総務事務の仕事内容とは？

総務事務とは、その名の通り総務部で働く事務職を指します。

総務の基本的な役割は、企業運営に必要不可欠なことだけれど他の部署には解決できないもの全般に対処することです。

そのため、総務部の業務は企業によって異なり業務内容を一概に定義することは難しいですが、いわゆる総務事務の仕事と言えるものはいくつか挙げられます。

コピー用紙やトナー、ボールペンやクリップ、名刺などの企業で使用する消耗品は、基本的に総務で手配しています。

残量を定期的にチェックしたり、各社員からの発注のお願いを受けるなどして、不足する前に発注を行います。

他にもデスクや椅子、プリンターやPC、電話などの備品や什器、オフィスそのものやビル自体のメンテナンス、管理も職場によっては業務に含まれます。

清掃業者を手配したり、空調や照明設備、防災設備の管理も行います。もし自社がオフィスビルのテナントとして入っている場合には、ビル全体のメンテナンスや防災活動にも参加する必要があります。

防災訓練やエレベーターの停止、停電や水道管工事など、従業員の勤務時間中に業務へ支障をきたすようなことが予定されている場合には、事前に社内全体へ向けたメールなどで知らせておきます。

ちなみに、総務部は株主総会の企画・運営も行います。

株主への招集通知の作成や発送、会場の予約に、当日用のプレゼン資料や配布資料の作成の手伝いなどが主な業務として含まれます。場合によっては当日の会場案内役を務めることもあります。

他にも、入社式や社内イベントの企画･運営も総務部が行っています。総務部が、目立たぬところで従業員が気持ちよく働けるような環境づくりに携わっている部署だということがわかりますね。

総務事務の平均年収

#就職しようの｢総務事務の給与や年収はどのくらい？会社によって給与が違う3つの理由もチェック！｣によれば、総務事務の平均年収は約330万円となっています。

国税庁の民間給与実態統計調査によれば2019年の日本の平均給与は約441万円となっており、総務事務の平均年収はこれを大幅に下回っていることがわかります。

ただし、転職前までの経験や所有資格によって中でも特に企業に必要な人材であると判断された方は、平均よりも高い給与を得ている傾向にあります。

総務事務のやりがいは？

仕事内容や年収について把握していただいたところで、次は総務事務のやりがいについて見ていきましょう。

会社全体の問題を解決できる

総務事務の業務では、企業全体の問題の解決に携わることができます。社内全体の従業員がより良い仕事ができるようサポートを行う仕事のため、人の役に立つことができるというやりがいを得ることができます。

また、周りの従業員から頼りにされることも増えるため、自分に声をかけてもらえるとモチベーションが上がっていくでしょう。

企業全体を自分の手で変えることができる

総務事務の仕事に就いていると、企業内に足りないルールや環境について、従業員から意見を寄せられることもあります。そこで、現状を良くするための新ルールや環境作りを考えて提案することができます。

もちろんその実現には多少の苦労が伴いますが、自分の手で企業全体を少しでも変えることができれば、それは大きなやりがいとなるでしょう。

場合によっては、大きなプロジェクトを先陣を切って進めていくことになるかもしれません。

幅広い知見を得られる

総務では一つの分野にとどまらず、企業運営の向上に繋がることであれば全般的に対処していきます。そのため、総務事務の仕事に就くと企業運営にまつわる幅広い知識や経験を積むことができます。

事務の仕事の中でも携わる業務の幅が広いのが総務事務のため、広範囲に渡って興味のある方や、今後自分の興味を見つけていきたいという方におすすめです。

周りから感謝される

総務事務の仕事では、日頃からあらゆる部門の従業員と関わることとなります。

一人で黙々と作業を進めていくというよりも、人と関わりながら進めていく仕事になるため、先回りした対応や迅速な行動を行うことができれば、周りの従業員に感謝されます。

総務事務のメリット＆デメリット

さて、総務事務のやりがいについて見て参りましたが、ここからはメリットやデメリットについても見ていきたいと思います。

総務事務に就くメリット

まず、総務事務では絶対的に必要となるスキルや資格がないため、未経験からでも始められるというメリットがあります。

また、未経験からでもトライできるにも関わらず、総務事務の仕事では部署を超えた業務(企業によっては人事や経理、法務や広報に関する業務など)を請け負うことがあるため、スキルアップして更なる転職へ活かすことも可能です。

その過程で最低限のビジネススキルを得ることでき、多くの社内従業員との関わりからコミュニケーションスキルも自然と高まるため、社会人としての基礎的な成長を見込めます。

なお、残業が比較的少ない傾向にあるため、ワークライフバランスを保つ働き方を目指すことができるメリットもあります。

総務事務に就くデメリット

一方で、総務事務にはデメリットもあります。総務事務は業務内容が多岐にわたるため、頻繁に集中すべきところを切り替える必要があります。

企業によっては経理や広報の仕事を請け負うこともあります。さっきまで進めていた業務とは全く違う内容に迅速に対応しなければならないシーンが多々あるため、精神的、身体的疲労の伴う仕事です。

また業務にはそれぞれ締め切りが設定されているため、マイペースに仕事をしていくわけにはいきません。スピーディーに業務をこなしていくことが苦手な方にはあまりおすすめできません。

また、締め切りの近い業務が複数重なってしまった場合には残業時間が延びることもあります。

総務事務に向いている人ってどんな人？

さて、ここからは総務事務に向いている人について、簡単にご紹介していきたいと思います。

コミュニケーションが得意な人

総務事務の仕事では部署をまたいでたくさんの従業員と関わる必要があります。そのため、コミュニケーションが得意な方が向いています。

相手の真意を的確に捉え、こちらの伝えたいことを的確に伝えるという当たり前のコミュニケーションを取ることは、案外難しいものです。

しかし、コミュニケーションスキルに自信がある方であれば、円滑に業務を進めていくことができるでしょう。

複数のことを同時に進められる人

総務の仕事は多岐にわたるため、複数の関連のない業務を同時進行で進めていかなければならない場合が多々あります。

必要がある場合には集中を即座を切り替え、ミスをしてしまわぬように留意することが求められるため、物事を同時に進めていける人が向いています。

迅速な対応が出来る人

総務事務は企業内のあらゆる不具合に対処するため、次から次へと業務が発生します。そのため、いかに迅速な対応ができるかで、その後の自分の負担に影響が出ます。

迅速な対応ができずにいた場合、仕事が溜まってしまい締め切りがあるものについては超過してしまう可能性もあります。

だからこそ、迅速な対応ができる人が向いていると言えます。

サポート業務に回りたい人

なお、総務の仕事はあくまで従業員がより良い仕事を行えるように支える仕事のため、縁の下の力持ちのような感覚でサポート業務に回りたい人に向いてます。

決して派手な仕事ではありませんが、陰ながら企業を支えることができます。

総務事務に活かせる資格･スキル･経験

さて、ここからは総務事務に活かせる資格やスキル、経験についてご紹介していきたいと思います。ぜひ、ご自身に当てはまるものがないかどうかチェックしてみてください。

総務事務に活かせる資格

MOSは「Microsoft Office Specialist」の略で、マイクロソフトオフィス(Word、Ewcel、Power Point)を使いこなすスキルを証明するための資格です。

総務事務の仕事ではPCをメインに業務を進めていくため、資料の作成などで役に立つ資格です。

MOSを取得しておくと、事務職系をはじめとしたオフィスワーク全般の求人への転職に有利になります。履歴書にもしっかりと記載することができるため、面接の際にも堂々とアピールすることができます。

MOSには｢全国一斉試験｣と｢随時試験｣の2つの受験方法が存在します。申し込み方法が異なる他は受験料や試験内容、合格認定証は相違ありません。

受験資格も特に制限されていないため、こちらを参考に、試験の流れを確認した上でどちらにすべきかを考えてみてください。

企業の従業員がより良い働き方をするには、働く環境を清潔かつ安全に保っておくことが必要不可欠ですよね。衛生管理者の資格では、職場環境を整えるために必要な知識を得ることができます。

この試験には、照明や空調などが健康上最適な設定にするための管理方法や、従業員の健康管理の方法などが含まれます。

衛生管理者試験には第一種衛生管理者、第二種衛生管理者、特例第一種衛生管理者の3種類があります。

特例第一種衛生管理者は、第二種衛生管理者免許を受けた方が第一種衛生管理者免許試験を受験する場合を指します。

第一種免許は全ての業種に対応することが可能ですが、第二種免許では下記の業種に対応できません。

安全衛生技術試験協会によると、平成30年度の第一種衛生管理者試験の合格率は44.2%と、難易度は決して高くはありません。

詳しくはこちらをご参照ください。

総務事務に活かせるスキル･経験

総務事務に活かせるスキルとしては、まずコミュニケーションスキルが挙げられます。部署をまたいで多くの従業員のサポートを行うため、場合によっては相手との意思疎通を細かく取りづらい場合もあります。

そういった場合でも、相手の真意を細かくキャッチアップするためにこちらからどのような問いかけを行えば良いのかなど、コミュニケーションを円滑に行えるコツを会得している方は、そのスキルを十分に発揮することができます。

また、総務事務の仕事では主にPCを使用して業務を行っていくため、タイピングや基礎的なソフトの扱いなどのPCスキルも十分に活かすことができます。

総務事務経験者の体験談

フロア内を常に動き回っているという内容からもお分かりいただけるように、活動的な働き方をしたいと考えている方にとって、総務事務は生き生きと働くことができる仕事であると言えるでしょう。

部署を越えて企業内に知り合いが増えていくことも喜びに繋がりやすく、こちらから率先してコミュニケーションを取っていれば、自分をサポートしてくれる従業員を得ることもできます。

理想の転職を実現させたいなら

さて、本記事では総務事務の仕事についてお伝えして参りましたが、いかがでしたか？少しでも仕事選びのお役に立てていましたら幸いです。

しかし、中には総務事務の仕事が自分に合わないかもと感じた方や、もっと他の仕事について知りたいという方もいらっしゃるでしょう。そこでぜひ知っておいていただきたいのが転職エージェントの存在です。

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おわりに、｢仕事探し｣って実は難しくないんです

新たな環境に身を置こうと考えたとき、誰しも必ず｢不安｣と出遭うことになります。
本当に自分のやりたいことができるのか、よくない意味での｢想像とのギャップ｣はないだろうか、自分で務まる業務内容なのだろうか...。

｢仕事探し｣というものがとてつもなく難しいものに思え、孤独を感じている人もいるのではないでしょうか？

でも、｢仕事探し｣って実は難しくないんです！

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