や協力を依頼したり外部の方と交渉を行ったりと、事務系職種の中ではずば抜けてコミュニケーション能力が必要になる仕事です。

社内の業務が円滑に進むかは総務の腕次第なので、コミュニケーション能力の高い人材は特に重宝されます。

協調性

上記の内容に通ずるところがありますが、総務職では協調性もまた重要視されます。

総務の仕事では社内だけでなく、社外とのやり取りもとても多くなります。ほとんどの企業では、総務が法務や経理・人事といった部門を兼任する事が多い傾向にあります。

そのため、備品発注の業者から税理士や弁護士といった専門家など、幅広い人と関わって仕事を行うこととなります。

正確な対応力

総務は突発的な業務や依頼を受ける事も多々あります。中にはやっかいなトラブルの仲裁や対応もしばしば。

そのため、とっさの対応力に優れている方は総務職の採用において有利と考えられます。

また、総務職は社内・社外を問わずつなぐパイプのような役割をすることが多くあります。そのため、正確な状況を把握する力が必要となります。

また契約書など重要な書類を扱う機会も多いため、正確さは必須スキルといっても過言ではありません。

【例文つき】総務の志望動機の書き方

さて、ここからは総務職に応募する際の志望動機の例文についてご紹介します。経験者と未経験者では留意するポイントが若干異なりますので、それぞれ例文を見ながらチェックしていきましょう。

【経験者】志望動機・例文

この志望動機では経験者ならではの、｢もっと裁量権を持ちたい｣というポジティブな理由が全面に出ています。

経験者の場合はスキル面での心配が未経験者ほどには濃厚でない分、転職理由を重要視される傾向にあります。

中でも特に前職を早期退職している方の場合にはより一層注視されるポイントでもありますので、じっくりと時間をかけて作成しましょう。

またこの志望動機では、前職で培った能力を活かして貢献できることを明確に伝えています。もし全体の文章量がさほど多くないのであれば、具体的なエピソードも盛り込むとより信憑性が増すでしょう。

【未経験者】志望動機・例文

この志望動機のポイントはまず、志望理由を端的に結論として最初に提示している点です。中途採用とはいえど、企業は多くの応募者を同時に見ている可能性があります。

そのため、まどろっこしい志望動機が書かれているだけで読む気をなくしてしまう採用担当者も中にはいます。特に繁忙期には採用活動に割ける時間も限られてしまうのです。

だからこそ、志望動機の結論は冒頭に記載すると好印象につながります。ぜひトライしてみましょう。

そして次に、前職でどのような仕事をしてきたかを明確に記載している点もポイントです。

もちろんすべてを書くことはできませんが、前職でだいたいどんなことをやっていたのかを伝えられれば、企業側もその人の働きぶりを少しは想像することができます。

また、なぜその仕事に就きたいと考えたのかの明確な理由を、前職での経験をからめて記載している部分もまたポイントです。

ただし自分がその仕事をやっていきたいという理由をただ羅列しているだけでは、｢私はこの仕事がしたいんです！｣｢この会社で働きたいんです！｣という熱意ばかりが伝わってきてしまい、企業が自分を雇うことで得られるメリットを伝えることができません。

志望動機ではいかに｢この人材を雇いたい！｣と思ってもらえるかが勝負ですので、自分のスキルや強みを棚卸しして、企業にアピールできる材料を増やしましょう。

その際に、上記にお伝えしたアピールポイントの3要素のうちどれかひとつでも入っているとより効果的でしょう。

とはいえ、特に就職や転職に不慣れな方などは、自分の書いた志望動機に自信が持てなかったり、満足のいくものが書けないことが多いことと思います。

そこでぜひ知っておいていただきたいのが就･転職エージェントの存在です。

就･転職エージェントとは、求職者に対して提携している企業の求人を紹介することを主なサービスとして展開している民間の転職支援サポートです。

たとえば私たち第二新卒エージェントneoでは、第二新卒者をはじめとした若者を対象に、プロの転職アドバイザーがマンツーマンでご対応。

個人の希望条件や性格、適性に沿った求人をご紹介する他、志望動機をはじめとした応募先の企業に効果的な履歴書対策や面接対策を行わせていただきます。

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総務の志望動機・NG例文

ちなみに、志望動機を作成する際には職種・業界を問わず、注意しなくてはならないポイントがいくつかあります。

特に未経験者に多く見られるNGポイントがあるため、ここでは未経験者が書きがちなNG例文を見ながらチェックしていきたいと思います。

一見、端的にまとまっていてもっともらしい志望動機になっていますが、よく見ると何が言いたいのかよくわからない、熱意の伝わらない内容になってしまっています。

結論から始まっていない

まず第一のNGポイントは、志望動機の冒頭で｢なぜ(未経験から)総務職を志望したのか｣が明確になっていないのが問題です。

志望動機の鉄則は結論から書き始めること。採用担当者は数ある応募者の履歴書すべてに目を通しています。中小企業の小さめのチームなどであれば、採用担当者は一人であることも多いです。

採用担当者も人間ですから、一人で多くの応募書類に均等に目を通すのはなかなか難しいものです。中には文章にまとまりがないだけで読む気が失せてしまうこともあるでしょう。

だからこそ、志望動機を書く際にはいかに採用担当者に｢しっかりと読みたい｣｢この人、気になるな｣と思わせるかがポイントなのです。

だからこそ冒頭のフレーズは重要なのです。ぜひ、結論をはっきり伝えることによって印象深い志望動機を目指しましょう。

具体的な業務内容がわからない

また、この志望動機はなんとなく出来ているように見えますが、飲食業に携わっていたこと以外、具体的にどのような業務を行ってきたのかが全くわかりません。

どのような業務を行ってきたのかを明らかにすることで、未経験者なりに入社後活かせそうな能力やスキルをアピールすることができますが、それすらもまったく想像がつかない志望動機になってしまっています。

具体的なエピソードがない

そして志望動機には、可能な限り具体的なエピソードが必要です。

例えば接客業に応募している場合であれば、｢前職の〇〇の業務において、お客様に直接”ありがとう”と言っていただけたことが何よりの喜びでした｣などのフレーズがあれば、直接お客様と関わらず仕事に就きたいと思った理由として十分です。

その場合には、そのなかでもどうしてその業務を選んだのか、その会社を選んだのかも理由づけを行う必要がありますので留意しましょう。

具体的に企業へ貢献できそうな要素がわからない

先ほども少し触れましたが、志望動機には自分が入社したいという気持ち以外にも、“自分が入社することでこのような貢献ができると考えています”などの、企業にとってのメリットに関する内容を盛り込む必要があります。

企業としてはあくまでも利益を生み出すために採用活動を行っていますので、企業にとってのメリットがないと素直に｢採用したい！｣と思ってもらえるような志望動機は作れません。

前職(現職)での具体的な業務内容と共に、企業にとってのメリットを盛り込んだ志望動機を目指しましょう。

とはいえ、志望動機の作成は簡単なものではありません。書き方の流れやコツはわかっても、なかなか文章が思いつかなかったり、作成できてもそれが果たして適切なものとなっているのか、不安が残るものです。

そこで近年特に20代の若者に人気となっているのが転職のプロに相談して、志望動機の作成をサポートしてもらう方法です。

転職エージェントでは志望動機の作成をはじめとした応募書類の作成のアドバイスをもらえます。一人での書類作成が不安だという方は、利用を検討してみるのも手かもしれません。

第二新卒が総務職に転職する際の3ポイントまとめ

総務職は会社を支えるために多種多様な業務を行うお仕事です。会社ごとに業務内容が異なる場合もありますし、臨機応変な対応も求められるため幅広い知識や経験が歓迎されます。

また、社内では複数の部署やたくさんの人とコミュニケーションを円滑にとる必要がありますので、コミュニケーション能力に自信がある方にはおすすめです。

気遣いや思いやりも重宝されるため、そういったエピソードを自己分析で見つけ、会社への貢献が連想できる形でご自身をアピールしましょう。

加えて、売り上げなどの加点方式で評価される営業職と違い、ミスがあると評価が下がりやすい減点方式の傾向が強いのが総務職。

ミスなく正確に業務をこなし、もしミスしてしまったとしても次ぎ起こさないようにアクションをし続けることも大切です。

しかし、中には志望動機の作成が苦手な方や、きちんと作成できているのか不安な方も多くいらっしゃるでしょう。

そこで、先にも触れましたが転職エージェントを利用して志望動機をはじめとした書類作成のサポートを受ける方法が有効です。

転職エージェントとは、求職者に対して提携している企業の求人を紹介することを主なサービスとして展開している民間の転職支援サポートです。

例えば私たち第二新卒エージェントneoでは、第二新卒者をはじめとした若者を対象に、プロの転職アドバイザーがマンツーマンでご対応。個人の希望条件や性格、適性に沿った求人をご紹介いたします。

加えて面接後のフィードバックや入社後のケア、個人では行いにくい企業との交渉ごとも第二新卒エージェントneoではすべて代行。

アドバイザーの丁寧さと人柄のやわらかさもあいまって、就活が非常にスムーズだったとのお声を多くいただいております。

ご相談からでもかまいません。私たちのサービスはすべて無料で就職、転職どちらにも対応しておりますので、一人での履歴書作成でお悩みの方はぜひ利用を検討してみてください。

おわりに、｢仕事探し｣って実は難しくないんです

新たな環境に身を置こうと考えたとき、誰しも必ず｢不安｣と出遭うことになります。
本当に自分のやりたいことができるのか、よくない意味での｢想像とのギャップ｣はないだろうか、自分で務まる業務内容なのだろうか...。

｢仕事探し｣というものがとてつもなく難しいものに思え、孤独を感じている人もいるのではないでしょうか？

でも、｢仕事探し｣って実は難しくないんです！

仕事を決めるときに必要なのは｢自分の良いところを武器に前向きにぶつかること｣、言ってしまえばこれだけなんです。

｢でも自分に良いところなんてないよ～…｣なんて嘆いているそこのあなた！長所や強みは誰しも絶対にあります。可能性のある存在を否定するほどもったいないことはありませんよ。

しかしどうしても自分の良いところや強みがわからないときにはぜひ、私たち第二新卒エージェントneoに頼ってください。これまで多数の内定者を輩出した確かな実力を持ってあなたの性格を分析、そして安心して働ける求人をご紹介致します。共に楽しい仕事探しを成功させましょう！

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