受付の仕事内容とは？

受付の主な仕事内容は、主に企業や病院、モデルルームや商業施設などにおいて来客対応をはじめとする業務を行うことです(本記事では、特に企業の受付について取り上げます)。

企業に訪れた方の名前や勤め先、来訪の目的を確認し、必要に応じて取次ぎや施設案内を行ったり、入館証を渡すなどします。

ケースによっては来客の出迎えを行ったり、送迎車の手配を行うこともあります。

そして顧客の名前や勤め先などの情報の登録･管理、来客数の集計や入館証の発行、備品の管理、電話対応やメール対応、データ入力や資料の作成、会議室の予約や来客･社内スタッフのスケジュール管理などの事務系の業務も行います。

簡単に言えば、来客対応をメインに一般事務の仕事をこなしていく、といったイメージが近いでしょう。

受付の平均年収

給料ナビの受付の仕事の年収・時給・給料情報によれば、受付の平均年収は約326万円となっています。

国税庁の民間給与実態統計調査によれば2019年の日本の平均給与は約441万円となっており、受付の平均年収はこれを下回っていることがわかります。

受付のやりがいは？

では、受付の仕事には一体どのようなやりがいがあるのでしょうか？簡単に見ていきましょう。

たくさんの人の役に立てる

企業や施設の規模にもよりますが、受付の仕事は一日何十人、何百人という来客の対応を行っていくことになります。

慣れないうちは次から次へと対応することが出てきて大変に感じることと思いますが、慣れてくるとよりスムーズに対応を行えるようになっていきます。

来客が困っていることを迅速に解決することができるようになってくると、自分が人の役に立てていることを肌で感じられるようになり、やりがいに繋がります。

中には定期的に来訪する方も複数いらっしゃるため、顔見知りになってくると｢今日もありがとうございます｣などと声をかけてもらうこともできるでしょう。

コミュニケーションスキル･接客がUPする

受付業務を日々こなしていくと、知らず知らずのうちにコミュニケーションスキルや接客スキルが向上していきます。

どの来客にも平等に接さなければなりませんが、対応する回数が増えていくうちに”どの案件の時にどのような対応がふさわしいか”を体が本能的に覚えていくようになります。

どのような案件にはどのような対応が合っているか、各パターンの微細な違いをプラスに変えられるような対応を行えるようになってくると、より日々の成長を感じることができます。

美意識を高められる

受付はいわば企業や施設の顔です。組織の代表者としてふさわしい態度、姿勢を心がけなくてはなりません。

これは何も、来客対応を行う時だけではありません。受付は常に周りから見られる立場にありますので、いつ誰に見られても恥ずかしくないように、常に表情や姿勢、身なりに気を遣う必要があります。

そうすると、業務の中で自然と美意識が高まっていき、以前よりも誇れる自分に近づくことができるというやりがいがあるのです。

受付のメリット＆デメリット

やりがいの多い受付の仕事ですが、他にもメリットがあります。ここではデメリットと並行してご紹介していきますので、仕事選びの要素にしていただけたらと思います。

受付に就くメリット

受付の仕事に就くことで得られるメリットにはまず、ビジネスマナーを自然に身につけることができるということが挙げられます。

あらゆる来客に対応していく中でさまざまな業界、企業、性格、年齢の人と関わっていくことになるため、冷静な判断スキルや臨機応変な対応スキルが身につきます。言葉遣いや姿勢にも磨きがかかるでしょう。

また未経験からでも十分にチャレンジすることが可能です。さらに経験や学歴を問わず大手企業で働くことも狙えるため、憧れの企業へチャレンジすることもできます。

受付に就くデメリット

受付の仕事では複数の業務を並行して進めなければならないため、常に思考の切り替えを行わなければなりません。

一方にかかりきりになってしまい、もう一方の業務をおろそかにするようなことはできないため、常に思考し、迅速に業務を進めていかなければならず、人によっては体力を必要とすると感じることもあるでしょう。

また、受付はチームで働くことが多いため、メンバー同士でのコミュニケーションが欠かせません。

チームプレーが好きな方にとってはメリットにもなり得ますが、馬が合わなかった場合には人間関係に悩まされる可能性もあるため、デメリットにも繋がります。

受付に向いている人ってどんな人？

中には、仕事選びにおいて本格的に受付の仕事を視野に入れている方も多くいらっしゃることでしょう。しかし、どのような仕事にも向き不向きがあります。

本当に自分に合っている仕事を選ぶことは、就･転職に失敗しないためにも最重要な部分となりますので、事前に自分の性格や傾向との相性を確かめておく必要があります。

そこで、ここからは受付の仕事に向いている人の特徴と、そうでない人の特徴についてそれぞれ見ていきたいと思います。まずは向いている人の特徴からです。

社会人としてのマナーがなっている人

受付は企業などその施設の顔ですから、社会人としての最低限のマナーやモラルをわきまえている方が向いています。

企業や施設で決められた規則を正しく守り、内外を問わず誰が見ても恥ずかしくないような態度を心がけておく必要があるのです。

逆に言えば、ビジネスマナーの基礎を勉強するのが嫌だったり、自分らしさを出せるおしゃれをしたいという方にはあまりおすすめできない仕事です。

情報を秘密にしておける人

受付では来客の個人情報を多く取り扱うこととなります。近年、組織内で従業員向けに講義を行う企業が増えていることからもわかるように、個人情報の取り扱いはミスがあってはならない重要な部分です。

そのため、自分が知った個人情報を外部でうっかりもらしてしまわないような、秘密を遵守できる人が向いています。

情報漏えいの危険は、生活のあらゆるところに潜んでいます。

カフェで人と話している時に流れでうっかり個人情報を口にしてしまったり、社内の人相手だからと話しているところを外部の人に盗み聞きされてしまったり、深く考えずにSNSで流出させてしまったりと、自分が常に情報漏えいの危険性と隣合わせである自覚が大切です。

相手の立場に立てる人

受付の仕事では、相手の立場に立って物事を考え、処理できる方が向いています。

たとえば企業の受付の場合、来客は取引先や新規開拓の営業マンなどのビジネスマンに限らず、自社のサービスや製品を利用してくださっている顧客の場合もあります。

顧客の場合には｢そんなことも知らないの？｣と感じてしまうような質問を投げかけてくる場合もあります。

しかし、企業側の人間が知っていることが世界のすべてではありません。

顧客の立場では一体どのような部分が不明瞭なのか、どこが理解できないでいるのかを、相手の視点に立って考えなければ、真にふさわしい対応を行うことができません。

相手の立場に立たないまま一方通行な対応を取ってしまうと、クレームにも繋がってしまいます。

なお、迅速な対応を心がけることもここに含まれます。中でも特に急を要している雰囲気の方に対しては特にお待たせしないように心がけるなど、各個人の立場に立って最善と考えられる対応を行うことが大切です。

受付を選ばない方がいい人ってどんな人？

では、逆に受付の仕事に向いていない人には一体どのような特徴があるのでしょうか？簡単に見ていきましょう。

人見知りな人

やはり、受付は人と接することが前提となり、その多くが初対面の人となるため、人見知りで初対面の人とうまく話せないという方や、無愛想な態度になってしまうという方には不向きな仕事です。

似た業務であれば事務職など、来客対応は業務の一部程度の頻度であればまだ軽度かもしれませんが、来客対応がメインになる仕事では特にストレスが溜まってしまうでしょう。

臨機応変な対応が苦手な人

受付の仕事ではイレギュラーな事象が発生することが多々あります。

顧客の来訪時間が変更になった場合や、アポイントメントなしでの来訪があった場合など、どのようなイレギュラーがあった場合でも臨機応変に対応して、迅速に解決しなければなりません。

そのため、マニュアル通りの業務が得意な方や、臨機応変な対応が苦手な方は受付の仕事に向いていないといえるでしょう。

人の顔と名前を覚えるのが苦手な人

上記でも少し触れましたが、受付の仕事では定期的に顔を合わせる来客もいます。企業の顔として、二度以上訪れた方の顔と名前は覚えておくことが望ましいです。

何度来てもマニュアル通りに名前と勤め先を確認してしまっていては、先方に失礼となってしまいます。そのため、人の顔や名前を覚えることが苦手な方にもこの仕事は向いていません。

相手の雰囲気に流されやすい人

受付業務では一日にたくさんの来客の対応を行うことになりますので、中には高圧的な態度の方や、機嫌のあまり良くない方もいらっしゃいます。

そういった方の対応を行う際、相手によって態度を変えることは他の来客に対して失礼になりますし、企業の代表者としてふさわしい対応ではありません。

だからこそ、受付はどのような場合でも常に冷静沈着に、相手に限らず平等な対応を行う必要があるのです。

相手によって心理の浮き沈みが発生してしまう傾向にある方は継続的なストレスの原因にもなりますので、受付業務にあまり向いていないといえるでしょう。

受付に活かせる資格･スキル･経験

次に、受付の仕事に行かせる資格やスキル、経験についてお伝えして参ります。まずは資格についてです。

受付に活かせる資格

受付の仕事では、特別な資格の取得を求められることはありません。どちらかといえば資格の取得よりも、実際に身につけている実用的なスキルを重要視される傾向があります。

受付の仕事で重要視されるスキルとしては、たとえばPCスキルや来客への対応スキルが挙げられます。

ただ、実用性のあるスキルを持っていることを実際に見せることは、入社してからでないと不可能です。そこで必ずしも必要ではありませんが、取得しておくとスキルがあることを証明できる資格があります。

ここでは2つ見ていきたいと思います。

MOSは「Microsoft Office Specialist」の略で、マイクロソフトオフィス(Word、Ewcel、Power Point)を使いこなすスキルを証明するための資格です。

ほとんどの企業のパソコンではマイクロソフトオフィスが利用されているため、特に終日PCを使用する事務の仕事で役に立つ資格です。

MOSを取得しておくと、事務職系をはじめとしたオフィスワーク全般の求人への転職に有利になります。

受付の仕事に就きたい場合でも履歴書にしっかりと記載することができるため、面接の際にも堂々とアピールすることができます。

MOSには｢全国一斉試験｣と｢随時試験｣の2つの受験方法が存在します。申し込み方法が異なる他は受験料や試験内容、合格認定証は相違ありません。

受験資格も特に制限されていないため、こちらを参考に、試験の流れを確認した上でどちらにすべきかを考えてみてください。

秘書検定は人柄の育成をテーマに執り行われている検定で、筆記試験と面接試験(準1級以降より実施)によって”感じの良さ”の表し方を問われます。

基本的には社会人として身につけておくべき常識やマナーが出題されますが、”感じの良い”対応であるか否かにも焦点を当ててチェックされます。

受付は企業の顔ですから、来客に対して感じの良い対応を心がけることによって、企業の印象を保つ役割も担っています。

だからこそ、秘書検定を取得しておけば履歴書や面接でアピールできますし、実務でも役立ちます。

ちなみに、受験・取得すべき目安としては2級がおすすめです。

2級では3級より少々レベルアップし、基本的な職場常識や上司の業務の効率化を図るための動きだけでなく、上司の身辺の世話やサポートを適切に行うための優先順位のつけ方などが問われます。

感じの良い対応に加えた効率的な業務の遂行についても問われるため、社会人としてのスキルアップに有効です。申し込みについてはこちらをご覧ください。

受付に活かせるスキル･経験

受付は企業の顔として、毎日何十人、何百人という来客に対応していきます。イレギュラーな事象が発生しても柔軟に対応し、円滑に業務を回していくためにもコミュニケーションスキルが重要になります。

また、常に笑顔で気持ちの良い対応を行うことも大切です。どのようなタイプの来客に対しても平等に、冷静に対応することが重要になるため、接客経験がある方は特に活躍しやすいでしょう。

また、データ入力や資料作成などの事務的な業務が占める範囲も大きいため、基礎的なPCスキルがあると円滑に業務を進めることができます。

上記のようにMOSの資格を取得していなくとも、ExcelやWord、Power Pointなどはある程度扱えると便利です。

理想の転職を実現させたいなら

さて、本記事では受付の仕事についてお伝えして参りましたが、いかがでしたか？少しでも仕事選びのお役に立てていましたら幸いです。

しかし、中には受付の仕事が自分に合わないかもと感じた方や、もっと他の仕事について知りたいという方もいらっしゃるでしょう。そこでぜひ知っておいていただきたいのが転職エージェントの存在です。

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おわりに、｢仕事探し｣って実は難しくないんです

新たな環境に身を置こうと考えたとき、誰しも必ず｢不安｣と出遭うことになります。
本当に自分のやりたいことができるのか、よくない意味での｢想像とのギャップ｣はないだろうか、自分で務まる業務内容なのだろうか...。

｢仕事探し｣というものがとてつもなく難しいものに思え、孤独を感じている人もいるのではないでしょうか？

でも、｢仕事探し｣って実は難しくないんです！

仕事を決めるときに必要なのは｢自分の良いところを武器に前向きにぶつかること｣、言ってしまえばこれだけなんです。

｢でも自分に良いところなんてないよ～…｣なんて嘆いているそこのあなた！長所や強みは誰しも絶対にあります。可能性のある存在を否定するほどもったいないことはありませんよ。

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