事務職の業務内容

事務職とは、オフィスワークの中でも最も基本的な業務を担う基幹部門です。

会社を運営していくために必要なあらゆる事務や庶務の仕事を担当するため、受け持つ業務内容も多岐にわたります。

具体的には書類の作成や整理、ファイリング、各種のデータ入力などをはじめ、来客や電話の応対、郵便物の仕分け、備品や消耗品の管理、請求書の発行などが多くの企業に共通してみられる事務職の仕事です。

これらは通常、一般事務といわれる仕事を指すものですが、業務内容によってさらに細分化することもできます。

たとえば、営業部門のサポートを専門に行う事務は営業事務と呼ばれ、主に受発注伝票の発行や整理、見積もりの作成などを重点的に行います。

会社の財務や会計などを担当し、帳簿の作成や出入金管理などを行うのは経理事務になりますし、会社の庶務全般に関する管理運営業務については総務事務が担当します。

いずれの事務職も、個々の仕事内容に関していえば特に専門的な知識を必要とするものではありませんが、複数の業務を効率よくこなしていく事務処理能力などは、仕事を進めていくうえでぜひとも身に付けておきたいスキルといえるでしょう。

事務職のメリット・デメリット

事務職が人気を集める理由の一つに、仕事を自律的に進めやすいという業務の性質があります。この自由度が事務職に就くメリットの根幹といえるでしょう。

とはいえ、縁の下の力持ちという仕事の性質上、生じるデメリットもあるかもしれません。ここでは事務職に就く場合のメリットとデメリットについて、確認しておきましょう。

事務職のメリット

事務職では、業務内容がルーティン化するケースが多く、残業や休日出勤などはほとんどないのが特徴です。

そのため自分である程度仕事の段取りをつけることができ、今日はここまでやれば完了、といったような業務の組み立てを行うことが可能となります。

その結果ワークライフバランスを保ちやすく、特に子育てや介護など、家庭生活と仕事を両立させる必要がある人などにとっては大きなメリットが感じられる職種であるといえるでしょう。

書類の作成にしても電話応対などにしても、事務職の仕事は主にデスクワークが中心になります。

暑い日や寒い日にも外に出て作業しなければならない仕事と比較して、疲れにくく、体力の消耗を感じにくいという点は事務職ならではのメリットです。

オフィスワークの基本的な業務を担う事務職は、達成しなくてはならないノルマのようなものがあまりありません。

仕事上の遅延やミスには留意しなければならないものの、マイペースで仕事に取り組むことができるため、精神的な重圧をそれほど感じなくて済むという点もメリットです。

事務職のデメリット

事務職の仕事内容は、どうしても毎日同じようなものになりがちです。

自分のペースで仕事が進められる反面、単調なルーティン作業に陥りがちで、業務内容に飽きて嫌になると感じてしまう可能性があるのが事務職に就いた場合のデメリットの一つといえるでしょう。

ルーティンワークに立ち向かう意志が求められます。

事務職の仕事は、いわば縁の下の力持ちであり、誰かのサポートに徹することが業務の主眼となります。

そのため、どの仕事もできて当たり前と見なされがちで、一生懸命に取り組んでもその努力が形になりにくく、成果として認めてもらいにくいという点は、デメリットとして感じられるかもしれません。

しかし、そこに事務職の誇りを見出すことも必要です。

事務職は、休日出勤や残業などがない代わりに、基本給以外の諸手当も限られたものとなりがちです。

会社の業績に直接結びつく成果を発揮する場もなく、キャリアアップを図るという点ではアドバンテージを得られにくい職種であるともいえそうです。キャリアアップに結び付くスキルを自分なりに磨くなどの努力が求められます。

事務職に向いている人の特徴

数ある職種の中でも、事務職に特化して向いている人には、ある特徴があります。およそ次にあげる3つが、事務職にふさわしい人の特徴です。

目立つことはあまり好きではなく、自分は前に出ずに誰かを応援する方が好き、というタイプの人は事務職に向いています。

自分がサポートした仕事が役に立って大きな業績につながったという成果を、担当者と一緒に喜べるような人に適性があります。

事務職は、オフィスワークの基礎となる各種の業務を並行して進めていかなくてはなりません。

たとえば書類の作成をするのと同時に電話応対をして、決められた時間内に郵送準備を行い、その間に各種の問い合わせにも答えるという、テキパキとした仕事さばきが求められます。

事務職にはこのマルチタスクの能力が必要なのです。

事務職は、どの仕事にも単調さが伴ってきます。そのため、繰り返し仕事を苦にせずに、ミスなく正確に結果を出し続けられる人が、事務職には適任であるといえます。

事務職への転職が難しい理由

年々人気の高まる事務の仕事ですが、転職を成功させるのはそれほど簡単なことではないとされています。その主な理由を、以下で詳しく確認していきましょう。

事務職の有効求人倍率が低いから

あらゆる職種の中でも、事務の仕事は有効求人倍率が低い部類に属しています。

有効求人倍率とは、求人数を求職者数で割った数字を表すもので、厚生労働省が調査した「一般職業紹介状況(令和5年3月分及び令和4年度分)」によると、事務職の有効求人倍率は0.52、すなわち1人の求職者に対して0.52社の求人しかないという状況になっているのです。

この有効求人倍率の低さは、買い手市場であることを示しています。土日が完全に休みで残業がないという魅力的な環境が求職者同士の競争率を高くしているという理由もあるでしょう。

この厳しい倍率を勝ち抜いて事務職への転職を果たすためには、しっかりとした志望動機をもって面接に臨むことが必要になります。

正社員の求人が少ないから

事務職は、必ずしも特別な資格や専門知識が求められる職種ではありません。

そのため、企業の間では事務職を本採用するのではなく、アウトソーシングなどでまかなって人件費をカットする方が得策だとして、正社員の求人を抑える傾向も見られます。

つまり正社員の求人の減少が事務職への転職を難しくする原因の一つにもなっているわけです。

この状況下で絶対に正社員として事務職に転職したいと思うのであれば、正社員の事務職を募集している企業がどういう人材を求めているのか、しっかりと研究して求職活動を行う必要があります。

もし正社員にこだわるのでなければ、パートやアルバイトといった形態の事務職募集に応募して内定を目指すのも一つの方法です。

高度なスキル・経験が求められるケースが多いから

事務職には必ずしも深い専門スキルは求められていないと説明しましたが、仕事を迅速に、さらには正確に行うことのできる事務処理能力に関しては高度なスキルが求められます。

複数の事務仕事を並行してこなすマルチタスクの能力も必要とされますが、これらは一朝一夕に身につくスキルではないため、全くの未経験者より、ある程度の経験や実績を積んだ人のほうが採用面で有利になる傾向はいなめません。

そのため他の職種から事務職を志望する人にとっては、転職を難しくする高いハードルとして立ちはだかることになるのです。

未経験者が経験者と同じ土俵に立って転職活動を行うとすれば、経験者に負けないスキルの高さをアピールすることが必要になるでしょう。

たとえば、基本的なパソコン操作はもちろん、MOSや日商簿記3級以上の資格、TOEICなど、仕事に役立ちそうなスキルを身に付けておくことは転職を有利にします。

AIが台頭してきているから

事務職への転職を難しくする理由としては、上記のほかにも、これまで人間が行っていた事務仕事をAIが代替するようになったことなどが挙げられます。

簡単な書類の作成や伝票の整理、各種のデータ入力などは、人間が行うよりAIにやらせる方が早く正確に仕上がります。

そのうえ、AIには人件費がかかりません。企業にとっては仕事の効率化を図ることができるだけでなく、固定費の削減にもなり一石二鳥のメリットがあります。

しかし人間にはAIがどうしても追いつけない特別な能力があります。それがコミュニケーション能力です。事務職はオフィスワークの基幹部門として、多くの社員のサポートを行います。

それぞれの仕事に対する共感力や部署間を取り持つ調整能力、笑顔がもたらす励ましの力などは到底AIの及ぶところではありません。

職場の雰囲気を明るく保ち、社員のモチベーションをあげる人間的な魅力を磨くことで、AIをしのぐ人材として高く評価されるようになるでしょう。

事務職への転職を実現するコツ

求職者の人気を集める事務職への転職を実現させるためには、志望する企業に選ばれる人材であることが大切です。選ばれるといっても、ただやみくもに熱意をアピールするだけではうまくいきません。

成功するためには押さえるべきコツがあるのです。それはたとえば、徹底的に企業研究を行うこと、採用に至るルートを柔軟に考えることなどです。以下に詳しく説明していきます。

選考対策を徹底する

数多くのライバルの中から希望する企業に選ばれる人材となるには、企業がどのような人材を求めているのかを徹底的に研究することが必要です。

そのうえで、自分を採用したらこれだけのメリットがあるということを的確にアピールするのが効果的なのです。

まずは自分に合いそうな求人をできるだけ多く集めてみるところから始めましょう。企業が求める人物像が見えてくるかもしれません。

ただ、働きながら情報収集するのは難しいし、集めた情報をどう生かせばよいかもわからない、という不安があるのなら、転職エージェントに相談してみるのも一つの方法です。

転職エージェントにはいろいろな種類がありますが、事務職を探したいと具体的に希望を伝えることで、ほとんどのエージェントがいくつかの候補先をリサーチして提案してくれます。

一人では時間がかかる情報収集などもプロの手を借りれば精度の高い情報が短時間で入手できるので効率的です。

たとえば私たち「第二新卒エージェントneo」は、20代に特化した就職・転職サイトとして数多くの成功実績を持ち、専任のキャリアカウンセラーが内定を勝ち取るまで活動全般にわたる手厚いサポートを実施することで高い評価を受けています。

業種のレクチャーをはじめとして書類添削や面接対策など選考通過率を高める各種の施策を重点的に実施、さらには内定を得た後の入社日の交渉まで代行する親身さを身上としています。

会員登録はもちろん無料、登録時間もわずか30秒で終わりますので、ぜひ一度サイトを確認してみてください。

一般事務のアウトソーシング企業に入社する

人気の事務職は競争率が高く、正社員枠も絞られることで転職の難易度はいっそう高まっています。

正面突破して転職を成功させることに自信が持てない場合は、直接企業に正社員の職を求めるのではなく、一般事務のアウトソーシング企業に入社して仕事を請け負うという方法も考えてみてはいかがでしょうか。

登頂ルートは異なりますが、事務職に就くという登山の目標は達成することができます。アウトソーシング企業であれば競争率もそれほど高くはありません。

そのため、事務の仕事に就ければよいのであって、転職先の企業には特にこだわりがないという場合は有効な方法となるでしょう。

特定の事務職にアプローチしてみる

上記のほかにも、事務職の分野を特定してアプローチしてみることも有効な方法であるといえます。

事務職には一般事務のほかにも、営業事務や総務事務、医療事務、さらには経理事務や学校事務など、専門的に細分化した様々な種類があります。

そして、種類ごとに業務内容も異なってくるため、求められるスキルもその分専門的になります。

自分の就きたい分野を定めて、その分野のスキルに特化してブラッシュアップし、採用試験に臨むことで、アピール力を一段と高めることができるかもしれません。

おわりに、｢仕事探し｣って実は難しくないんです

新たな環境に身を置こうと考えたとき、誰しも必ず｢不安｣と出遭うことになります。
本当に自分のやりたいことができるのか、よくない意味での｢想像とのギャップ｣はないだろうか、自分で務まる業務内容なのだろうか...。

｢仕事探し｣というものがとてつもなく難しいものに思え、孤独を感じている人もいるのではないでしょうか？

でも、｢仕事探し｣って実は難しくないんです！

仕事を決めるときに必要なのは｢自分の良いところを武器に前向きにぶつかること｣、言ってしまえばこれだけなんです。

｢でも自分に良いところなんてないよ～…｣なんて嘆いているそこのあなた！長所や強みは誰しも絶対にあります。可能性のある存在を否定するほどもったいないことはありませんよ。

しかしどうしても自分の良いところや強みがわからないときにはぜひ、私たち第二新卒エージェントneoに頼ってください。これまで多数の内定者を輩出した確かな実力を持ってあなたの性格を分析、そして安心して働ける求人をご紹介致します。共に楽しい仕事探しを成功させましょう！

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